Nyckelroll nära ledningen i global techmiljö
Workday, ett Fortune 500-bolag och ledande AI-plattform för hantering av människor, pengar och agenter, rekryterar nu en Executive Assistant i Stockholm. Rollen stödjer Regional VP Nordics och verkar tvärfunktionellt i en affärsorganisation som samarbetar tätt för att driva intäkter i Norden. För dig som Executive Assistant/VD-assistent innebär detta en strategisk position med inflytande, bredd och hög puls – i en kultur präglad av integritet, empati, samarbete och inte minst arbetsglädje.
Om rollen
Som Executive Assistant blir du en förlängning av ledaren och en aktiv del av ledningsteamet – inte en stödfunktion i bakgrunden. Du driver kalendern end-to-end, säkrar kommunikation och flöden över hela organisationen och håller takten i prioriteringar, projekt och deadlines. Eftersom Workday växer snabbt krävs hög anpassningsförmåga, gott omdöme och absolut sekretess.
Ansvarsområden i korthet
- Planera, prioritera och förutse ledarens dagliga schema; säkra mötesbokningar, reseräkningar och administrativa uppgifter.
- Driva intern och extern kommunikation på tvärs av nivåer och team – inklusive kontakt med andra Workday-chefer och externa leverantörer.
- Förbereda korrespondens, presentationer och underlag för interna och externa syften.
- Boka och koordinera komplexa reseupplägg, både inrikes och internationellt; skapa detaljerade resplaner och möteslogistik.
- Agera proaktivt och lösningsorienterat med hög grad av självständighet; ligga steget före och avlasta ledaren effektivt.
- Bygga lagpuls och närvaro i teamet; medverka i möten och diskussioner samt bidra som en naturlig del av ledningsgruppen.
- Planera och genomföra avdelningsevent och ledningsmöten (agendor, presentationer, lokaler, mat, deltagare).
- Etablera smidiga arbetsprocesser och initiera förbättringar som höjer effektivitet och samarbete.
- Följa upp nyckelaktiviteter och deadlines – och driva dem i mål.
Vem du är
Grundkvalifikationer
- Minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant och/eller projektkoordinator, gärna i snabbväxande techmiljö och med flera seniora chefer.
- Kandidatexamen (BA/BS) eller motsvarande erfarenhet.
- Skicklig på att optimera en ledares tid och kalender – med förmåga att ”tänka som chefen”.
- Mycket god samarbets-, kommunikations- och problemlösningsförmåga.
- Hög känsla för tempo och flexibilitet; trygg i att prioritera under förändring.
- Stark kritisk analys med förmåga att arbeta självständigt utifrån övergripande riktning.
- Obrottslig integritet och förmåga att hantera konfidentiell information.
- Vana vid Office/verktyg: Outlook, Google Drive/Sheets/Slides, Word, Excel, PowerPoint och Zoom.
Övriga meriter
- Exceptionell multitasking och noggrann uppföljning.
- Handlingskraft – gör idag det som inte bör vänta till imorgon.
- Professionellt och behagligt bemötande som stärker varumärket.
- Förmåga att ena grupper; kan leda, bidra och följa efter behov.
- Projektmetodik – kan skapa tidslinjer, beroenden och tydliga planer.
- Kulturell ambassadör som lever Workdays kärnvärderingar.
- Kreativitet i möten och event – tänker nytt och undviker slentrian.
Flexibelt arbetssätt: 50% på plats
Workday tillämpar ”Flex Work” – en balans mellan kontor och distans. Teamen förväntas tillbringa minst 50% av tiden per kvartal på kontoret eller ute i fält med kunder, prospekts och partners (beroende på roll). Resterande tid planeras flexibelt för att stötta verksamhet, team och individuella behov.
Varför det här jobbet sticker ut för Executive Assistants
- Strategisk närhet till affären: Du arbetar direkt med Regional VP Nordics och får en nyckelroll i regionens tillväxt.
- Ledningsbordet, på riktigt: Rollen är integrerad i ledningsteamet – du påverkar arbetssätt, prioriteringar och leverans.
- Projektledning i praktiken: Från reselogistik till processförbättringar och event – du driver och knyter ihop helheten.
- Skala och exponering: Global techmiljö med breda kontaktytor, komplex planering och hög utvecklingstakt.
- Värderingsstyrd kultur: Integritet, empati och gemenskap – och en uttalad ambition att ha roligt tillsammans.
Så här söker du
Ansökan görs via Workdays karriärsida. Workday efterfrågar aldrig betalning för att söka jobb eller för rekryteringstjänster. Behöver du stöd eller anpassning i rekryteringsprocessen kan du kontakta [email protected]. Om du blir rekommenderad internt – fråga din kontakt om Workdays referral-process.
Om Workday
Workday är ett Fortune 500-bolag och en marknadsledande AI-plattform för att hantera människor, pengar och agenter. Företaget bygger lösningar som hjälper team att nå sin potential och fokusera på det som betyder mest – med en kultur grundad i integritet, empati och gemensam entusiasm.
Sammanfattning
För erfarna Executive Assistants i Stockholm erbjuder Workday en sällsynt chans att kombinera operativ spets med verkligt ledningsstöd i en global techmiljö. Om du vill växla upp din påverkan, forma arbetssätt och vara en central del av Nordens ledningsteam – är detta en träffsäker matchning.
