ISS söker Office Manager på deltid i Stockholm – en nyckelroll nära ledningen
ISS | Institutional Shareholder Services utökar sin Corporate Services-organisation i Norden och rekryterar en Office Manager till Stockholmskontoret. Tjänsten är deltid (27,5 timmar/vecka) förlagd måndag till torsdag, kl. 09.00–16.00, och rapporterar till Head of EMEA Corporate Services baserad i London. Rollen passar dig som idag arbetar som executive assistant, ledningsassistent eller kontorsansvarig och vill ta ett bredare operativt ägarskap över kontorsdrift, säkerhet och samordning i en internationell miljö.
Därför är rollen intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
- Bredd i uppdraget: från reception och leverantörsstyrning till säkerhet, HSE och budgetstöd.
- Nordiskt scope: fungerar som nav för Stockholm, med liaisonfunktion mot team i Köpenhamn och Oslo.
- Nära ledningen: direkt samarbete med EMEA Corporate Services och stöd i firm-wide initiativ.
- Strukturer och processer: arbete i ServiceNow, SharePoint och standardiserade globala rutiner för IT och säkerhet.
- Hållbarhet och ansvar: implementerar Corporate Responsibility-initiativ och samverkar med SACO.
Om uppdraget: ansvar och arbetsuppgifter
- Faciliteter och fastighetsfrågor för Stockholm samt stöd till team i Köpenhamn och Oslo.
- Vendor management: koordinera service och underhåll, förhandla kostnader, samarbeta med Legal kring avtal.
- Post och leveranser: övergripande ansvar för kurirflöden och samarbete med mailroom.
- Ärendehantering: övervaka och åtgärda internärenden via ServiceNow.
- Lokaler: planera ytor, layout och flyttar.
- Reception och besökare: samtalshantering, mottagande, registrering i säkerhetssystem och guidning.
- Inköp och lager: kontorsmaterial, inventering och kostnadskontroll.
- Administration: fakturahantering, arkivering och dokumentation.
- Budgetstöd: bistå EMEA-ansvarig med budgetarbete.
- Säkerhet: primär kontakt för kontorssäkerhet och kontinuitetsplanering i linje med globala rutiner.
- Hälsa, säkerhet och brandskydd: säkerställa efterlevnad, utbildning och standarder.
- Eventstöd: planera och facilitera kundaktiviteter och marknadsevent, inkl. materialflöden.
- Digitalt innehåll: löpande uppdatering av Stockholmskontorets SharePoint-sida.
- Facklig samverkan: samarbeta med SACO (lokal Works SACO).
- Hållbarhet: driva Corporate Responsibility-initiativ lokalt.
- IT-samordning: onboarding/offboarding av utrustning, inventariehantering och första kontakt för IT-relaterade frågor.
- Projekt: stödja kontorsrelaterade projekt som AV-uppgraderingar, renoveringar, ombyggnationer och kontorsflyttar.
Teamarbete i EMEA Corporate Services
- Tätt samarbete med EMEA-kollegor på andra orter för täckning och support till kontors- och distansmedarbetare i regionen.
- Deltagande i särskilda projekt och firm-wide administrativa initiativ.
Kvalifikationer och egenskaper
- Erfarenhet av kontorsadministration är meriterande.
- Mycket god engelska i tal och skrift.
- Strukturerad, noggrann och stabil under tidspress.
- Proaktiv med stark problemlösningsförmåga och initiativkraft.
- God detaljkänsla, förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt.
Arbetstid och placering
- Deltid: 27,5 timmar per vecka.
- Arbetstider: måndag–torsdag, 09.00–16.00.
- Placering: Stockholm, med regional samverkan i Norden.
Om ISS STOXX
ISS STOXX är en ledande leverantör av research- och teknologilösningar till finansmarknaden. Sedan 1985 har bolaget utvecklat globala benchmark- och skräddarsydda index och erbjuder expertis inom corporate governance, hållbarhet, cyberrisk och fondanalys. Majoritetsägt av Deutsche Börse Group, med 3 400+ medarbetare på 33 orter och cirka 6 400 kunder världen över. ISS framhåller en inkluderande kultur med starkt fokus på mångfald, innovation och professionell utveckling.
Så här söker du
Intresserad av rollen som Office Manager i Stockholm? Läs mer och ansök via ISS/ISS STOXX officiella karriärsidor. Observera att SACO-adressen hos ISS-Ethix endast avser fackliga frågor – ansökningar tas inte emot där.
Vår analys: vad som gör rollen attraktiv
- Bred påverkan: möjlighet att professionalisera processer och driva förbättringar inom säkerhet, IT och faciliteter.
- Internationell exponering: löpande kontakt med EMEA-ledning och globala standarder.
- Balans: tydligt deltidspaket (4 dagar/vecka) med helhetsansvar över kontoret.
- Relevans för EAs: en naturlig karriärväg för assistenter som vill växla upp till kontorschef/Office Manager med nordiskt ansvar.
Nyckelord för dig som söker
Office Manager Stockholm, kontorschef deltid, 4 dagar i veckan, EMEA Corporate Services, ServiceNow, SharePoint, vendor management, kontorsdrift, säkerhet och kontinuitetsplanering, Health & Safety, brandrutiner, IT onboarding/offboarding, SACO, eventkoordinering, internationell miljö.
