Om rollen: Executive Assistant & Office Coordinator på Alleima (Stockholm)
Alleima rekryterar en Executive Assistant & Office Coordinator till Stockholm. Rollen är placerad i hjärtat av organisationen och ger dagligt stöd till två koncernledningschefer: EVP & Head of Human Resources samt EVP & Head of Strategy, M&A and Group IT. Uppdraget kombinerar klassiskt ledningsstöd med ett operativt kontorsansvar och ett tydligt mandat att driva digitalisering och ständiga förbättringar.
Ansvarsområden i korthet
- Proaktivt chefsstöd i både administrativa och operativa frågor för att frigöra ledningens tid.
- Helhetsansvar för kalender-, mejl- och möteshantering samt smidiga arbetsflöden och kommunikation.
- Nära samarbete i strategiska och organisatoriska initiativ – från struktur till genomförande.
- Äga och utveckla kontorsrollen i Stockholm: en välkomnande, professionell och högpresterande arbetsplats.
- Driva digitalisering och förbättringsarbete – identifiera smartare arbetssätt och omsätt idéer i handling.
- Leverantörs- och tjänstehantering samt samverkan med interna intressenter för friktionsfri vardag.
- Planera och koordinera resor, offsites och workshops – vara den trygga, handlingskraftiga go-to-funktionen.
Vem söker Alleima?
- Gymnasieexamen; eftergymnasial/universitetsutbildning är meriterande.
- Erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator.
- Stark struktur, koordinationsförmåga och detaljfokus.
- Intresse för digitala verktyg, system och kontinuerlig processförbättring.
- Proaktiv, serviceinriktad och ansvarsfull med hög integritet och gott omdöme.
- Trivs med självständigt arbete och nära samarbete med andra.
- Mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
Det här erbjuder Alleima
- En kultur präglad av transparens, inkludering och hållbarhet – med starka svenska rötter.
- Goda möjligheter till lärande, utveckling och att testa nytt.
- Konkurrenskraftig ersättning och förmåner.
Placering och ansökan
- Placering: Stockholm.
- Sista ansökningsdag: 8 mars 2026.
- Ansök via Alleimas karriärsida: www.alleima.com.
Kontakt
Frågor om tjänsten/rekryteringsprocessen:
- Sara Kühner, ansvarig rekryterare, +46 76 495 02 40
Fackliga kontakter:
- Maria Sundqvist, Akademikerföreningen, 070 651 73 81
- Kjell-Åke Klockervold, Ledarna, 070 314 24 43
- Mikael Larsson, Unionen, 070 307 30 48
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants
- Nära ledningsarbete: direkt stöd till två EVP-roller inom HR respektive strategi/M&A/IT.
- Bred påverkan: kombinationen av Executive Assistant och Office Manager ger både strategisk och operativ räckvidd.
- Digitalt mandat: möjligheten att leda effektivisering och smartare arbetssätt i hela kontors- och stödfunktionen.
- Affärsnära utveckling: arbete i korsningen mellan ledning, HR, strategi och IT stärker den rådgivande EA-rollen.
Om Alleima – i korthet
Alleima beskriver sin resa med fokus på teknikledarskap, partnerskap och hållbarhet. Med nyfikenhet och säkerhet i första rummet vill bolaget skapa en miljö där medarbetare växer – både i rollen och som personer.
Så här maxar du din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du avlastat ledningspersoner och skapat mätbara effektivitetsvinster.
- Beskriv hur du drivit digitalisering (t.ex. nya verktyg, automatiserade flöden, smart mötesstruktur).
- Visa erfarenhet av kontorsansvar: leverantörsstyrning, arbetsmiljö och värdskap.
- Demonstrera tvåspråkighet med välskrivna ansökningsdokument på svenska och engelska.
Nyckelord
Executive Assistant, VD-assistent, Office Coordinator, Office Manager, ledningsstöd, kalenderhantering, resor och möten, workshops, digitalisering, processförbättring, Stockholm, HR, strategi, M&A, Group IT, Alleima, svenska och engelska.
Källa: Alleima
