Office Manager till internationellt private equity-bolag – högsta nivå på service, struktur och varumärkesupplevelse
Wise Admin (f.d. The Pace) rekryterar en Office Manager till ett centralt beläget Stockholmskontor i en internationell private equity-miljö. Uppdraget är att säkra en förstklassig kontorsupplevelse – funktionellt, visuellt och upplevelsemässigt – i en organisation där professionalism, tempo och kvalitet är avgörande. Rollen är synlig, affärsnära och nära ledningen, med stort inflytande på både arbetsmiljö och varumärkesupplevelse.
Det här gör rollen
- Kontorsdrift och värdskap: Sätter servicenivån, bemötandet och arbetsmiljön på topp.
- Operativt helhetsansvar: Driver lokaler, leverantörer, inköp, utrustning och dagliga rutiner.
- Första kontaktpunkt: Ger snabb, lösningsorienterad service till medarbetare, ledning och besökare.
- Budget- och leverantörsstyrning: Följer upp kostnader, kvalitetssäkrar och utvecklar partnerskap.
- Möten, event och resor: Planerar och levererar med hög detaljkänsla och kvalitet.
- Samordning och kommunikation: Håller ihop interna funktioner och externa parter.
- Process- och kvalitetsutveckling: Skapar strukturer, standarder och rutiner som håller över tid.
- Arbetsmiljö, hälsa och säkerhet: Säkrar en trygg, professionell och representativ miljö.
Vem du är
Du är trygg, prestigelös och mycket serviceorienterad, med hög integritet och fingertoppskänsla för detaljer. Du trivs när förväntningarna är höga och tempot snabbt.
- Minst 5 års erfarenhet av Office Management/administration/operativ service i professionell tjänstemiljö, gärna internationell.
- Dokumenterad förmåga att driva effektiv kontorsdrift (lokaler, arbetsplats, reception, säkerhet).
- Styrka i att bygga processer, rutiner och standardiserade arbetssätt.
- Erfarenhet av projekt- och förbättringsarbete.
- Mycket god kommunikationsförmåga och professionell framtoning.
- Proaktiv, lösningsorienterad och affärsnära.
- God systemvana, särskilt i Office 365 och samarbetsverktyg.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
Om organisationen
Du kliver in i en internationell investeringsmiljö med fokus på mjukvaru- och teknikbolag i Europa och USA. Kulturen är entreprenöriell och prestationsinriktad men varm och inkluderande. Stockholmskontoret är en central mötesplats för interna och externa intressenter, vilket gör Office Manager-rollen helt avgörande för helhetsupplevelsen.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
För dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller arbetar nära ledningen är det här ett naturligt nästa steg för att skala din påverkan. Rollen kombinerar serviceexcellens med styrning av leverantörer, budget och processer – och du blir en nyckelspelare i att skapa en friktionsfri, säker och varumärkesbyggande arbetsplats.
- Visa hur du byggt eller standardiserat service- och kontorsprocesser som höjer NPS/medarbetarnöjdhet.
- Kvantifiera resultat: t.ex. kostnadsoptimering, förbättrade ledtider, högre leveranskvalitet.
- Beskriv din leverantörsstyrning: SLA, uppföljning, förhandling och partnerskapsutveckling.
- Lyft erfarenhet av mötes-, event- och reseadministration i internationella sammanhang.
- Betona säkerhet, sekretess och regelefterlevnad i allt från besökshantering till arbetsmiljö.
- Understryk vana vid Office 365, digital samverkan och datadriven uppföljning.
Så här ansöker du
Rekryteringen sköts av Wise Admin på uppdrag av kunden. Urvalet sker kompetensbaserat och kandidater som går vidare genomför arbetspsykologiska tester. Ansök med CV eller LinkedIn-profil via wise.se – ansökningar via e-post tas inte emot.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman på [email protected]. Intervjuer sker löpande, så skicka din ansökan snarast.
Nyckelord för dig som söker
Office Manager, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, Private Equity, kontorsdrift, värdskap, leverantörsstyrning, budget, möten och event, arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, Office 365, internationell organisation, Stockholm, Wise Admin, The Pace, mjukvara och teknik, investeringar.
