Puzzel söker Office Mood Manager i Stockholm – arbetsträning för dig som vill utveckla din kontorskultur- och ledningsstödskompetens
Techbolaget Puzzel rekryterar en Office Mood Manager (tidigare benämnt Office Manager) till sitt Stockholmskontor. Tjänsten är en arbetsträningsmöjlighet i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan på 50 procent (ca 20 timmar/vecka) och passar dig som vill fördjupa dig i kontorskultur, eventkoordinering och HR-stöd – kompetenser som ofta efterfrågas i roller som Executive Assistant, VD-assistent och ledningsassistent.
Om Puzzel
Puzzel är en nordisk marknadsledare inom molnbaserade kontaktcenterlösningar (CCaaS) med 25 års erfarenhet. Bolaget kombinerar omnikanal, WFM och AI-drivna analyser för att optimera kundmöten och drift. Puzzel har nyligen belönats med 2024 CX Awards (Best Mid-Market Contact Center Platform), utnämnts till en av de mest innovativa europeiska CCaaS-aktörerna av Frost & Sullivan och uppmärksammas för god balans mellan arbete och privatliv av Flexa. Företaget arbetar också med Mercer för lönejämförelser och marknadsmässig rättvisa.
Varför är rollen relevant för Executive/VD-assistenter?
Office Mood Manager-uppdraget ligger i skärningspunkten mellan Office Management, People & Culture och praktiskt ledningsstöd. Du får träning i att driva onboarding/offboarding, koordinera leverantörer och arbetsmiljö, bygga kontorsupplevelse samt stötta HR – alla delar som stärker din operativa bredd och förmåga att påverka trivsel, produktivitet och varumärke internt. För dig som är på väg in i assistentyrket eller vill bredda dig mot kultur, event och arbetsplatsutveckling är detta ett meriterande steg.
Om rollen: skapa ”home away from home”
Som Office Mood Manager blir du kulturbärare och navet i kontorets vardag. Uppdraget handlar om att göra kontoret välkomnande, effektivt och engagerande – från atmosfär och aktiviteter till rutiner och service.
Operativa arbetsuppgifter
- Onboarding/offboarding-administration (checklistor, IT-kontakter m.m.).
- Kontaktpunkt för lokala leverantörer och beställningar.
- Hantering av inkommande fakturor (skicka för godkännande och uppladdning).
- Samordning av företagshälsovård och arbetsmiljö.
- Löpande tillsyn av lokaler och kontorsmaterial.
- Administration av passerkort och e-postflöden.
- Stöd till HR-teamets dagliga arbete och ad hoc-uppgifter från närmaste chef.
Kultur- och engagemangsuppgifter
- Planera sociala aktiviteter: frukostar, AW, säsongsevent.
- Skapa rätt känsla i lokalerna: växter, dekoration, musik, belysning.
- Samla in feedback och kontinuerligt förbättra ”office vibe”.
- Initiera små, värdeskapande insatser som gör kontoret inbjudande.
Kravprofil och meriter
Måste-ha
- Eget driv och förmåga att arbeta självständigt.
- Serviceorienterad och social – trivs med att få andra att känna sig välkomna.
- Strukturerad och noggrann, klarar flera uppgifter parallellt.
- Mycket god engelska; svenska är meriterande.
- Grundläggande MS Office-kunskaper (Excel är plus).
Bra att ha
- Erfarenhet av eventplanering eller office management.
- Kreativt öga för design och atmosfär.
- Intresse för wellbeing och team-building.
Personliga egenskaper Puzzel värderar
- Proaktiv och självgående – du får saker att hända.
- Kreativ och resursstark – hittar smarta sätt att höja stämningen.
- Empatisk och tillgänglig – kollegor vänder sig gärna till dig.
- Positiv energi – du lyfter andra.
Omfattning, plats och rapportering
- Omfattning: 50% (20 timmar/vecka) med flexibel förläggning: t.ex. 3 dagar x 6:40, 4 dagar x 5 eller 5 dagar x 4.
- Plats: Stockholm, med närvaro på kontoret 3 dagar/vecka.
- Rapporterar till Nordics HR Manager, nära samarbete med lokalt ledarskap.
Värderingar, kultur och inkludering
Puzzel arbetar utifrån värderingarna Built on Trust, Stronger Together och Stay Hungry. Bolaget har ett uttalat fokus på mångfald och inkludering och visar transparens kring könsfördelning, ledningsrepresentation och rekryteringsutfall. Exempelvis har andelen kvinnliga rekryteringar ökat till 41% (2024) och den globala ledningsgruppen består idag av fem kvinnor och fyra män. Puzzel samarbetar dessutom med statliga initiativ i Norge och Sverige för praktik/apprenticeship-vägar in i arbetslivet.
Intervjuprocess
- Steg 1: Förutsättningslöst samtal med Nordics HR Manager och HR Coordinator om motivation och rollen.
- Steg 2: Eventuellt förtydligande intervju inför startdatum.
Behörighet och programtillhörighet
- Detta är en arbetsträningsplats via Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan.
- Du behöver vara registrerad och berättigad till deras program.
- Du måste ha rätt att arbeta i Sverige.
Executiveeffect kommenterar
För assistentroller nära ledningen kombinerar detta uppdrag praktiskt kontorsansvar med kultur- och engagemangsarbete – ett område som ökat i strategisk betydelse i hybrid- och kontorsåtergången. Du får bredd i leverantörsstyrning, arbetsmiljö, onboarding och HR-stöd, samtidigt som du tränar din förmåga att skapa mätbar effekt på trivsel och produktivitet. För dig som vill stärka din profil mot Office Manager/People & Culture/Executive Assistant är detta en konkret och meriterande språngbräda.
Så söker du
Är du minst 75% match och nyfiken på att växa i rollen? Puzzel uppmuntrar dig att söka även om all erfarenhet inte finns på plats – mycket kan läras under arbetsträningen. Se Puzzels karriärsidor för fullständiga uppgifter och integritetspolicy. Kom ihåg att säkerställa din behörighet via Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan innan ansökan.
Snabba fakta
- Roll: Office Mood Manager (arbetsträning/praktik)
- Omfattning: 50% (20 h/vecka), flexibel schemaläggning
- Plats: Stockholm, 3 dagar/vecka på plats
- Fokus: Office management, kultur/engagemang, HR-stöd, event
- Språk: Engelska (svenska plus)
- Rapportering: Nordics HR Manager
- Behörighet: Registrerad hos Arbetsförmedlingen/Försäkringskassan + arbetstillstånd i Sverige
