Puzzel söker Office Mood Manager – work-training opportunity i Stockholm
Puzzel, en nordisk marknadsledare inom molnbaserade contact center-lösningar (CCaaS), söker nu en Office Mood Manager i Stockholm. Tjänsten är en arbetsträning/arbetsprövning på 50 procent (20 timmar/vecka) i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan – en praktisk möjlighet för dig som vill utveckla din kompetens inom kontorsdrift, kulturbyggande, eventkoordinering och HR-stöd. Rollen passar särskilt dig som idag arbetar som executive assistant, VD-assistent eller office coordinator och vill bredda din påverkan nära ledningen.
Om Puzzel
Enligt Puzzel kombinerar deras plattform omnikanal-kundservice, workforce management och AI-drivna insikter för att effektivisera kundmöten och drift. Bolaget har 25 års erfarenhet från sin grund i Norge, är ledande i Norden och växer i Storbritannien och Nederländerna. Puzzel lyfter även fram branschutmärkelser (bland annat 2024 CX Awards – Best Mid-Market Contact Center Platform och topplaceringar hos Frost & Sullivan), starka omdömen på Glassdoor, fokus på work–life balance uppmärksammat av Flexa samt arbete med Mercer för lönebenchmarking.
Rollen: Office Mood Manager (50 %)
Som Office Mood Manager – tidigare kallad Office Manager – är ditt uppdrag att skapa en välkomnande, inspirerande kontorsmiljö där medarbetare trivs och presterar. Du blir navet i den lokala kontorskulturen och samarbetar nära HR och ledning.
Placering: Stockholm, med närvaro på kontoret tre dagar/vecka. Arbetstiderna är flexibla: välj till exempel 3 dagar à 6 h 40 min, 4 dagar à 5 h eller 5 dagar à 4 h – utifrån vad som passar din plan.
Ansvarsområden
Operativt
- Onboarding/offboarding-administration och koordinering med IT
- Kontaktpunkt för lokala leverantörer och hyresvärd
- Hantering och attestflöde av lokala fakturor
- Samordning inom arbetsmiljö/ företagshälsa
- Löpande tillsyn av lokaler och beställning av kontorsmaterial
- Administration av passerkort och e‑postflöden
- Stöd till HR i det dagliga arbetet samt övriga ad hoc-uppgifter
Kultur och engagemang
- Planera sociala aktiviteter som frukostar, AW:s och säsongsevent
- Skapa en omhändertagande atmosfär via inredning, detaljer, ljus och musik
- Samla feedback från medarbetare och förbättra kontorsviben kontinuerligt
- Driva små initiativ som gör kontoret inbjudande och roligt
Kravprofil
Måste-krav
- Initiativkraft och självständighet i arbetet
- Serviceorienterad och social – du trivs med att få andra att känna sig välkomna
- God struktur och detaljfokus, förmåga att jonglera flera uppgifter
- Mycket god kommunikationsförmåga på engelska (svenska är meriterande)
- Grundläggande MS Office-kunskap (Excel är ett plus)
Meriterande
- Erfarenhet av eventplanering eller office management
- Öga för design och miljö
- Intresse för wellbeing och teambuilding
Organisation och rapportering
Du rapporterar till Nordics HR Manager och samarbetar nära den lokala ledningen.
Det här får du
- Hands-on-erfarenhet inom kontorsdrift och kulturbyggande
- Möjlighet att utveckla organisatoriska och kommunikativa färdigheter
- Praktik i att koordinera event och skapa engagerande miljöer
- Flexibla timmar anpassade efter din träningsplan
- Självförtroende inför framtida anställning i liknande roller
Rekryteringsprocess
- Steg 1: Informell intervju med Nordic HR Manager och HR Coordinator
- Steg 2 (vid behov): Förtydliganden och bekräftelse av startdatum
Behörighet och villkor
- Tjänsten erbjuds som arbetsträning/arbetsprövning i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan
- Du behöver vara registrerad och behörig att delta i deras program
- Du måste ha rätt att arbeta i Sverige
Varför rollen är relevant för Executive Assistants
Uppdraget kombinerar kärnuppgifter som många EAs redan behärskar – leverantörshantering, onboarding/offboarding, kalibrering med HR och ledning – med möjligheten att leda kulturdrivande initiativ och events. Det gör rollen till en stark språngbräda mot titlar som Office Manager, Workplace Experience Manager eller People Operations Coordinator.
Så maxar du din ansökan
- Visa exempel på hur du byggt upp eller effektiviserat onboardingprocesser (checklistor, IT‑samverkan, första‑dagen‑upplevelse)
- Beskriv hur du styr och följer upp leverantörer och kostnader (enkla KPI:er, fakturaflöden, serviceavtal)
- Lyft dina insatser för kontorskultur och wellbeing (återkommande aktiviteter, feedbackloopar, små förbättringar med stor effekt)
- Bifoga konkret Excel-/Office-exempel (t.ex. eventbudget, materialsaldo, veckoplanering)
- Betona din kommunikativa förmåga på engelska och hur du skapar tillgänglighet och trygghet i kontoret
Värderingar, inkludering och mångfald
Puzzels uttalade värderingar är Built on Trust, Stronger Together och Stay Hungry. Enligt bolaget arbetar man aktivt med inkludering och mångfald, bland annat genom en jämnare könsfördelning i ledningsgruppen, ökad andel kvinnliga rekryteringar de senaste åren, partnerskap med aktörer som Flexa samt statliga initiativ i Norge och Sverige som främjar praktik och lärlingsvägar.
Ansökan
Puzzel uppmuntrar sökande även om du matchar cirka 75 procent av kraven – driv och nyfikenhet värdesätts. Ansök via Puzzels karriärsida och notera att ansökan innebär godkännande av bolagets integritetspolicy. Kontrollera alltid den aktuella annonsen för uppdaterade detaljer och datum.
Observera: Executiveeffect är inte delaktig i rekryteringen. Denna artikel återger information från Puzzels jobbannons i nyhets- och kunskapssyfte för vår målgrupp.
