EIB rekryterar Senior/Principal Legal Operational Assistant (italienska krävs) – deltid och placerad i Luxemburg
European Investment Bank (EIB) – EU:s bank – utlyser en deltidstjänst som Senior/Principal Legal Operational Assistant till sin Legal Directorate (JU), Legal Department, EU Operations (OPS‑EU). Tjänsten är baserad vid huvudkontoret i Luxemburg och kräver regelbunden närvaro på kontoret. EIB erbjuder relocation-stöd. Notera att rollen kan förekomma i vissa utskick som ”Stockholm”, men placeringen är Luxemburg.
Om rollen
Som Legal Operational Assistant blir du en central administrativ och operativ partner till en juristgrupp som hanterar legal dokumentation och frågor kopplade till projekt i Italien, Malta, Grekland och Cypern. Uppdraget är på 50 procent under två år (grade 2/3) och innebär nära samarbete med Head of Division, divisionens jurister och assistenter samt kontakter med andra direktorat och externa motparter.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Stödja juridiska processer: förbereda slutversioner av avtal, samordna signeringar och arkivera original.
- Kvalitetssäkra utgående dokument: gransknings- och redigeringsstöd enligt administrativa standarder.
- Koordinera konsultflöden: hantera inköpsförfrågningar och administrativa moment för interna och externa konsulter.
- Producera kommunikation: skriva noteringar, rapporter och presentationer som tydliggör divisionens arbete.
- Stödja kontraktsframtagning: verifiera nyckeldata och koordinera med andra direktorat.
- Förbättra processer: bidra till utveckling av records management och administrativa arbetsflöden.
- Kärnadmin: post- och dokumenthantering, mötesbokning, diarieföring/filing och allmän koordinering.
- Relationsbyggande: vara pålitlig kontaktpunkt för interna kollegor och externa partners.
- Bidra i tvärgående initiativ och täcka upp för kollegor för att säkerställa kontinuitet.
Kvalifikationer och språkkrav
- Gymnasieexamen kompletterad med tvåårig relevant vidareutbildning – eller motsvarande kvalificerad erfarenhet.
- Minst 5 års relevant erfarenhet inom liknande uppgifter; juridisk miljö (advokatbyrå, bolagsjuridik) är meriterande.
- God vana av Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Acrobat samt standardkontorsutrustning; erfarenhet av elektronisk dokument- och arkivhantering är ett plus.
- Mycket goda kunskaper i engelska och italienska och/eller franska, samt god förmåga i det andra språket. Grekiska är meriterande.
Italienska är ett av divisionens huvudspråk och du förväntas kunna skriva och granska dokument på italienska. EIB:s officiella arbetsspråk är engelska och franska; på sikt krävs god nivå i båda för karriärutveckling inom banken (EIB erbjuder språkutbildning).
Varför är detta intressant för svenska executive assistants?
Rollen passar dig som är executive assistant, VD‑assistent eller ledningsassistent med dokument- och kontraktserfarenhet och som vill verka nära juridiken i en internationell och mångkulturell miljö. Den ger:
- Strategisk exponering mot EU‑projekt i Sydeuropa.
- Avancerad dokument- och kontraktsadministration i samspel med jurister.
- Balans: 50 procent deltid i en högpresterande, professionell miljö.
Anställningsvillkor och rekryteringsprocess
- Omfattning: 50 procent deltid, tidsbegränsad anställning i 2 år (grade 2/3).
- Plats: Luxemburg (regelbunden kontorsnärvaro), med relocation-stöd från EIB.
- Intervjuer: panelintervjuer planeras från och med oktober 2025.
- Ansökningar behandlas löpande i den ordning de kommer in tills tjänsten är tillsatt.
- EIB välkomnar mångfald och uppmuntrar kandidater att begära skäliga anpassningar under rekryteringen (kontakta [email protected]).
- Efterlevnad: urvalda kandidater förväntas följa EIB:s processer för informationssäkerhet och dokumenthantering.
Tips: så stärker du din ansökan
- Lyft fram erfarenhet av avtalshantering: versionsstyrning, signeringskedjor och originalarkivering.
- Visa vana av att arbeta med jurister och cross‑funktionella team (inköp, compliance, finance).
- Beskriv konkreta förbättringar du drivit inom records management, e‑arkiv eller administrativa flöden.
- Tydliggör IT‑kompetens (Word‑mallar, spårade ändringar, Excel‑listor, Outlook‑koordinering, PDF‑flöden i Acrobat).
- Demonstrera språksäkerhet i italienska och engelska; nämn även franska och eventuell grekiska.
Så söker du
Förbered ett CV och personligt brev på engelska där du betonar legal operations, dokumentstyrning och italienska som arbetsspråk. Ansökan görs via EIB:s karriärsidor. För frågor om skäliga anpassningar i processen, kontakta [email protected]. Kampanjen är öppen tills tjänsten är tillsatt och ansökningar bedöms löpande.
Sammanfattning
EIB söker en Senior/Principal Legal Operational Assistant till Legal Directorate (OPS‑EU), placerad i Luxemburg. Deltid (50 procent), tidsbegränsat (2 år), med ansvar för legal dokumentation, kontraktsflöden och administrativt stöd i projekt som rör Italien, Malta, Grekland och Cypern. Italienska och engelska krävs (franska meriterande), och erfarenhet från juridisk miljö är ett plus. En utmärkt möjlighet för svenska executive assistants och VD‑assistenter som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med internationell juridisk verksamhet.
