Central roll som Executive Assistant nära högsta ledningen hos Swedish Match/PMI. Proaktivt ledningsstöd, global koordinering. Hybridupplägg i Stockholm. Sök nu.

Swedish Match rekryterar Executive Assistant i Stockholm – central roll nära högsta ledningen

Swedish Match, en del av PMI, söker en erfaren Executive Assistant till Stockholm för att stötta President för Oral Products. För dig som arbetar som executive/VD-assistent och vill ta nästa steg i en global, snabbföränderlig miljö är detta en möjlighet att kombinera kvalificerat ledningsstöd med kultur- och arbetsplatsutveckling – och bidra till bolagets mål om en rökfri framtid.

Om rollen: ledningsstöd med bred påverkan

I tjänsten får du ett helhetsansvar för att säkra effektivitet och framdrift för President för Oral Products. Rollen spänner över proaktiv kalender- och mötesstyrning, rese- och utläggsadministration, underlag och presentationer inför interna och externa möten samt tät koordinering med ledningsgrupper i flera länder. En viktig del är också att, tillsammans med Workplace Experience och People & Culture, bidra till en positiv, inkluderande arbetsmiljö på Stockholmskontoret.

Nyckelansvar

Primär kontaktpunkt för President för Oral Products – aktiv prioritering, omvärdering och barriärborttagning i vardagen.
Avancerad kalender- och möteskoordinering, reseplanering och visumhantering samt utlägg/expense management.
Förberedelse av beslutsunderlag, briefings, rapporter och presentationsmaterial.
Event- och mötesproduktion för avdelningen: workshops, utbildningar och middagar – från lokalsök och förhandling till logistik, inbjudningar, rumsbokning och catering.
Strukturerad dokumenthantering och agenda-planering för att skapa tydlighet och uppföljning.
Gränssnittsansvar och relationsbyggande med seniora intressenter i globala team och funktioner.
Stöd till övriga ledningsmedlemmar vid behov (resor, agendor, administration).
Onboardingstöd för nyanställda och interna överflyttar till Stockholm, inklusive lokala administrativa moment.

Kvalifikationer och profil

Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant eller liknande i en internationell, snabbrörlig miljö.
Hög integritet och diskretion i hantering av konfidentiell information.
Mycket god förmåga att arbeta självständigt, prioritera och driva flera spår parallellt.
Vass verktygsvana i MS Office och moderna samarbetstjänster.
Starka kommunikations- och relationsfärdigheter; proaktiv problemlösare som ligger steget före.
Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
Gymnasial eller yrkesutbildning – erfarenhet av att stötta seniora chefer är avgörande.
Rätt att arbeta i Sverige är ett krav.

Det här erbjuder Swedish Match

Påverkan: möjlighet att forma arbetssätt och bidra till en rökfri framtid.
Kultur: inkluderande, mångfaldspräglad miljö där insatser värdesätts.
Flexibilitet: hybridupplägg mellan kontor och hem, i linje med verksamhetens behov.
Utveckling: globala karriärvägar och kompetensacceleration i stor organisation.

Varför rollen är strategiskt intressant för Executive Assistants

Det här är mer än klassiskt assistentarbete. Du integreras i ledningsarbetet, koordinerar över flera geografier och funktioner och blir en nyckelspelare i förändringsresan mot en rökfri Nordics. För EAs som vill bredda sin påverkan inom stakeholder management, strategisk kalenderstyrning, eventdesign och onboarding är detta en roll med tydlig hävstång.

Så imponerar du i urvalsprocessen

Visa konkreta case där du omsatt ledarens prioriteringar till effektiva arbetsflöden och mätbar tidseffektivisering.
Beskriv hur du hanterat komplex rese- och visumlogistik samt optimerat kostnader och policyefterlevnad.
Lyft exempel på framgångsrika avdelningsevent/workshops där du balanserat budget, förhandling och deltagarupplevelse.
Demonstrera proaktivitet: hur du förutsett behov, förberett underlag och skapat beslutsmognad.
Underbygg förtroende: referenser och tydlig praxis för hantering av känsligt material.
Intyg på flytande svenska/engelska och dokumenterad erfarenhet av internationell stakeholder-kommunikation.