Om rollen
Safestep rekryterar en Office Manager / Kontorskoordinator till Uppsala. Rollen är bred och operativ med fokus på struktur, service och förbättringar i det dagliga flödet. Du blir en central kontaktpunkt mot kunder och leverantörer och fungerar internt som navet som får ekonomi, order, logistik och inköp att samspela. Enligt annonsen finns goda möjligheter att på sikt växa in i sälj, marknad eller operativ utveckling.
Prioriterade ansvarsområden
- Kundkontakt via mejl och telefon, med möjlighet att ta en mer aktiv roll i försäljning och kundutveckling.
- Orderhantering: plock/pack, bokning av frakter och koordinering med transportörer.
- Löpande ekonomi: leverantörsfakturor, kundfakturor, utläggshantering samt dialog med redovisningsbyrå.
- Inköp av produkter, material och kontorsrelaterade beställningar.
- Operativt stöd i vardagen för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
- Driva implementering av AI-verktyg för att öka effektivitet och konkurrenskraft.
Profil och kvalifikationer
- Trivs i ett varierat tempo och är lösningsorienterad i vardagen.
- Strukturerad med intresse för att skapa, förbättra och följa upp rutiner.
- Initiativtagande med helhetssyn och god samarbetsförmåga.
- Mycket god kommunikation på svenska och engelska (krav).
- Nyfiken och snabb på att sätta dig in i nya system och verktyg.
- God förståelse för AI-verktyg och praktisk tillämpning i kontors- och backofficeprocesser.
Meriterande kompetens
- Norska och/eller finska (stark merit).
- Erfarenhet av SEO, sociala medier och Google Ads.
- Körkort B.
Om Safestep
Safestep arbetar med produkter och tjänster som gör miljöer tryggare, säkrare och mer tillgängliga. Bolaget samarbetar med framåtlutade kunder och återförsäljare i hela Norden. Som mindre organisation i tillväxt erbjuder Safestep korta beslutsvägar, nära teamkänsla och stor möjlighet att påverka rutiner, processer och bolagets utveckling.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
För dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningskoordinator är detta en roll där din styrka i struktur, prioritering och stakeholderhantering kommer till sin rätt. Kombinationen av kundkontakt, ekonomi, inköp och processutveckling – samt ett uttalat mandat att införa AI-verktyg – gör tjänsten särskilt relevant för ledningsnära stöd som vill ta en mer operativt affärsnära position i en tillväxtmiljö.
Villkor och förmåner
- Dynamisk, varierad vardag med uppskattade initiativ och korta beslutsvägar.
- Stora utvecklingsmöjligheter i roll och ansvar.
- Nära team som värdesätter gemenskap och samarbete.
- Friskvårdsbidrag och frukost på kontoret.
- Möjlighet att driva förbättringar i rutiner och processer samt påverka bolagets tillväxtresa.
Plats, språk och ansökan
Tjänsten är placerad i Uppsala. Flytande svenska och engelska är ett krav. Intresserade kandidater hänvisas till Safesteps ordinarie rekryteringskanaler för mer information och ansökan enligt den publicerade annonsen.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Beskriv hur du skapat struktur: ge konkreta exempel på rutiner du infört och mätbara effekter (t.ex. minskad ledtid, färre fel i orderflödet).
- Visa AI-kompetens: nämn verktyg du implementerat (t.ex. för ärendehantering, automatiserad fakturering, textproduktion eller schemaläggning) och resultat.
- Kvantifiera kund- och leverantörssamverkan: volymer, NPS, svarstider, förbättrade SLA:n.
- Lyft ekonomi- och inköpserfarenhet: systemvana, processer för attest, avstämning, leverantörsförhandlingar.
- Marknadsmeriter: korta case kring SEO/sociala medier/Ads om du har dem, då det är extra meriterande.
Nyckelord
Office Manager Uppsala, Kontorskoordinator Uppsala, Safestep, ledningsstöd, Executive Assistant, EA, kundservice, orderhantering, logistik, inköp, löpande ekonomi, AI-verktyg, processförbättring, SEO, sociala medier, Google Ads, norska, finska, tillväxtbolag
