Sök rollen som Executive Assistant/VD-assistent hos Saab BA Aeronautics i Linköping. Strategiskt ledningsstöd, koordinering, M365 och AI i växande organisation.

Om rollen

Saab fortsätter att växa inom Business Area Aeronautics och söker nu en erfaren och proaktiv Executive Assistant till Head of Business Area (BA) Aeronautics i Linköping. Rollen är central för ledningsstödet och fungerar som nav i BA Aeronautics ledningsgrupp – med fokus på daglig styrning, koordinering och kommunikationsflöden i en verksamhet präglad av tillväxt, transformation och högt tempo.

Centrala ansvarsområden

Operativt stöd till Head of BA Aeronautics: planering, prioritering och uppföljning av nyckelaktiviteter.
Kalender- och resehantering, korrespondens samt utveckling av administrativa processer.
Koordinering av ledningsgruppsmöten: agenda, underlag och protokollföring.
Kontaktpunkt mellan högsta ledningen, interna intressenter samt externa partners och leverantörer.
Tvärfunktionell samordning inom Saab och nära samarbete med seniora administrativa kollegor i koncernen.
Stöd vid behov till Deputy Head of BA.
Leda och utveckla BA:ets administratörsnätverk för ökad effektivitet, moderna arbetssätt och administrativ excellens.
Planera och genomföra utvalda medarbetarinsatser och events för en positiv och inkluderande kultur.

Vem Saab söker

Du är en strukturerad, serviceinriktad och diskret Executive Assistant/VD-assistent med stark kommunikativ förmåga. Du trivs i en föränderlig miljö, driver förbättringar och bygger relationer tvärs organisationen.

Relevant eftergymnasial utbildning (t.ex. företagsekonomi, kommunikation).
Flera års erfarenhet som Executive Assistant eller liknande senior administrativ roll i större organisation.
Mycket god förmåga att prioritera, organisera och hantera flera parallella processer.
Proaktivt förhållningssätt och hög förändringsförmåga.
Utmärkt svenska och engelska i tal och skrift.
Hög digital mognad: Microsoft 365 och moderna samarbetsverktyg.
Intresse för och/eller erfarenhet av att använda AI-verktyg för att effektivisera arbetsflöden.
Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information.
Intresse för medarbetarengagemang och teamkultur.

Viss nationell och internationell resverksamhet förekommer. B-körkort krävs.

Säkerhet och villkor

Tjänsten omfattas av säkerhetsskyddslagstiftning och kräver godkänd säkerhetsprövning. För roller med säkerhetsklassning kan krav på medborgarskap tillkomma. Rekryteringen sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan annonsens sista ansökningsdag.

Varför rollen är intressant för Executive Assistants

Strategiskt ledningsstöd i en affärskritisk verksamhet – nära Head of BA Aeronautics.
Möjlighet att leda ett administratörsnätverk och driva verksamhetsnära effektivisering.
Exponering mot flera delar av en global koncern inom flyg- och försvarsteknologi.
Praktisk tillämpning av moderna arbetssätt, Microsoft 365 och AI-verktyg.
Betydande påverkan på kultur, kommunikation och samarbete i en organisation i stark utveckling.

Om BA Aeronautics och Saab

BA Aeronautics utvecklar och producerar avancerade flygsystem som formar framtidens flyg- och rymdteknik. Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med cirka 26 100 medarbetare globalt och verksamhet inom aeronautik, sensorer, ledningssystem, undervattensteknik och vapensystem. Uppdraget: att bidra till ett säkrare och mer hållbart samhälle.

Tips inför din ansökan (från Executiveeffect)

Lyft konkreta exempel på ledningsgruppsstöd: möteskoordinering, underlag, uppföljning.
Beskriv hur du har förbättrat administrativa processer och samarbeten tvärs funktioner.
Visa på digital spets: Microsoft 365, samarbetsplattformar och användning av AI-verktyg.
Framhåll din integritet och erfarenhet av att hantera konfidentialitet och säkerhetskrav.
Betona din förmåga på svenska och engelska, samt vana av internationella kontakter och resor.