EIB rekryterar Assistant/Office Manager till lokalkontoret i Budapest
European Investment Bank (EIB) – EU:s bank – söker en erfaren Assistant/Office Manager till sitt lokalkontor i Budapest, Ungern. Rollen passar dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller Office Manager och vill ta nästa steg i en internationell miljö med nära ledningsstöd. Tjänsten är en permanent anställning (grade 2/3) med regelbunden kontorsnärvaro och erbjudet flyttstöd.
Rollen i korthet
- Ge kvalificerat sekreterarstöd till Head of Office i Budapest och, på distans, till två ytterligare kontor inom EIB-gruppen.
- Ansvara för daglig kontorsdrift, ekonomi- och leverantörsadministration samt koordinera lokala evenemang och besök av MC Members och Senior Management.
- Vara navet mellan lokalkontoret och huvudkontoret i Luxemburg för IT, inköp, redovisning och processer.
- Bas i Budapest (kontoret har idag två residenta medarbetare) och viss resaktivitet till andra kontor vid högnivåbesök/särskilda event.
Ansvarsområden
Office management
- Operativt kontorsstöd och sekretariats-/administrationsuppgifter för effektiv vardagsdrift.
- Finansiell administration: löpande bokföringsunderlag, logistik och månadsrapportering till Heads of Office samt uppföljning av leverantörsbetalningar.
- Leverantörs- och kontraktshantering: säkerställa service, kontorsfaciliteter, IT-utrustning och tjänster; initiera förnyelser/upphandling i samarbete med relevanta funktioner.
- Gränssnitt mot HQ för telefonutrustning, datorer, videokonferenssystem och IT-åtkomsträttigheter.
- Kostnadseffektiv lagerhållning av kontorsmaterial samt uppdaterade försäkringar.
- Uppdatering av kontorsmanualer, rutiner och kontaktregister.
- Planering och genomförande av EIB-relaterade event i regionen, inklusive resor vid behov.
Redovisning/ekonomi
- Samordna kontorets redovisningsfrågor med Accounting Department i Luxemburg enligt Head of Office:s godkännande.
- Följa upp moms (VAT) mot lokala skattemyndigheter, vid behov på plats.
- Administrera leverantörsfakturor (offerter, beställningar, leveranser och betalningar).
Administrativt ledningsstöd
- Hantering av inkommande samtal och korrespondens.
- Kalender- och mötesplanering, internt och externt.
- Resebokningar (TA) och utläggsredovisning (ER) för Heads of Office.
- Stöd till MC Members, Senior Management och EIB-personal vid affärsresor i landet/länderna, i samarbete med sekretariat i Luxemburg.
- Arkivering, inköp av kontorsmaterial och ad hoc-uppdrag från huvudkontorets direktioner.
- Kunskapsdelning med andra Office Managers i regionen och back-up vid behov.
Profil och kvalifikationer
- Gymnasial examen.
- Minst 5 års relevant erfarenhet inom office administration, redovisning, inköp och/eller administrativt ledningsstöd; gärna 3+ år från internationell bank/finans eller liknande institution.
- Mycket goda IT-kunskaper: elektronisk dokumenthantering, Word, Excel, PowerPoint och PeopleSoft.
- Starka kommunikations- och samarbetsförmågor.
- Utmärkt engelska och/eller franska, med god nivå i den andra. Andra EU-språk – särskilt ungerska – är meriterande.
Placering, villkor och tidsplan
- Placering: EIB:s lokalkontor i Budapest, Ungern, med regelbunden närvaro på kontoret.
- Anställning: heltid, permanent (grade 2/3). Intern benchmark: Senior/Principal Operational Assistant.
- Team: ett litet kontor med två residenta medarbetare och nära kontakt med HQ i Luxemburg.
- Resor: kan förekomma till andra kontor vid högnivåbesök eller särskilda evenemang.
- Ersättning: kan anpassas efter levnadskostnader i det aktuella EU-landet; flyttstöd erbjuds.
- Mångfald och inkludering: EIB välkomnar sökande oavsett bakgrund och uppmuntrar ansökan om rimliga anpassningar under rekryteringen.
- Informationssäkerhet: efterlevnad av policyer och kontroller är en förutsättning.
- Tidplan: panelintervjuer planeras från första halvan av september 2025. Kampanjen är öppen tills tjänsten tillsatts; ansökningar behandlas i inkommande ordning.
Varför detta kan vara nästa steg för svenska Executive Assistants
- Internationell arbetsmiljö med exponering mot högsta ledningen inom EU:s bank.
- Bred och affärsnära roll som kombinerar office management, ekonomi, inköp och event.
- Möjlighet att påverka processer i ett litet lokalkontor och samtidigt bygga nätverk inom en global organisation.
- Språkutveckling och karriärmöjligheter: engelska och franska är EIB:s arbetsspråk; banken erbjuder utbildningsstöd. För långsiktig befordran förväntas kompetens i båda (minst nivå B1.2 enligt CEFR).
Så maxar du din ansökan (tips från Executiveeffect)
- Visa konkret erfarenhet av leverantörsstyrning och kontrakt – beskriv hur du förhandlat, upphandlat och följt upp SLA:er.
- Kvantifiera din ekonomiadministration: fakturavolymer, cykeltider, avvikelsegrad, moms-/VAT-hantering.
- Lyft verktygsvana: PeopleSoft/ERP, elektronisk dokumenthantering, avancerad Excel och mötesteknik (VC).
- Ge exempel på koordinerade event och högnivåbesök: logistik, riskplanering, protokoll och stakeholder management.
- Beskriv hur du stöttat flera chefer samtidigt (prioritering, konflikthantering i kalendrar och diskret kommunikation).
- Redogör för interkulturell kompetens och språknivåer enligt CEFR; ange om du kan ungerska/andra EU-språk.
- Nämn erfarenhet av informationssäkerhet och dokumentklassning i reglerade miljöer.
- Betona självständighet, integritet och beredskap att resa.
Om European Investment Bank
EIB är Europeiska unionens bank som finansierar hållbara investeringar inom bland annat infrastruktur, klimatomställning och innovation. Arbetsspråken är engelska och franska, och banken erbjuder utbildningsstöd för språkutveckling. Organisationen betonar mångfald, jämlikhet och inkludering samt välkomnar sökande som behöver rimliga anpassningar under rekryteringsprocessen (kontakt: [email protected]).
Så ansöker du
Förbered ett CV och personligt brev på engelska och/eller franska som adresserar ovan ansvar och kvalifikationer. Lyft internationell erfarenhet, ekonomi- och leverantörsansvar, IT-verktyg samt evenemangs- och resekoordinering. Ange din tillgänglighet för flytt till Budapest. Hänvisa till rollen ”Assistant/Office Manager – Budapest”. Rekryteringen är öppen tills tjänsten är tillsatt och ansökningar hanteras löpande.
