Stockholms stad söker Koordinator och Office Manager till Trafikkontoret
Stockholms stad rekryterar en Koordinator/Office Manager till Trafikkontoret – en ny roll med brett ansvar för lokaler, internservice och kontorsgemensamma initiativ. För dig som arbetar nära ledningen som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta en möjlighet att ta ett helhetsgrepp om stödprocesser och skapa mätbar effekt i en samhällsviktig verksamhet.
Arbetsplats: Trafikkontoret – Verksamhetsstöd
Trafikkontoret ansvarar för att sköta och utveckla Stockholms offentliga rum med fokus på trygghet, framkomlighet och hållbarhet. Rollen är placerad på Stöd- och utvecklingsenheten inom avdelningen för Verksamhetsstöd, där cirka 10 specialister arbetar med nämndadministration, verksamhetsutveckling och beställarstöd. Kontoret sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen tillsammans med cirka 470 kollegor.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Samordna lokalfrågor och kontorsövergripande initiativ för en professionell och trivsam arbetsmiljö.
- Driva och utveckla internservice, inklusive mötesrumshantering, inventarier och arbetssätt.
- Vara kontaktperson och kravställare i kontors- och lokalförvaltningens frågor.
- Planera och genomföra kontorsgemensamma aktiviteter som personalfester och seminarier.
- Ge administrativt stöd till avdelningen Verksamhetsstöd: konferensbokningar, avtackningar, beställningar, mötesanteckningar, protokoll samt enklare kartläggningar/utredningar.
- Koordinera planering, behörighetshantering och uppföljning för beredskapslokaler och brandskydd; rollen kan bli en del av kontorets krisledning.
Profil: Vem lyckas i rollen?
- Eftergymnasial utbildning och flerårig erfarenhet som Office Manager, koordinator eller kontorsansvarig.
- Mycket god administrativ förmåga, proaktivt arbetssätt och vana att bygga relationer.
- Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift.
- Strukturerad, hjälpsam och handlingskraftig med förmåga att prioritera och driva egna frågor.
- Trivs i en samordnande, social roll med många kontaktytor och tycker att kultur och trivsel är viktigt.
- Intresse för samhällsuppdraget: att utveckla Stockholms offentliga rum och hållbara transportlösningar.
Varför rollen passar executive assistants och ledningsstöd
Rollen kombinerar operativ samordning med utveckling av stödprocesser – idealiskt för dig som vill skala upp från traditionellt assistentarbete till Office Management. Du får driva förbättringar i internservice, kvalitetssäkra mötes- och eventflöden, fungera som kravställare mot leverantörer och bidra till säkerhets- och beredskapsarbetet. Den nya tjänsten ger stort utrymme att påverka, skapa struktur och sätta mätbara mål för kontorsmiljö och servicegrad.
Villkor och förmåner
- Anställningsform: Tillsvidare
- Omfattning: Heltid (1 tjänst)
- Placering: Stockholm, Tekniska Nämndhuset, Kungsholmen
- Flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete två dagar/vecka (beroende på uppgift och behov).
- Friskvårdsersättning, friskvårdstimme och tillgång till friskvårdsaktiviteter.
- Möjlighet att växla semesterdagstillägg mot extra ledighet.
Rekryteringsprocess och säkerhet
- Ansök på svenska och bifoga endast CV (ej personligt brev). Urvalsfrågor i ansökan ska besvaras utförligt och kopplas tydligt till CV.
- Arbetspsykologiska tester ingår i processen. Stockholms stad tillämpar kompetensbaserad rekrytering.
- Tjänsten kan placeras i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med registerkontroll kan genomföras enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).
Nyckeldata och kontakt
- Referensnummer: 2025/6354
- Publicerad: 2025-11-07
- Sista ansökningsdag: 2025-11-26
- Kontakt: Annika Winqvist, HR-konsult rekrytering
- Fackliga kontaktpersoner: Luis Lopez, Vision 08-508 27 929; Tomas Nitzelius, SACO 08-508 26 042
Tips: Så maxar du din ansökan
- Ge exempel på hur du förbättrat internservice (t.ex. bokningsflöden för mötesrum, inventarieprocesser, SLA:er mot leverantörer).
- Visa erfarenhet av kontorsflytt, lokaloptimering, arbetsmiljö och brandskyddsarbete.
- Beskriv din roll som kravställare och samordnare mellan verksamhet, fastighetsägare och leverantörer.
- Lyft event- och konferenskoordinering samt kulturbyggande aktiviteter du genomfört.
- Kvantifiera resultat: nyttjandegrad av lokaler, NKI för internservice, tidsvinster eller kostnadsbesparingar.
Om Executiveeffect
Executiveeffect är en oberoende svensk nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast företagsledningen. Vi bevakar jobb, trender och verktyg för executive assistants, VD-assistenter och ledningsstöd – med fokus på att stärka yrkesrollen och öka affärsnyttan.
Intresserad av rollen som Koordinator och Office Manager på Trafikkontoret i Stockholms stad? Skicka in din ansökan senast 26 november 2025.
