Executive Assistant/Office Coordinator till Specsavers i Göteborg – rekryteras av The Pace/Wise Professionals
Specsavers stärker ledningsstödet i Göteborg och söker en Executive Assistant/Office Coordinator som vill kombinera strategiskt ledningsstöd med kontorsansvar och processutveckling. Rollen är placerad på företagets supportkontor, i en kultur som utsågs till Sveriges bästa arbetsplats 2022 av Great Place to Work.
Om rollen: nära Country Director och ledningsgrupp
I uppdraget är du ett nav i ledningsarbetet och ett tryggt stöd till Country Director. Du driver struktur, skapar ordning och tar ansvar för att vardagen på kontoret flyter – från mötesdisciplin och dokumentation till avtalshantering och arbetsmiljö. Det är en roll för dig som kombinerar skarp organisatorisk förmåga med praktiskt driv.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Kalender-, e‑post- och resehantering åt Country Director.
- Ledningsgruppsstöd: agendor, protokoll, uppföljning och möteslogistik.
- Dokumentstyrning och struktur i SharePoint inom Office 365.
- Kontorsansvar: välkomnande och säker kontorsmiljö i vardagen.
- Avtal och leverantörer för kontorsdrift (ex. städ, kaffe, service).
- Planering och genomförande av kontorsaktiviteter, firanden och sociala event.
- Arbete med brandskydd, QMS-inspektioner och egenkontroller.
- Ständig processförbättring för ökad effektivitet och trivsel.
Vem är du?
Du har erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent och/eller Office Coordinator, trivs i högt tempo och är van att prioritera klokt. Du är självgående, proaktiv och serviceinriktad med skarp blick för både detaljer och helhet.
- Mycket goda administrativa färdigheter och multitasking-vana.
- Trygg kommunikatör på svenska och engelska, både i tal och skrift.
- Van användare av Office 365 och digitala verktyg, inklusive SharePoint.
- Meriterande: bakgrund inom detaljhandel eller franchiseorganisation.
Varför Specsavers?
Specsavers är ett familjeägt, värderingsstyrt bolag med visionen att förbättra liv genom bättre syn. Kulturen kännetecknas av kamratskap, öppenhet och vilja att hjälpa varandra – en miljö där alla får ta plats och bidra. Utmärkelsen som Sveriges bästa arbetsplats 2022 understryker fokus på arbetsglädje, utveckling och meningsfullhet.
Processen och kontakt
Rekryteringen hanteras av The Pace – en del av Wise Professionals. Som del i en objektiv och icke-diskriminerande process ingår arbetspsykologiska tester för kandidater som går vidare. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag.
Frågor? Kontakta ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman: [email protected]
Varför rollen är särskilt intressant för Executive Assistants
- Ledningsnära påverkan: fast plats i ledningsgruppens mötesflöde och uppföljning.
- Affärsnära struktur: SharePoint-governance, QMS och brandskydd skapar tydligt mandat.
- Brett scope: från strategisk agenda och stakeholder management till kontorets dagliga drift.
- Kultur och tillit: prisbelönt arbetsplats med starkt samarbete och värdegrund.
Så maxar du din ansökan (tips från Executiveeffect)
- Visa resultat: kvantifiera hur du effektiviserat ledningsmöten, resor eller dokumentflöden.
- Beskriv ditt Office 365-/SharePoint-arbete: struktur, rättigheter, mallar och sökbarhet.
- Lyft risk och regelefterlevnad: exempel på brandskydd, egenkontroller eller QMS-inspektioner du drivit.
- Ge exempel på leverantörsstyrning: kostnadsbesparingar, SLA-uppföljning och kvalitet i kontorsdrift.
- Berätta om kulturbygge: aktiviteter, firanden och interna initiativ som höjt engagemanget.
Sammanfattning
Rollen som Executive Assistant/Office Coordinator på Specsavers i Göteborg kombinerar ledningsstöd, kontorsansvar och processutveckling i en miljö som prioriterar människor och långsiktighet. För rätt person är det ett tillfälle att bli en nyckelspelare nära besluten och samtidigt göra vardagen enklare för hela organisationen.
