Hej Maija Adriansson, vem är du och vad jobbar du med?
– Jag jobbar som Executive Assistant till vd och koncernchef Åsa Bergman på Sweco AB, som är Europas ledande konsultföretag inom teknik och arkitektur. Jag är väldigt stolt över att få vara en del av det här fantastiska företaget som planerar och utformar morgondagens samhällen och städer i form av hållbara byggnader, effektiv infrastruktur och tillgång till el och rent vatten. Sweco är noterat på Nasdaq Stockholm vilket såklart också präglar mitt jobb.
Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Många! Jag började min assistentbana 1997 och har sedan dess haft positionen som EA till vd eller vd/koncernchef på tre olika bolag innan starten på Sweco för snart sex år sedan.
Hur ser din roll ut?
– Rent formellt är jag inte en del av koncernledningen men jag deltar i alla koncernledningens möten och evenemang som en självklar medlem i teamet. Jag är också delaktig i moderbolagets styrelsearbete; vår chefsjurist är styrelsens sekreterare så jag deltar inte i styrelsesammanträden, däremot administrerar jag styrelseportalen. Jag är även med och förbereder mötena genom att samla och sammanställa allt underlag till styrelsen.
– Annars är Åsa min absoluta huvudfokus – att avlasta henne, organisera hennes tid och få hennes tillvaro bli så gnisselfri och effektiv som möjligt. Exempelvis genom att koordinera den support hon behöver från teamet i olika sammanhang, så att hon alltid är påläst, förberedd och kan fokusera på sitt uppdrag. Det kan jag inte göra utan att förstå vår organisation och uppdrag i samhället, våra kravställare och marknaden, så jag försöker alltid hitta tid till att hålla mig uppdaterad.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Jag har lyckan att ha en fantastiskt inkluderande chef som vill involvera mig i det mesta hon gör, vilket gör att jag befinner mig i händelsernas centrum hela tiden, vilket jag älskar! Jag får känna att jag gör nytta och är delaktig i företagets affär och utveckling. Det är väldigt stimulerande och inspirerande att jobba med så professionella och kompetenta människor som vi har på Sweco – både i min närmaste omgivning på koncernkontoret och företaget i stort. Jag kan fortfarande efter sex år känna att jag lär mig någonting nytt varje dag och inser att jag är lyckligt lottad som har en arbetsgivare som jag kan känna mig riktigt stolt över.
Vad lockade dig till rollen?
– Jag hade jobbat i olika roller inom logistik i ett antal år och upptäckt att jag trivdes bäst med uppgifterna som gränsade till administration snarare än det operativa. När möjligheten sedan dök upp tvekade jag inte en sekund trots att branschen, byggmaterialindustrin, var något jag ens hade haft på radarn. Jag kände direkt förtroende för chefen som var en stark, extremt rak och tydlig person – och det räckte för mig. Jag har aldrig fastnat i en särskild bransch utan tackat ja till nya utmaningar, vilket har både breddat och fördjupat min kompetens. Jag har upptäckt att det finns en charm i alla branscher bara man har öppet sinne och en vilja att engagera och lära sig. Ju mer man lär sig om företaget desto mer intressant brukar det bli.
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Hundraprocentig tillit, ömsesidig respekt och en öppen, transparent och ärlig dialog. För mig utgör det själva grunden. Allt annat kommer som bonus – att man till exempel kan ha roligt tillsammans skadar inte. Dagarna är ibland både långa och tunga och det kan göra världens skillnad att få dela ett skratt.
Om du som Executive Assistant har ambitionen att utvecklas i yrkesrollen och få fler ansvarsområden. Hur gör man då?
– Du måste vara tydlig och kunna formulera dina önskemål. Det är väldigt få som har en tankeläsare till chef! Får du ett nej så får du ett nej, men då gäller det att hålla dialogen vid liv och hitta andra ingångar om du verkligen vill utveckla dig mot en viss riktning. Kanske finns det möjlighet att delta i något projekt där du kan bredda din kompetens inom det önskade området och ”få in foten” den vägen. Flit brukar löna sig och vill man ha någonting så måste man vara beredd att också göra jobbet, där finns inga genvägar.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Om det fanns ett SM i gjorda misstag så tror jag att jag skulle ligga rätt bra till, haha! Jag brukar trösta mig med att den som inte gör några misstag alls, gör troligtvis inte särskilt många knop. Jag har höga kvalitetskrav på mig själv men ibland tar jag på mig lite för mycket och det måste gå undan. Då kan det vara någon leverans som inte blir helt hundraprocentigt lyckad, vilket förstås är extremt retfullt. Men en sak som jag har lärt mig är att det alltid är bäst att stå för sina misstag och inte irra bort sig i bortförklaringar. Alla gör fel och att erkänna sina fel kan svida för stunden men ger ändå respekt i det långa loppet. Och det mesta går faktiskt att rätta till.
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen? Och vad har du själv för bakgrund?
– Efter gymnasiet studerade jag vid Handelsinstitutet i Finland och för ett antal år sedan tog jag vid sidan av jobbet en allmän företagsekonomisk utbildning på FEI. Den utbildningen har varit till en väldigt stor nytta för mig. Men den bästa skolan har utan tvekan varit själva jobbet. Det här kan verkligen vara världens roligaste och mångfacetterade jobb om man har lyckan att hitta den rätta arbetsgivaren. Jag har haft väldig tur och förmån att få jobba på fina företag och med kloka chefer som har uppmuntrat mig i min utveckling. Mitt bästa tips är att vara nyfiken, våga fråga och våga tacka ja till nya utmaningar även om de ibland kan kännas lite för svåra och för kvalificerade.
Hur ser ditt arbete för International Management Assistants (IMA) ut?
– Jag har tyvärr fått prioritera ner stora flertalet av IMA-aktiviteter de senaste åren. Jobbet tar mycket tid och jag vill prioritera min stora familj, vännerna och ta hand om mig själv och min hälsa. Jag sitter också i styrelsen för Föreningen Företagsekonomiska Institutet, FEI, vilket även det är ett uppdrag som är roligt och utvecklande men tar en del tid. Det som blir kvar är tyvärr inte mycket… så att fråga mig om tips på bra tv-serier är rätt så meningslöst – är inte det någonting superengagerande i rutan så somnar jag i soffan inom några minuter!
