Det vi ibland missar när vi pratar om att arbeta produktivt är att identifiera den övergripande strategin och intentionen för vår dag som styr hur vi arbetar snarare än exakt vad vi gör. En sådan intention kan vara att du väljer hur du vill ta del av information (i stället för att låta andra välja det åt dig). Detta berör allt från e-post, sociala medier och SMS, till TV-tittande, radio, och så vidare.

Utbytet av information har skruvats upp i en takt där människors anpassning till digitala vanor inte riktigt hunnit med i förändringen, vilket orsaker en hel del stress och ineffektivitet som till stor del skulle kunna förhindras. Här kommer tre tips som kan hjälpa dig att skapa ett bättre förhållningssätt till information i vardagen, samtidigt som det blir enklare att fokusera på det du vill få gjort.

1, Skapa en plan för när du tar del av ny information

Identifiera var du i dagsläget tar del av information och när du behöver göra det, samt om det finns någon information som du tar del av på regelbunden basis som du kan undvika. Du kanske exempelvis får viktig information på din e-post eller kommentarer du regelbundet behöver besvara i sociala medier. Fundera över hur ofta du bör kolla om du har fått nya meddelanden och skapa din plan utifrån detta.

De flesta ärenden oavsett bransch är inte så akuta att du behöver ta del av informationen snabbare än inom ett dygn. Om någonting är mer brådskande än så kan du troligtvis förvänta dig att den som vill få tag i dig ringer i stället. Du vill inte låta någon vänta för länge på ett svar, samtidigt som vi ibland tror att vi behöver svara mycket snabbare än vad som är fallet.

Kanske behöver du inte ens gå igenom ny information varje dygn, utan det kan räcka med varannan dag eller en gång per vecka. Vad som passar just dig beror på din dagliga sysselsättning. När du väljer ditt tillfälle att läsa och svara på meddelanden och gör det med full närvaro så kan kvalitén på kommunikationen förbättras, vilket i sin tur leder till färre missförstånd.

2, Identifiera vilken information som är viktig

Det finns information som är viktig för att din vardag ska fungera och det finns också mindre viktig eller totalt oviktig information som påkallar din uppmärksamhet. Du kan dela in underhållning i två kategorier utifrån din intention som kan vara både positiv och negativ för din hälsa och produktivitet. Om du exempelvis väljer att titta på en film eller surfa på mobilen när du känner att du arbetat färdigt för dagen och syftet är att koppla av och ladda batterierna så finns det en positiv intention bakom detta.

Förhåller det sig däremot så att du underhåller dig själv för att du är orolig över någonting som du behöver göra så är den bakomliggande orsaken ofta verklighetsflykt på grund av rädsla och stress. Beroende på var du identifierar att du vill minska ditt informationsintag så kan du använda dig av olika strategier. Om du till exempel vill begränsa ditt surfande på mobilen så kan du till exempel ställa in en maxtid för användning av de appar du använder, samt stänga av aviseringar.

3, Töm din inkorg regelbundet

Om du har en inkorg i din e-post som är full av pågående ärenden, saker du inte vet vad det är, spam och så vidare kan det vara väl värt att investera den tid du behöver till att hantera det som ligger där. En vanlig förklaring till att inkorgen är full av gamla mejl är att det “inte finns tid” att hantera dem men handlar det inte snarare om avsaknad av vana och strategi för hur bearbetningen av inkorgen ska ske?

För att effektivt gå igenom din inkorg kan du tänka att alla mejl passar in i en av fyra kategorier vilket i sin tur talar om vad du bör göra:

Kräver åtgärd. Vissa mejl dröjer kvar i inkorgen för att de kräver en åtgärd av dig eller en kollega. Detta är i regel de viktigaste mejlen och i stället för att låta dem blandas med alla andra mejl rekommenderar jag att skapa en särskild mapp som du namnger “@Åtgärd”. Genom att sätta ett snabel-A först kommer mappen automatiskt hamna högst upp i de flesta e-postklienter och du får därmed bättre koll på det som är viktigast. Gå igenom mappen regelbundet och uppdatera den samtidigt som du stämmer av statusen för dina pågående uppgifter och projekt.
Svara direkt. När du ser ett mejl i din inkorg som inte tar dig mer än några minuter att svara på kan du agera direkt för att sedan ta bort det.
Arkivera. Vissa mejl innehåller viktig information som du inte har nytta av just nu men kan komma att ha användning av längre fram, till exempel en order eller felanmälan. Placera dessa i arkivmappar som du kan återvända till om innehållet blir aktuellt.
Ta bort. Mejl som du inte har någon nytta av kan du ta bort direkt. Om du är osäker på om ett mejl är värt att spara eller inte behöver du inte ta beslut om det på en gång utan kan lägga det i åtgärdsmappen tills du vet vad du ska göra med det.

Hoppas att mina tips kan hjälpa dig att öka din balans och produktivitet i vardagen!

Av: Johan Ericsson