Våga upprepa er när ni skapar hållbara team

När du som Executive Assistant, Office Manager eller HR-chef får ansvaret att arrangera företagets möten och konferenser, handlar det oftast om att hitta en passande lokal och boka in trevliga aktiviteter. Om du planerar mer långsiktigt och också vågar upprepa val av plats kan det också ge företaget mer behållning på sikt.

I den här artikeln belyser jag fördelarna med att skapa en inspirerande och hållbar miljö där medarbetarna kan utvecklas, samarbeta och ladda om batterierna tillsammans. I en orolig omvärld är det ännu viktigare att arrangera konferenser som inte bara stärker teamet utan även erbjuder hållbara och minnesvärda upplevelser.

Mycket att vinna på konferens i eget hus

Att boka en konferens “i eget hus” eller att genomföra en så kallad ”buy-out” kan vara investeringen ni behöver! Möten och konferenser i en avskild och vacker miljö ger flera fördelar för både deltagare och dig som företag och arrangör. Genom att ha hela anläggningen för er själva, kan ni skapa en känsla av trygghet och lugn, där fokus ligger på er gemensamma utveckling. Ni slipper störningar, får en skräddarsydd upplevelse och kan låta personalen lära känna gruppen vid upprepade tillfällen.

Det finns också en hållbarhetsvinst i att ha återkommande konferenser på samma plats – det skapar en smidigare och mer bekant upplevelse för teamet, där anläggningen snabbare kan förstå och möta era behov. Det säkerställer att varje möte blir unikt anpassat efter just er grupp och vi vet att igenkänning skapar trygghet och sparar mycket tid.

Magiska miljöer och naturens kraft

Att arrangera en konferens på en plats med historisk karaktär – kanske på ett slott eller en herrgård – skapar en speciell atmosfär. Tänk er en anläggning med en park där gräsänder och ankor simmar i dammen, fåglarna kvittrar och där deltagarna får en paus från kontorets vardag och kan njuta och koppla av mellan arbetspassen. bidrar till välmående, stimulerar kreativiteten och stärka gemenskapen.

Vackra allén upp till Häringe Slott utanför Stockholm Foto: Häringe Slott

Häringes ”Slotts-ankor” Foto: Häringe Slott

Tips på aktiviteter med mening och mål

Hållbarhet och hälsa är centrala aspekter för att skapa långvariga, hållbara team. Att under konferensen inkludera till exempel en workshop som motverkar stress och psykisk ohälsa, stärker gemenskapen och ger medarbetaren en trygghet i arbetsgivarens omtanke.

Walk-&-talk, löpning eller matlagning är aktiviteter som både är avkopplande och stärkande för teamet medan aktiviteter som Escape Box-utmaningar eller bowling brukar locka fram både kämparandan och skratt i teamet.

En matlagningsaktivitet stärker teamet Foto: Häringe Slott

För stora grupper kan det vara en fördel att erbjuda olika typer av aktiviteter där medarbetaren själva får välja och boka in sig på förhand. På så vis blir grupperna mindre och intimare, känslan av att ha fått välja sin aktivitet är också positiv. Ren avkoppling, som t.ex. guidade visningar i naturen eller skogsbad, kan också bidra till återhämtning.

Den perfekta agendan

För att skapa en hållbar konferens är en tydlig agenda med förutbestämda tider och hållpunkter viktigt. Detta ger både deltagarna och arrangören en struktur som motverkar stress och osäkerhet. Min personliga erfarenhet är att det inte handlar om att fylla varje minut, utan att ge plats för återhämtning och social interaktion. Ett bra sätt är att inkludera flera kortare pauser för reflektion och nätverkande.

Inte lyx utan en investering

En stor stressfaktor i företag idag förutom högt tempo, eller olika typer av brus, är otydlighet. Ett sätt att skapa större trygghet för medarbetarna är tydliga värderingar, grunden för varje framgångsrik organisation. De ger en etisk kompass och skapar en känsla av samhörighet, samtidigt som de styr hur företaget fattar beslut och agerar utåt. Men värderingar är endast verkningsfulla om de är genuint förankrade i hela personalstyrkan. Om de upplevs som meningslösa slagord riskerar företaget att drabbas av bristande engagemang och inkonsekvent agerande. En gemensam förståelse kring värdegrunden är en styrka som hjälper företaget att navigera genom utmaningar och förändringar med en tydlig och trygg identitet.

Att samla en ledningsgrupp i ett avskilt, rofyllt hus på ett slott för att arbeta med företagets värdegrund är inte bara en lyx, utan en mycket god investering i organisationens framtid. Miljön spelar en avgörande roll i att stimulera kreativa och strategiska diskussioner, särskilt när de är så kritiska som samtal kring värderingar. I en tid präglad av ständiga störningar och ett högt tempo ger en avgränsad plats, inbäddad i natur och kulturhistoria, den stillhet som krävs för att kunna tänka klart och fatta välavvägda beslut. Historiska omgivningar, som bär på berättelser om långsiktigt tänkande och tradition, kan inspirera ledningsgruppen att reflektera djupare kring de värderingar som ska genomsyra verksamheten. I ett hus där ni kan arbeta ostört utan distraktioner från det dagliga bruset skapas utrymme för ärliga och meningsfulla samtal. Här kan gruppen arbeta koncentrerat, bygga förtroende och skapa samsyn om vad företagets kultur ska representera.

Ta med alla sinnen

Mat- och dryckesupplevelser är en viktig del upplevelsen och fungerar som en stark motivationsfaktor för de flesta av oss. Satsa på härliga måltider som är tillagade med lokala råvaror – det ger inte bara en lyxig känsla utan också ett hållbart avtryck. Att välja en anläggning med sköna sängar och tysta rum är också ett sätt för företaget att visa omtänksamhet. Glöm inte heller att fira era framgångar vid dessa tillfällen.

Hemgjord äppelmust Foto: Häringe Slott

Kajakpolo på Häringe slott Foto: Jenny Drakenlind

Våga åka till samma ställe

Att låta ledningsgruppen åka iväg för för att i en unik miljö, med härlig mat och en bredd av aktiviteter är en investering på sikt. Att dessutom göra en konferensanläggning till ”er” och återkomma flera gånger skapar trygghet i teamet och möjlighet till utveckling och kreativitet.