Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
    • Artipelag
    • Aronsborg
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2024-11-14 | Inspiration | Må bra | Personlig utveckling

Säga-nej-skola för det-fixar-jag-personer

Det finns ett talesätt som säger att vill du få någonting gjort, fråga en person som inte har tid. Som Executive Assistant är du en person som får saker och ting gjorda, du är lösningsorienterad och kreativ. Vem skulle inte fråga en sådan person om hjälp? Men du kan inte göra allt så därför kommer här vår säga-nej-skola som hjälper dig att säga nej på ett naturligt och respektfullt sätt!

Säga-nej-skola för det-fixar-jag-personerSäga-nej-skola Foto: Gerd Altmann, Pixabay

Förmodligen händer det ganska sällan att du lägger händerna på skrivbordet, tittar dig omkring och funderar: Hm, vad ska jag göra nu?

Som Executive Assistant har du alltid en mängd uppgifter och ansvarsområden som kräver din uppmärksamhet. Att hantera kalendern, planera möten, koordinera resor och bistå i olika projekt är bara några av de dagliga utmaningarna. Lägg därtill saker som plötsligt dyker upp och som måste lösas direkt!

Din vd vet att han eller hon alltid kan lita på att du gör det du åtar dig. Det vet säkert många andra i organisationen också vilket gör att du, utöver arbetsuppgifter som faktiskt ligger på dig, också blir ombedd att hjälpa till med mycket annat också.

Känner du igen dig? Tänkte väl att det kanske kunde vara så. Om vikten av att säga nej är därför ständigt aktuellt att påminna sig själv om för att må bra.

Påminnelse om varför det är viktigt att våga säga nej

Vi vet alla svaren och ändå fortsätter vi säga ja. Låt oss därför börja med att påminna om varför det är viktigt att våga säga nej.

Genom att säga nej till mindre viktiga eller tidskrävande uppgifter kan du fokusera på det som verkligen gör skillnad för din chef, dig och organisationen. Att prioritera rätt förbättrar både din egen och din chefs produktivitet.

När du säger nej oftare kommer du må bättre. Att ständigt vara överbelastad med arbete leder till stress och i värsta fall till utbrändhet. Genom att sätta gränser och våga säga nej skyddar du din egen hälsa och ditt eget välbefinnande, vilket i sin tur gör att du kan prestera bättre i längden. Och ha roligare både på jobbet och orka göra roliga saker på din fritid!

Genom att säga nej stärker du också ditt professionella rykte. Att kunna säga nej på ett konstruktivt sätt visar att du har god självinsikt och att du förstår dina egna och organisationens begränsningar. Det kan också leda till ökad respekt från dina kollegor och din chef.

Säga-nej-skola

Okej, hur ska du då lära dig att lättare säga nej?

1. Tydlig arbetsbeskrivning: Låt oss börja med att du måste veta vad som ingår i ditt jobb. Det kan tyckas självklart men hur många är vi inte som varit på arbetsplatser år efter år utan att ha någon riktig arbetsbeskrivning? Alltså, steg ett, skriv ner vad du faktiskt gör idag, vad du tycker ska strykas eller ingå, och stäm av det med din chef. Involvera gärna även HR och se till att din arbetsbeskrivning är tydligt förmedlad till dem som du jobbar för och med.

2. Checka av innan du säger ja: Ta för vana att alltid be om betänketid innan du accepterar en ny uppgift. Säg: Till när måste du ha besked?
Checka av om uppgiften ingår i ditt ansvarsområde. Om inte: SÄG NEJ
Om arbetsuppgiften ingår i dina arbetsuppgifter försök göra en bedömning av hur lång tid uppgiften kommer att ta, och känner du att det inte finns tid våga stäm av med din chef vad som är mest prioriterat.

3. Använd data och fakta: Om du kan visa konkret att en ny uppgift påverkar din arbetsbelastning blir det lättare för andra att förstå varför du säger nej. Hänvisa till din arbetsbeskrivning, eller siffror och exempel, som talar sitt tydliga språk.

4. De förrädiska enkla uppgifterna: Var särskilt observant på uppgifter du ombeds göra som för dig är enkla och skulle gå fort att lösa. Om du summerar dem, och lägger till uppstartstiden det tar att komma tillbaka till den uppgift du egentligen borde fokusera på, så är dessa små enkla uppgifter riktiga tidstjuvar som du säger nej till.

5. Time Management och fokustid: Vart tog den här dagen vägen? Du har jobbat intensivt hela dagen men har ändå kvar några av de viktigaste uppgifterna på din att-göra-lista. Börja med att klocka dina arbetsuppgifter för att få en mer realistisk uppfattning om hur lång tid varje arbetsuppgift tar. Våga också ha fokustid, då du sätter telefonen på ”stör ej” och informerar din chef om att du kommer sitta och fokusera på ett visst projekt under de kommande 45 minutrarna. Så tar du dig igenom dagens viktigast uppgifter på ett tidseffektivt och fokuserat sätt.

Två sätt att säga nej på som känns naturligt och respektfullt

Du är förmodligen van att säga: ”Det fixar jag!”. Kanske känner du dig också lite smickrad över att du blir tillfrågad att lösa vissa saker och att du, med din erfarenhet och dina kontakter kan lösa i stort sett allt?

Du ska förstås fortsätta vara den kreativa och effektiva problemlösaren som du är men inte jämt, inte för alla och framför allt inte på bekostnad av ditt eget må-bra!

Att säga nej kan för en det-fixar-jag-person vara otroligt svårt. Därför kommer här två sätt som gör det lite lättare att säga nej på och som känns naturligt och respektfullt.

  • Börja meningen positivt: I stället för att direkt säga nej så börja meningen med ”Jag hade jättegärna hjälpt dig men idag/den kommande veckan har jag tyvärr ingen tid över alls.
  • Erbjud alternativa lösningar: I stället för att bara säga nej, kan du erbjuda andra förslag. Kanske kan en kollega hjälpa till, du kan förmedla en kontaktuppgift eller så kan uppgiften skjutas upp till en senare tidpunkt.

Att våga säga nej och delegera uppgifter är en av de mest värdefulla färdigheterna en Executive Assistant kan utveckla. Genom att vara tydlig med dina prioriteringar, erbjuda alternativa lösningar, använda data för att backa upp dina beslut, förbättra din kommunikationsförmåga och reflektera över dina egna gränser kan du bli mer effektiv i din roll och bidra till din chefs och organisationens framgång. Och må bra!

Av:

Sophia Loader

Sophia Loader [email protected]

Läs mer:

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Den 12 juni öppnade Clarion Hotel Sign sin nya rooftop bar ”Hidden Gem” på åttonde våningen i samarbete med Orrefors & Kosta Boda. Med en ginbar i glastema, signaturglas från Lena Bergström och en utsikt värdig åtagandet som landets ledande designhotell, har Stockholmarna fått en ny takpärla att samlas kring i sommar

Emotionellt kapital: Nyckeln till starka nätverk och en hållbar assistentroll

Emotionellt kapital: Nyckeln till starka nätverk och en hållbar assistentroll

Det som för många skapar verkligt värde är förmågan att bygga relationer baserade på förtroende, empati och emotionellt stöd. Genom att vara den som lyssnar, uppmuntrar och fångar upp signaler från kollegor och andra assistenter, kan du inte bara stärka ditt nätverk – utan hela din yrkesroll.

Skeppsholmsgruppen utökar sitt erbjudande med klassiska ångbåtsupplevelser – med mat, bar och sjöromantik

Skeppsholmsgruppen utökar sitt erbjudande med klassiska ångbåtsupplevelser – med mat, bar och sjöromantik

Inför sommaren 2025 stärker Skeppsholmsgruppen sitt marina erbjudande och presenterar ett komplett koncept för alla som söker en unik upplevelse till sjöss med historiska fartyg, svensk matkultur och skräddarsydda charterturer. Nytt för i år är att Skeppsholmsgruppen tagit över restaurangdriften ombord på det anrika ångfartyget Mariefred, där gäster nu kan njuta av både restaurang och bar i klassisk miljö.

Boosta kreativiteten i en dynamisk miljö

Boosta kreativiteten i en dynamisk miljö

Annons

Nytänk, spännande idéer och smarta affärslösningar föds lättare i kreativa miljöer. Man behöver sedan inte vara Einstein för att räkna ihop ett och ett och förstå att detta bidrar till ökad lönsamhet. På Fotografiska Meetings & Events kan ni ta del av en fantastisk helhetslösning och boka in olika typer av event som kommer att boosta kreativiteten och ge minnen för livet!

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

 
  • IMA - International Management Assistants Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

23 unika festlokaler att hyra i Stockholm

23 unika festlokaler att hyra i Stockholm

Letar du efter den perfekta platsen att hyra festlokal i Stockholm för ditt nästa event? Vi har samlat 23 unika och inspirerande festlokaler som passar allt från bröllop till företagsevenemang. Oavsett om du söker en intim miljö eller en storslagen salong, finns det något för alla i denna lista.
De 17 bästa festlokalerna i Göteborg

De 17 bästa festlokalerna i Göteborg

Letar du efter den perfekta festlokalen i Göteborg för din nästa fest eller firande? I Göteborg finns ett brett utbud av festlokaler som kombinerar charmiga miljöer med moderna faciliteter. Oavsett om du planerar ett litet privat firande, ett stort kalas eller en företagsfest, finns det lokaler som passar alla behov. Här får du en guide till några av de bästa ...
Grand Hôtel Stockholm utmärks med två nya nycklar från Les Clefs d’Or

Grand Hôtel Stockholm utmärks med två nya nycklar från Les Clefs d’Or

Grand Hôtel Stockholm har nyligen utökat sitt team av certifierade concierger, vilket stärker hotellets engagemang för exceptionell service och gästfrihet.
Foresta på Lidingö blir en del av Stockholm Meeting Selection

Foresta på Lidingö blir en del av Stockholm Meeting Selection

Foresta eller Villa Foresta, som är det ursprungliga namnet på borgen som Wilhelmina Skogh lät uppföra 1908-1910, kommer från och med den 1 januari att bli en del av Stockholm Meeting Selection.
Ny stor eventarena i Stockholm

Ny stor eventarena i Stockholm

Den 27 april öppnas portarna till Fållan – en ny eventarena i Slakthusområdet med en kapacitet på 5000 gäster i en anläggning utöver det vanliga.

Expertråd

Amadeus och GBTA Foundation i ny allians för mer hållbara och tillgängliga affärsresor

Amadeus och GBTA Foundation i ny allians för mer hållbara och tillgängliga affärsresor

Affärsresor

Amadeus anslöt sig till GBTA Foundation som en ny företagspartner och bidrar direkt till dess branschomfattande People and Planet-program. På Planet-sidan gick Amadeus med i GBTA Sustainability Initiative som Silver-partner för att påskynda klimatåtgärder inom affärsresandet. På People-sidan blir Amadeus den första grundande allierade till GBTA Accessibility Initiative, som syftar till att säkerställa smidiga affärsresor för alla.

AI förändrar hur Google fungerar – och hur företag behöver tänka SEO

AI förändrar hur Google fungerar – och hur företag behöver tänka SEO

Aktuellt

En ny söklogik skapar både trafikbortfall och affärsmöjligheter. Så säkrar du din synlighet när Gemini tar över.

Därför behöver du som executive assistant synliggöra ditt värde

Därför behöver du som executive assistant synliggöra ditt värde

Karriär

Du är en avgörande kugge i verksamheten — men när allt flyter på som bäst märks du knappt. Det låter som en komplimang, men riskerar att göra ditt arbete osynligt. Här får du konkreta råd för hur du kan visa värdet av dina insatser utan att det känns som skryt.

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Gästskribent

Efter några års tvekan är Almedalsveckan tillbaka, inte bara till omfång, utan till relevans. I en tid när demokratin skakar och marknaden söker fotfäste blir värdet av genuina mötesplatser tydligt.

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Event

Den 4 september bjuder Effect-sajterna in till en inspirerande kväll med föreläsningen Framtidens möte – när själ, känsla och AI kliver in i rummet, med hållbarhetsexperten Mikael Salo. Kvällen bjuder även på mingel och visning av nyrenoverade Maxim Stockholm.

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Event

Sol från klarblå himmel, mingelglada gäster, fantastisk mat och en inspirerande föreläsning – när Mötesbaren intog sommarverandan på Fotografiska blev det en kväll att minnas. Kolla in mingelbilderna här!

Möt Johanna Tüll Hollander:  ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Möt Johanna Tüll Hollander: ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Profiler

Hon har nyligen bytt jobb från Executive Assistant på Munters till Chaos Coordinator på Swedish Neutral. Vi möter Johanna Tüll Hollander som berättar hur hon höll på att ta livet av sin chef, om sin checklista och sitt bästa engelska språktips!

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Event

Chris Christiansson är programdirektör på Ara Health och har utbildat över 5 000 ledare i ”Sustainable Healthy Performance” och i ”In Demand Robustness”. I geopolitiskt oroliga tider är detta viktigare än någonsin, menar Chris. Nu har du som Executiveeffects läsare möjlighet att få delta under två dagar i Laax i Schweiz för att se om det kan vara något för din organisation.

Grattis alla ny-cerifierade EA:s!

Grattis alla ny-certifierade EA:s!

Aktuellt

I går var det dags för den tionde omgången av Executive Business Assistant att certifieras. Stort grattis säger vi på Executiveeffect till er alla!

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com