Det finns ett talesätt som säger att vill du få någonting gjort, fråga en person som inte har tid. Som Executive Assistant är du en person som får saker och ting gjorda, du är lösningsorienterad och kreativ. Vem skulle inte fråga en sådan person om hjälp? Men du kan inte göra allt så därför kommer här vår säga-nej-skola som hjälper dig att säga nej på ett naturligt och respektfullt sätt!

Förmodligen händer det ganska sällan att du lägger händerna på skrivbordet, tittar dig omkring och funderar: Hm, vad ska jag göra nu?

Som Executive Assistant har du alltid en mängd uppgifter och ansvarsområden som kräver din uppmärksamhet. Att hantera kalendern, planera möten, koordinera resor och bistå i olika projekt är bara några av de dagliga utmaningarna. Lägg därtill saker som plötsligt dyker upp och som måste lösas direkt!

Din vd vet att han eller hon alltid kan lita på att du gör det du åtar dig. Det vet säkert många andra i organisationen också vilket gör att du, utöver arbetsuppgifter som faktiskt ligger på dig, också blir ombedd att hjälpa till med mycket annat också.

Känner du igen dig? Tänkte väl att det kanske kunde vara så. Om vikten av att säga nej är därför ständigt aktuellt att påminna sig själv om för att må bra.

Påminnelse om varför det är viktigt att våga säga nej

Vi vet alla svaren och ändå fortsätter vi säga ja. Låt oss därför börja med att påminna om varför det är viktigt att våga säga nej.

Genom att säga nej till mindre viktiga eller tidskrävande uppgifter kan du fokusera på det som verkligen gör skillnad för din chef, dig och organisationen. Att prioritera rätt förbättrar både din egen och din chefs produktivitet.

När du säger nej oftare kommer du må bättre. Att ständigt vara överbelastad med arbete leder till stress och i värsta fall till utbrändhet. Genom att sätta gränser och våga säga nej skyddar du din egen hälsa och ditt eget välbefinnande, vilket i sin tur gör att du kan prestera bättre i längden. Och ha roligare både på jobbet och orka göra roliga saker på din fritid!

Genom att säga nej stärker du också ditt professionella rykte. Att kunna säga nej på ett konstruktivt sätt visar att du har god självinsikt och att du förstår dina egna och organisationens begränsningar. Det kan också leda till ökad respekt från dina kollegor och din chef.

Säga-nej-skola

Okej, hur ska du då lära dig att lättare säga nej?

1. Tydlig arbetsbeskrivning: Låt oss börja med att du måste veta vad som ingår i ditt jobb. Det kan tyckas självklart men hur många är vi inte som varit på arbetsplatser år efter år utan att ha någon riktig arbetsbeskrivning? Alltså, steg ett, skriv ner vad du faktiskt gör idag, vad du tycker ska strykas eller ingå, och stäm av det med din chef. Involvera gärna även HR och se till att din arbetsbeskrivning är tydligt förmedlad till dem som du jobbar för och med.

2. Checka av innan du säger ja: Ta för vana att alltid be om betänketid innan du accepterar en ny uppgift. Säg: Till när måste du ha besked?
Checka av om uppgiften ingår i ditt ansvarsområde. Om inte: SÄG NEJ
Om arbetsuppgiften ingår i dina arbetsuppgifter försök göra en bedömning av hur lång tid uppgiften kommer att ta, och känner du att det inte finns tid våga stäm av med din chef vad som är mest prioriterat.

3. Använd data och fakta: Om du kan visa konkret att en ny uppgift påverkar din arbetsbelastning blir det lättare för andra att förstå varför du säger nej. Hänvisa till din arbetsbeskrivning, eller siffror och exempel, som talar sitt tydliga språk.

4. De förrädiska enkla uppgifterna: Var särskilt observant på uppgifter du ombeds göra som för dig är enkla och skulle gå fort att lösa. Om du summerar dem, och lägger till uppstartstiden det tar att komma tillbaka till den uppgift du egentligen borde fokusera på, så är dessa små enkla uppgifter riktiga tidstjuvar som du säger nej till.

5. Time Management och fokustid: Vart tog den här dagen vägen? Du har jobbat intensivt hela dagen men har ändå kvar några av de viktigaste uppgifterna på din att-göra-lista. Börja med att klocka dina arbetsuppgifter för att få en mer realistisk uppfattning om hur lång tid varje arbetsuppgift tar. Våga också ha fokustid, då du sätter telefonen på ”stör ej” och informerar din chef om att du kommer sitta och fokusera på ett visst projekt under de kommande 45 minutrarna. Så tar du dig igenom dagens viktigast uppgifter på ett tidseffektivt och fokuserat sätt.

Två sätt att säga nej på som känns naturligt och respektfullt

Du är förmodligen van att säga: ”Det fixar jag!”. Kanske känner du dig också lite smickrad över att du blir tillfrågad att lösa vissa saker och att du, med din erfarenhet och dina kontakter kan lösa i stort sett allt?

Du ska förstås fortsätta vara den kreativa och effektiva problemlösaren som du är men inte jämt, inte för alla och framför allt inte på bekostnad av ditt eget må-bra!

Att säga nej kan för en det-fixar-jag-person vara otroligt svårt. Därför kommer här två sätt som gör det lite lättare att säga nej på och som känns naturligt och respektfullt.

Börja meningen positivt: I stället för att direkt säga nej så börja meningen med ”Jag hade jättegärna hjälpt dig men idag/den kommande veckan har jag tyvärr ingen tid över alls.
Erbjud alternativa lösningar: I stället för att bara säga nej, kan du erbjuda andra förslag. Kanske kan en kollega hjälpa till, du kan förmedla en kontaktuppgift eller så kan uppgiften skjutas upp till en senare tidpunkt.

Att våga säga nej och delegera uppgifter är en av de mest värdefulla färdigheterna en Executive Assistant kan utveckla. Genom att vara tydlig med dina prioriteringar, erbjuda alternativa lösningar, använda data för att backa upp dina beslut, förbättra din kommunikationsförmåga och reflektera över dina egna gränser kan du bli mer effektiv i din roll och bidra till din chefs och organisationens framgång. Och må bra!

Av: