Image by Att köpa in resebyråtjänster kan verka enkelt, men det kräver både strategi och detaljerade krav för att bli kostnadseffektivt och hållbart. Västra Götalandsregionen (VGR) är en av Sveriges största offentliga upphandlare – så här gör de:
1. Kartlägg dina behov – både fysiska och digitala
VGR ser till att upphandlingen omfattar både traditionella affärsresor, hotell, tågbiljetter och hållbara digitala alternativ som videomöten. Genom en noggrann behovsanalys har de skapat ett flexibelt avtal som stödjer verksamhetens mål – inte bara resandet i sig.
2. Tänk stort – men kravställ smart
Med över 20 000 bokningar per år och en årlig volym på ca 40 miljoner kronor, behöver VGR en resebyrå som klarar stora flöden, men också ger lokal service. Det innebär krav på exempelvis:
• 24/7 support
• Miljörapportering
• Hållbarhetsanpassade förslag vid bokning
3. Ställ krav på digitala lösningar
System för självbetjäning, appbaserad bokning och automatiserad fakturering är idag standard. VGR ställer krav på att både tjänst och teknik ska integreras i deras vardag – vilket sparar både tid och pengar.
4. Använd ramavtal smart
Genom ett flerårigt ramavtal med option på förlängning säkrar VGR både stabilitet och konkurrensmässiga priser. Som privat aktör kan du tänka liknande: välj en leverantör du kan växa med och formulera avtal som ger handlingsutrymme.
5. Följ upp och utvärdera
VGR har tydliga nyckeltal och följer löpande upp statistik över bokningsmönster, avvikelser och klimatpåverkan. En viktig lärdom: det du inte mäter, kan du inte förbättra.
⸻
Skallkrav du bör inspireras av
Vill du lägga grunden för en professionell inköpsprocess? Här är några av de viktigaste krav VGR ställer – som även passar i ett privat sammanhang:
• Leverantören ska erbjuda digitalt bokningssystem
• Minst 80 % av bokningarna ska kunna ske självbetjänt
• Support på svenska
• Miljöanpassade alternativ ska presenteras vid varje sökning
• Automatisk fakturering enligt referensstruktur
