Kort om rollen
4C Strategies söker en Office Manager till kontoret i Stockholm för ett föräldravikariat från augusti 2026 till juni 2027, med möjlighet till förlängning. Rollen är helt kontorsbaserad, måndag–fredag kl. 08.00–17.00, och utgår från receptionen där du blir företagets första ansikte utåt.
Som Office Manager säkerställer du en smidig kontorsdrift, koordinerar leverantörer och service, och stöttar organisationen med administration inom framför allt HR och ekonomi. Du rapporterar till HR Manager.
Varför är detta intressant för dig som Executive Assistant?
Den här Office Manager-tjänsten kombinerar service, struktur och bred koordinering – tre kärnkompetenser för Executive Assistants och ledningsassistenter. Uppdraget ger daglig exponering mot flera funktioner (HR, ekonomi, ledning), kräver hög språklig förmåga på både svenska och engelska och erbjuder praktiskt ansvar nära verksamhetens nav. För den som vill fördjupa sig i ledningsstöd och kontorsdrift är detta ett meriterande steg.
Ansvarsområden i korthet
Kontorsdrift och service
- Driva och kvalitetssäkra den dagliga kontorsverksamheten.
- Ta emot kunder och besökare och ge en professionell upplevelse i receptionen.
- Hantera växel/telefonlinje och grundläggande ärendeflöden.
- Koordinera leverantörer, inköp och kontorsservice.
- Planera, ta emot och ibland själv hämta leveranser vid behov.
Administration och koordinering
- Stödja interna processer, särskilt inom HR och ekonomi (dokumentation, underlag, uppföljning).
- Bidra till intern koordinering, struktur och dokumenthantering.
- Planera och stötta vid interna och externa möten och aktiviteter.
Rollen är bred och praktisk med både strategisk koordinering och operativa uppgifter i vardagen.
Vem söker 4C Strategies?
- 1–3 års erfarenhet från administration, service och/eller koordinering.
- Mycket god svenska och engelska i professionella sammanhang.
- Trivs i ett kontorsnära, serviceinriktat arbete med många dagliga kontakter.
- Självdriven, lösningsorienterad och tar ägarskap för uppgifter.
- Bekväm med att stötta olika delar av organisationen och hoppa in där det behövs.
- Hands-on och operativ med förmåga att skapa struktur och kontinuitet.
- Strukturerad men flexibel när prioriteringar skiftar.
Tjänsten passar dig som är i början av karriären eller har några års erfarenhet i en liknande roll. Personlighet, attityd och driv väger tungt.
Om 4C Strategies
4C Strategies stödjer försvarsorganisationer globalt med programvara och expertstöd som stärker beredskap, resiliens och operativ förmåga. Genom plattformen Exonaut och specialiserade leveransteam hjälper företaget försvarsmakter att planera, öva och utvärdera mer effektivt – med målet att höja prestation och förberedelse i kritiska miljöer. I Norden samarbetar 4C Strategies nära försvarspartners i långsiktiga kapacitetsprogram som kombinerar rådgivning, teknologi och utvecklingskompetens.
Varför 4C Strategies?
- Internationell, snabbväxande miljö med hög kompetensnivå.
- Inkluderande kultur där du kan påverka och utvecklas.
- Möjlighet att bygga bred erfarenhet i gränslandet mellan service, HR, ekonomi och ledningsstöd.
Anställningsform och omfattning
- Föräldravikariat: augusti 2026 – juni 2027 (möjlighet till förlängning).
- Placering: Stockholm, kontorsbaserat.
- Arbetstid: måndag–fredag 08.00–17.00.
Tips: Så sticker du ut i urvalet
- Ge exempel på hur du byggt struktur i kontorsdrift (leverantörer, inköp, serviceavtal, processer).
- Visa på dubbel språkkompetens: kundbemötande, mötesmaterial och internkommunikation på svenska/engelska.
- Beskriv hur du hanterat reception, telefonväxel och oväntade ärenden med bibehållen servicegrad.
- Lyft stöd till HR/ekonomi: dokumentation, attestflöden, on/offboarding, bokföringsunderlag.
- Betona proaktivitet och ägarskap: hur du förutser behov och agerar innan problem uppstår.
- Nämn relevanta digitala verktyg och hur du standardiserat mallar, checklistor och arbetsflöden.
Så ansöker du
Intresserad av rollen som Office Manager i Stockholm? Besök 4C Strategies karriärsida och följ instruktionerna i jobbannonsen för att skicka in din ansökan. Förbered ett kort, konkret CV och ett personligt brev som visar din servicekänsla, struktur och förmåga att driva kontorsdrift.
Sökord (SEO)
Office Manager Stockholm, 4C Strategies, föräldravikariat, kontorsansvar, reception, kontorsservice, HR-administration, ekonomiadministration, ledningsstöd, executive assistant, koordinering, kontorsdrift.
