Internet Vikings söker Office Manager & CEO Associate i Stockholms kommun
Techbolaget Internet Vikings rekryterar en Office Manager & CEO Associate till Stockholm. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd till bolagets CEO (cirka 80 procent) med operativt kontorsansvar (cirka 20 procent). För dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta ett tydligt nästa steg där du får arbeta nära högsta ledningen i ett internationellt tillväxtbolag inom iGaming och sports betting-hosting.
Om Internet Vikings – tillväxt och global närvaro
Internet Vikings levererar hostinglösningar till iGaming- och bettingindustrin med starkast fokus på den snabbt växande amerikanska marknaden. Bolaget verkar även i Europa och internationellt och betonar säkerhet, prestanda och tillförlitlighet. Teamet består av omkring 70 medarbetare fördelade på Malta, Sverige och Ukraina – en miljö där tvärfunktionellt samarbete och teknisk excellens står i centrum.
Rollen i korthet: VD-stöd 80% + Office Management 20%
I rollen som Office Manager & CEO Associate blir du navet i CEO:s vardag och samtidigt kulturbärare på Stockholmskontoret. Du säkerställer struktur, framdrift och en professionell arbetsplatsupplevelse.
CEO Associate (cirka 80%)
- Ge kvalificerat administrativt och operativt stöd direkt till CEO.
- Äga och prioritera kalender, möten, deadlines och daglig agenda.
- Planera och boka affärsresor: flyg, hotell, resrutter samt möteslogistik.
- Förbereda underlag, presentationer, mötesdokument och följa upp actions.
- Hantera konfidentiell information med omdöme, diskretion och professionalism.
Office Management (cirka 20%)
- Driva det dagliga kontorsflödet så att allt fungerar friktionsfritt.
- Koordinera teamaktiviteter som frukostar, luncher och interna initiativ.
- Säkerställa inköp och påfyllnad av förnödenheter samt utrustning.
- Skapa en välkomnande miljö som speglar bolagets kultur och värderingar.
- Värna efterlevnad av interna policys och H&S-regler.
Vem söker Internet Vikings?
Du är strukturerad, serviceinriktad och proaktiv – en stabil partner som andra kan lita på. Du trivs med att ta ägarskap, arbeta självständigt och hantera flera parallella prioriteringar i ett högt tempo. Integritet, mognad och gott omdöme är centrala då rollen innebär nära och förtroendefullt samarbete med CEO.
- Meriterande erfarenhet: executive support, office management eller liknande.
- Mycket god organisationsförmåga och blick för detaljer.
- Lösningsorienterad och van att ligga steget före.
- Trygg i miljöer med snabba skiften och höga krav på leverans.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants och VD-assistenter?
För Executive Assistants som vill närmare beslutsfattande och strategiska flöden kombinerar rollen hands-on ledningsstöd med ansvar för kontorsupplevelsen. Du blir en central koordinator kring CEO:s tid, fokus och affärskritiska möten – en position där din påverkan på effektivitet och resultat blir tydlig. I ett tillväxtbolag med amerikanskt fokus får du dessutom internationell kontext, tempo och möjlighet att växa med organisationen.
Nyckelkompetenser som höjer din träffsäkerhet
- Kalender- och prioriteringsstyrning på C-nivå, inklusive mötes- och beslutsförberedelser.
- Reselogistik och smart reseekonomi (itineraries, ombokningar, tidszoner).
- Hantering av konfidentiell information och känsliga ärenden.
- Kontorsdrift och kultur: ordning, trivsel, leverantörskontakter och H&S.
- Kommunikation: tydliga underlag, kortfattade sammanfattningar och uppföljning.
- Digital arbetsvana i moderna kontorssviter och samarbetsverktyg.
Förslag på hur du positionerar din ansökan
- Visa exempel på hur du har skapat struktur och frigjort ledningens tid.
- Beskriv hur du prioriterar när allt är viktigt – konkret metodik och resultat.
- Lyft case där du hanterat konfidentialitet och komplexa relationer.
- Ge prov på mötesmaterial/presentationer du tagit fram (anonymiserat).
- Redogör för hur du byggt teamkultur genom kontorsaktiviteter och rutiner.
Frågor att förbereda inför intervju
- Hur balanserar du om planeringen när CEO:s prioriteringar snabbt förändras?
- Exempel på ett affärskritiskt möte du säkerställt blev maximalt värdeskapande.
- Hur skyddar du konfidentiell information i vardagliga processer och verktyg?
- Vilka principer använder du för att självständigt ta beslut när tiden är knapp?
- Hur mäter du effekten av dina insatser inom ledningsstöd och kontorsdrift?
Omfattning, lön och start
Specifika detaljer om anställningsform, lön och tillträde framgår inte av annonsinformationen. Ta upp dessa frågor i dialogen med arbetsgivaren eller i din ansökan.
Placeringsort och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholms kommun. Intresserad? Sök via Internet Vikings officiella kanaler (t.ex. karriärsida eller den aktuella annonsen) och skräddarsy din ansökan efter ovanstående kompetensprofil.
Executiveeffect.se – för dig som jobbar närmast ledningen
Executiveeffect är en svensk, oberoende kunskapsresurs för dig i stödroller närmast företagsledningen. Vi bevakar arbetsmarknaden för Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter och publicerar nyheter, guider, intervjuer och verktyg som stärker din yrkesroll. Följ oss för fler aktuella jobb och karriärtips.
Sammanfattning: Office Manager & CEO Associate hos Internet Vikings
- Fokus: 80% VD-stöd, 20% Office Management.
- Bolag: Internationellt techbolag inom iGaming-hosting med stark USA-expansion.
- Plats: Stockholm.
- Profil: Strukturerad, proaktiv, diskret och lösningsorienterad.
- Passar: Executive Assistants/VD-assistenter som vill ta ett tydligt steg närmare strategi och beslutsstöd.
