En ny studie kring svenskars möten har tagits fram av företaget Mötesutveckling.
– För ett företag eller organisation med 50 anställda kostar mötestiden 3,7 miljoner kronor per år, lågt räknat. Chefers mötestid kostar cirka 100 000 kronor per år, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling och fortsätter:
– Bara en femtedel svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus.
Studien visar bland annat att endast 54 procent av deltagarna vet vad som bestämts på mötet.
Det bästa som kan hända under ett möte är när beslut fattas enligt de svarande. Trots det är över hälften av alla på mötet osäkra på vad som har bestämts när det slutar.
Syfte och mål saknas
Ofta saknas syfte, mål och agenda utan att någon ifrågasätter det. 55 procent av de som leder möten saknar helt utbildning i att leda möten.
Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, detta till trots att vi vet att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin.
80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten trots att det ofta handlar om en avstämning mellan två personer.
Tråkigast möten i offentlig sektor
Studien visar att de som arbetar i offentlig sektor tycker att deras möten är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.
– Kanske beror det på lagkrav och formalia, men vem har sagt att vi måste ha tråkigt för det? En annan skillnad är att den privata sektorn använder den nya tekniken och virtuella möten i större utsträckning än inom offentlig sektor, säger Fredrik Bauer.
Endast 8 procent av alla möten är effektiva
8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva.
I undersökningen har Mötesutveckling tittat närmare på vad som gör ett möte verkligt effektivt och sammanfattat slutsatserna i fem nyckelfaktorer.
Fem nyckelfaktorer för effektiva möten
- Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
- Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
- Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
- Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
- Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?
I undersökningen Svenskars möten 2019 har svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser.
