Anna BellmanVi skickar mejl, håller möten och ger instruktioner. Men hur ofta vet vi egentligen att mottagaren har förstått det vi försöker förmedla?
För Anna Bellman, föreläsare och expert inom kommunikation och ledarskap, är det en av de mest grundläggande frågorna när det gäller framgångsrik kommunikation.
– En av våra största utmaningar när det gäller att verkligen nå fram är att vi utgår från oss själva. Vi kommunicerar på det sätt vi själva föredrar och tar för givet att andra tänker, lyssnar och tolkar som vi gör. Men vi är ju alla olika, med olika erfarenheter, kunskap, behov och sätt att ta till oss information.
Hon menar att vi alltför ofta fokuserar på själva budskapet i stället för hur det tas emot.
– Det som fascinerar mig är allt som händer mellan det jag menar och det du uppfattar. Vi fokuserar alldeles för mycket på vad vi själva säger och för lite på vad den andre faktiskt förstår.
Kommunikation är strategiskt arbete
För dagens Executive Assistants, som ofta fungerar som en central länk mellan ledning, medarbetare och externa kontakter, är kommunikation betydligt mer än en praktisk färdighet.
Anna Bellman ser den som en avgörande del av assistentens strategiska kompetens.
– Jag skulle säga att kommunikationen är en av assistentens allra viktigaste strategiska kompetenser. Som assistent befinner du dig mitt i ett nätverk av människor, information och förväntningar. Du behöver inte bara förmedla information, utan också förstå sammanhang, läsa av situationer, förutse behov och bygga förtroende åt flera håll samtidigt.
Hon betonar också att god kommunikation har en direkt påverkan på organisationens effektivitet.
– Den som är skicklig på kommunikation kan skapa både bättre samarbete och större effektivitet. Det är så mycket mer än en stödfunktion. Det är strategiskt arbete. Och där är vikten av att stämma av hur budskap har tagits emot avgörande.
Att våga säga nej och ifrågasätta sin chef
En utmaning som många assistenter känner igen är situationer där man behöver framföra ett känsligt budskap, säga nej eller ifrågasätta ett beslut från sin chef.
Hur gör man det utan att riskera relationen?
– Genom att komma ihåg att tydlighet och omtanke inte är varandras motsatser. En god relation bygger inte på att vi alltid håller med varandra, utan på förtroende, respekt och att vi vågar vara ärliga och autentiska.
Anna lyfter särskilt fram vikten av att utgå från gemensamma mål och att skapa rätt förutsättningar för samtalet.
– Mitt råd är att utgå från det gemensamma målet. Var nyfiken snarare än dömande. Ta dig tid att lyssna och ställa frågor. Och be gärna om lov att dela ditt perspektiv. Genom att fråga först ökar chansen att den andre verkligen är mottaglig för det du vill säga.
Hon påminner också om att tajmingen kan vara minst lika viktig som själva budskapet.
– Och välj rätt tillfälle! Ett känsligt budskap behöver rätt förutsättningar för att tas emot.
– Jag brukar säga att mod och omtanke är en väldigt bra kombination. Vi behöver båda delarna för att bygga starka relationer och våga ta de svåra samtalen.
Det vanligaste misstaget – vi tror att information är kommunikation
Ett skickat mejl är inte detsamma som ett mottaget och förstått budskap. Ändå är det lätt att betrakta kommunikationen som avslutad så snart informationen har skickats vidare.
– Det vanligaste misstaget är att vi förväxlar information med kommunikation. Vi har skickat mejlet, haft mötet eller gett instruktionen och tror att vi är klara. Men kommunikation är inte klar förrän mottagaren har förstått det vi faktiskt menar.
Anna arbetar med en modell där ett avgörande steg är att kontrollera hur budskapet har uppfattats.
– Jag arbetar med en modell där det sista steget handlar om att stämma av hur våra budskap har uppfattats. Det är ett steg som de allra flesta hoppar över.
Hennes råd är enkelt och direkt användbart i assistentens vardag:
– Mitt råd är att lyssna för att förstå, inte bara för att svara. Var tydlig med det viktigaste och säkerställ att budskapet verkligen har nått fram. Fråga inte bara ”Har du förstått?”. Då får du kanske en nickning till svar, men du vet fortfarande inte vad personen faktiskt har förstått. Fråga hellre: ”Hur uppfattade du det jag sa?”.
Vill utmana deltagarna på EA Summit
Den 23 november medverkar Anna Bellman på EA Summit 2026 på Citykonferensen i Stockholm. Årets tema är From Support to Strategic Impact, med fokus på hur assistenter kan utveckla sin roll och bidra ännu mer strategiskt till verksamheten.
Under sin medverkan vill Anna utmana invanda föreställningar om vad god kommunikation egentligen innebär.
– Jag vill utmana några av våra vanligaste föreställningar om kommunikation. Framför allt idén om att det räcker att vara tydlig för att nå fram.
Hon hoppas att deltagarna ska få med sig både nya perspektiv och konkreta verktyg att använda direkt i arbetsvardagen.
– Vi ska prata om hur vi skapar verklig förståelse, bygger förtroende och genom vår kommunikation kan påverka och göra större skillnad.
Och framför allt vill hon att assistenterna ska bli mer medvetna om den betydelse de redan har i sina organisationer.
– Jag hoppas att deltagarna går därifrån med nya insikter, konkreta verktyg och en större medvetenhet om sin egen betydelse.
Anna sammanfattar sitt viktigaste budskap med en mening:
– För det viktiga är inte vad du har sagt. Det viktiga är vad den andre har förstått.
Fakta: Anna Bellman
Anna Bellman är föreläsare, moderator, kommunikationsexpert och författare. Hon arbetar med kommunikation, retorik, ledarskap och presentationsteknik och har bland annat skrivit boken Släpp retoriken – fokusera på publiken.
Läs mer: www.annabellman.se
Fakta: EA Summit 2026
- Datum: 23 november 2026
- Plats: Citykonferensen, Stockholm
- Tid: 12.30–21.00
- Tema: From Support to Strategic Impact
- Målgrupp: Executive Assistants, ledningsassistenter och andra som arbetar nära företagsledningar.
EA Summit samlar assistenter för en dag fylld av inspiration, kompetensutveckling och nätverkande. Programmet tar bland annat upp AI, kommunikation, ledarskap, säkerhet och assistentens framtida strategiska roll.
