Att skapa gemenskap utan att ses fysiskt är en utmaning. Men faktum är att man kan göra mer än de flesta tror. Det som krävs är lite koll på hur vi människor fungerar psykologiskt i kombination med en portion kreativitet. Börja med syfte och mål och fokusera lite mindre på tekniken. Skapa aktiviteter där deltagarna får händerna fria för annat och aktivera dem. Det är några saker som bidrar till bättre digitala möten och event.

Nu i mars är det många som arbetat hemifrån ett helt år. Det har gått bättre än många vågade tro och kommer säkert förändra synen på vad jobbet är, när och var det utförs, för alltid. Med hjälp av digitala verktyg har man kunnat lösa mycket men inte allt. En sak som många saknar är de spontana sociala interaktioner vi kunde ha vid kaffemaskinen, runt lunchbordet och på andra platser när vi fysiskt befann oss på samma ställe.

Häromveckan medverkade vi i ett webbseminarium som Vetenskapsrådet arrangerade. Temat var hur man skapar digitala möten som engagerar. Att döma av ett rekordstort antal deltagare var det ett ämne som intresserade många. Vi var inbjudna för att dela med oss av våra erfarenheter kring hur man skapar gemenskap när man inte kan mötas fysiskt. Bland annat hade vi förberett tio konkreta tips som du hittar i slutet av den här artikeln.

Under samtalet valde vi att särskilt lyfta två saker.

Möten och event är kommunikationsaktiviteter

Anledningen till att mötesdeltagare anser att bara halva tiden är effektivt använd arbetstid är att många arrangörer ser på dem som något praktiskt, inte strategiskt. Om man börjar med att boka lokal eller välja teknisk plattform är det dömt att misslyckas. Innan man är överens om varför det arrangeras, vad de som ska delta kan få ut, vilka de är och vad mötet ska leda till kan man rimligen inte påbörja det praktiska arbetet. Det blir lika dumt som att packa in familjen i bilen för en semesterresa utan att ha en aning om vart man ska åka.

Tekniken har bara ringa betydelse

Vi får dagligen frågan från gamla och nya kunder om vilken teknisk plattform som är bäst. Svaret är alltid att det beror på. Om man börjar med val av plattform blir man begränsad till vad den kan erbjuda och inte.

Vi har under året arrangerat poddevent, promenadsessioner, gemensam matlagning och mycket annat. Hade vi börjat med val av plattform hade vi aldrig kommit på den typen av aktiviteter. Ett råd är därför att börja med att fundera på vilken typ av aktivitet eller upplevelse du vill gruppen ska få ta del av tillsammans. Att komma fram till hur du kan göra det rent tekniskt och praktiskt kommer först i nästa steg.

Okunskapen kostar pengar och skapar ohälsa

Vi ser hur många större arbetsgivare gör två stora misstag just nu, förmodligen på grund av okunskap. Det får onödiga konsekvenser, leder till ohälsa och är ett slöseri med resurser. De två misstagen kan enklast sammanfattas så här.

De flesta team och avdelningschefer saknar resurserna som krävs

Många stora organisationer delegerar ansvaret för teamaktiviteter till teamet och deras chef. Några är kreativa och driftiga vilket leder till bra möten och roliga aktiviteter. Men alldeles för många saknar den kunskap och kreativitet som krävs för att skapa bra aktiviteter som bygger gemenskap. Det gör att några team och avdelningar får mycket, men den stora merparten nästan inga tillfällen alls för mer spontan social interaktion. Att få höra om hur andra avdelningar gör en massa skoj kan ytterligare sänka moralen och motivationen.

Oftast har man också på teamnivå en rätt tight budget som begränsar vad man kan göra. Att arrangera en Cookalong kostar exempelvis från 25 000 kronor och de flesta team har inte den budgeten. Om man istället köper in den centralt för några hundra blir kostnaden per person en helt annan. Idag kan vi dessutom med så kallad ’watchparty’ teknik sända ut en centralt arrangerad aktivitet till många mindre videomötesrum, där teamen kan samlas ett och ett för att ta del i den centrala aktiviteten tillsammans.

Man behöver inte ett videomöte till

Utan kunskap om hur vi människor fungerar psykologiskt tror man att lösningen är enklare än vad den är. Många bjuder in till ännu ett videomöte, men väljer att kalla det för digital fika eller AW. Deltagarna ansluter för att se och prata med varandra. Den enda sak som skiljer detta från alla andra, de alltför många videomötena, är att man vid detta också fikar eller tar ett glas tillsammans. Det räcker tyvärr inte.

Vi människor är designade för att mötas och interagera, göra och uppleva saker tillsammans. När vi inte får det tappar vi motivation, energi och blir deprimerade. Våra hjärnor, belöningssystem, nervsystem och annat är komplexa konstruktioner som det tar många år att lära sig förstå. Men vi har en glädjande nyhet. Du behöver bara lära dig vad du ska göra, inte hela den komplicerade vetenskapen bakom hur det fungerar.

När vi håller utbildningar om hur man gör digitala möten som uppnår målen och är kul på vägen brukar vi särskilt trycka på att det är tre områden man behöver ha koll på.

Man blir inte ”skärmtrött” utan ”nära-skärmen-trött”

Vi delar upp arbete och deltagande i framåt- och bakåtlutat. Det första är när man sitter fokuserad nära skärmen och interagerar via tangentbord och mus. När man gör det arbetar de främre delarna av hjärnan och mer energi förbrukas, som leder till att man blir trött snabbare.

Före pandemin deltog vi i de flesta möten och konferenser på ett mer bakåtlutat sätt, som när vi ser på film eller tv. Då är det andra delar av hjärnan som arbetar och gör att vi orkar längre. Därför kan vi exempelvis plöja en hel tv-serie en kväll utan att somna, men skulle vara utmattade efter ett par timmar om vi gjorde samma sak framåtlutade över datorn samtidigt som vi skulle behöva skriva saker i en chatt.

Försök därför att producera delar av eller hela mötet eller eventet så att deltagarna kan ta del av det i helskärmsläge, sittande mer bekvämt i en fåtölj eller soffa. Interaktionen kan istället flyttas över till mobilen där man öppnar upp för möjlighet att skicka in frågor, delta i omröstningar och annat. På så sätt orkar man med både fler och längre möten och event.

Lägereldar skapar stabilitet

I en osäker värld blir fasta rutiner och ritualer viktiga. De som kan göras gemensamt brukar kallas lägereldar och är aktiviteter som återkommer på fasta platser eller tider. Exempel är SVT’s Hemmagympa med Sofia och Folkhälsomyndighetens presskonferenser, men också när människor en viss tid varje dag gått ut på balkongen för att applådera för vården tillsammans med sina grannar.

Som arbetsgivare och chef kan du bidra till att öka tryggheten i medarbetarnas vardag genom att arrangera såna här lägereldar. Ett tips är att jobba med fasta event eller aktiviteter som är frivilliga att delta i men som återkommer på samma dag och tid varje vecka.

Gemenskap uppstår när vi gör saker tillsammans

Efter ett år med pandemi och hemmaarbete är de flesta trötta på att bara titta, prata och lyssna på varandra. Vi människor är mer än den frimärksruta som syns i bild. Vi både vill och behöver använda också resten av våra kroppar.

Vi kan inte ses fysiskt men fortfarande laga och äta mat tillsammans, där vi får en delad smak- och doftupplevelse. Vad man ska äta tillsammans och när är ett av de största samtalsämnena på den fysiska arbetsplatsen och kanske det mest saknade just nu. Vi kan ha bokcirkel, spela spel, lyssna på musik, se på film och mycket mer tillsammans, utan att behöva samlas fysiskt.

Faktum är att det går att göra och uppleva mycket mer tillsammans på distans än de flesta tror. Det som krävs är bara att man bejakar sin kreativitet och nyfikenhet, eller tar hjälp av någon annan som har den förmågan.

Av: Jörgen Dyssvold, eventdesigner och mötesproducent hos mötesbyrån Herr Omar

Herr Omars tips på hur du skapar en känsla av gemenskap i digitala möten och event