Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
    • Artipelag
    • Aronsborg
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2021-03-09 | Expertråd | Gästskribent | Krönika

Nej, medarbetarna behöver inte ett videomöte till

Att skapa gemenskap utan att ses fysiskt är en utmaning. Men faktum är att man kan göra mer än de flesta tror. Det som krävs är lite koll på hur vi människor fungerar psykologiskt i kombination med en portion kreativitet. Börja med syfte och mål och fokusera lite mindre på tekniken. Skapa aktiviteter där deltagarna får händerna fria för annat och aktivera dem. Det är några saker som bidrar till bättre digitala möten och event.

Nej, medarbetarna behöver inte ett videomöte tillJörgen Dyssvold

Nu i mars är det många som arbetat hemifrån ett helt år. Det har gått bättre än många vågade tro och kommer säkert förändra synen på vad jobbet är, när och var det utförs, för alltid. Med hjälp av digitala verktyg har man kunnat lösa mycket men inte allt. En sak som många saknar är de spontana sociala interaktioner vi kunde ha vid kaffemaskinen, runt lunchbordet och på andra platser när vi fysiskt befann oss på samma ställe.

Häromveckan medverkade vi i ett webbseminarium som Vetenskapsrådet arrangerade. Temat var hur man skapar digitala möten som engagerar. Att döma av ett rekordstort antal deltagare var det ett ämne som intresserade många. Vi var inbjudna för att dela med oss av våra erfarenheter kring hur man skapar gemenskap när man inte kan mötas fysiskt. Bland annat hade vi förberett tio konkreta tips som du hittar i slutet av den här artikeln.

Under samtalet valde vi att särskilt lyfta två saker.

Möten och event är kommunikationsaktiviteter

Anledningen till att mötesdeltagare anser att bara halva tiden är effektivt använd arbetstid är att många arrangörer ser på dem som något praktiskt, inte strategiskt. Om man börjar med att boka lokal eller välja teknisk plattform är det dömt att misslyckas. Innan man är överens om varför det arrangeras, vad de som ska delta kan få ut, vilka de är och vad mötet ska leda till kan man rimligen inte påbörja det praktiska arbetet. Det blir lika dumt som att packa in familjen i bilen för en semesterresa utan att ha en aning om vart man ska åka.

Tekniken har bara ringa betydelse

Vi får dagligen frågan från gamla och nya kunder om vilken teknisk plattform som är bäst. Svaret är alltid att det beror på. Om man börjar med val av plattform blir man begränsad till vad den kan erbjuda och inte.

Vi har under året arrangerat poddevent, promenadsessioner, gemensam matlagning och mycket annat. Hade vi börjat med val av plattform hade vi aldrig kommit på den typen av aktiviteter. Ett råd är därför att börja med att fundera på vilken typ av aktivitet eller upplevelse du vill gruppen ska få ta del av tillsammans. Att komma fram till hur du kan göra det rent tekniskt och praktiskt kommer först i nästa steg.

Okunskapen kostar pengar och skapar ohälsa

Vi ser hur många större arbetsgivare gör två stora misstag just nu, förmodligen på grund av okunskap. Det får onödiga konsekvenser, leder till ohälsa och är ett slöseri med resurser. De två misstagen kan enklast sammanfattas så här.

De flesta team och avdelningschefer saknar resurserna som krävs

Många stora organisationer delegerar ansvaret för teamaktiviteter till teamet och deras chef. Några är kreativa och driftiga vilket leder till bra möten och roliga aktiviteter. Men alldeles för många saknar den kunskap och kreativitet som krävs för att skapa bra aktiviteter som bygger gemenskap. Det gör att några team och avdelningar får mycket, men den stora merparten nästan inga tillfällen alls för mer spontan social interaktion. Att få höra om hur andra avdelningar gör en massa skoj kan ytterligare sänka moralen och motivationen.

Oftast har man också på teamnivå en rätt tight budget som begränsar vad man kan göra. Att arrangera en Cookalong kostar exempelvis från 25 000 kronor och de flesta team har inte den budgeten. Om man istället köper in den centralt för några hundra blir kostnaden per person en helt annan. Idag kan vi dessutom med så kallad ’watchparty’ teknik sända ut en centralt arrangerad aktivitet till många mindre videomötesrum, där teamen kan samlas ett och ett för att ta del i den centrala aktiviteten tillsammans.

Man behöver inte ett videomöte till

Utan kunskap om hur vi människor fungerar psykologiskt tror man att lösningen är enklare än vad den är. Många bjuder in till ännu ett videomöte, men väljer att kalla det för digital fika eller AW. Deltagarna ansluter för att se och prata med varandra. Den enda sak som skiljer detta från alla andra, de alltför många videomötena, är att man vid detta också fikar eller tar ett glas tillsammans. Det räcker tyvärr inte.

Vi människor är designade för att mötas och interagera, göra och uppleva saker tillsammans. När vi inte får det tappar vi motivation, energi och blir deprimerade. Våra hjärnor, belöningssystem, nervsystem och annat är komplexa konstruktioner som det tar många år att lära sig förstå. Men vi har en glädjande nyhet. Du behöver bara lära dig vad du ska göra, inte hela den komplicerade vetenskapen bakom hur det fungerar.

När vi håller utbildningar om hur man gör digitala möten som uppnår målen och är kul på vägen brukar vi särskilt trycka på att det är tre områden man behöver ha koll på.

Man blir inte ”skärmtrött” utan ”nära-skärmen-trött”

Vi delar upp arbete och deltagande i framåt- och bakåtlutat. Det första är när man sitter fokuserad nära skärmen och interagerar via tangentbord och mus. När man gör det arbetar de främre delarna av hjärnan och mer energi förbrukas, som leder till att man blir trött snabbare.

Före pandemin deltog vi i de flesta möten och konferenser på ett mer bakåtlutat sätt, som när vi ser på film eller tv. Då är det andra delar av hjärnan som arbetar och gör att vi orkar längre. Därför kan vi exempelvis plöja en hel tv-serie en kväll utan att somna, men skulle vara utmattade efter ett par timmar om vi gjorde samma sak framåtlutade över datorn samtidigt som vi skulle behöva skriva saker i en chatt.

Försök därför att producera delar av eller hela mötet eller eventet så att deltagarna kan ta del av det i helskärmsläge, sittande mer bekvämt i en fåtölj eller soffa. Interaktionen kan istället flyttas över till mobilen där man öppnar upp för möjlighet att skicka in frågor, delta i omröstningar och annat. På så sätt orkar man med både fler och längre möten och event.

Lägereldar skapar stabilitet

I en osäker värld blir fasta rutiner och ritualer viktiga. De som kan göras gemensamt brukar kallas lägereldar och är aktiviteter som återkommer på fasta platser eller tider. Exempel är SVT’s Hemmagympa med Sofia och Folkhälsomyndighetens presskonferenser, men också när människor en viss tid varje dag gått ut på balkongen för att applådera för vården tillsammans med sina grannar.

Som arbetsgivare och chef kan du bidra till att öka tryggheten i medarbetarnas vardag genom att arrangera såna här lägereldar. Ett tips är att jobba med fasta event eller aktiviteter som är frivilliga att delta i men som återkommer på samma dag och tid varje vecka.

Gemenskap uppstår när vi gör saker tillsammans

Efter ett år med pandemi och hemmaarbete är de flesta trötta på att bara titta, prata och lyssna på varandra. Vi människor är mer än den frimärksruta som syns i bild. Vi både vill och behöver använda också resten av våra kroppar.

Vi kan inte ses fysiskt men fortfarande laga och äta mat tillsammans, där vi får en delad smak- och doftupplevelse. Vad man ska äta tillsammans och när är ett av de största samtalsämnena på den fysiska arbetsplatsen och kanske det mest saknade just nu. Vi kan ha bokcirkel, spela spel, lyssna på musik, se på film och mycket mer tillsammans, utan att behöva samlas fysiskt.

Faktum är att det går att göra och uppleva mycket mer tillsammans på distans än de flesta tror. Det som krävs är bara att man bejakar sin kreativitet och nyfikenhet, eller tar hjälp av någon annan som har den förmågan.

Av: Jörgen Dyssvold, eventdesigner och mötesproducent hos mötesbyrån Herr Omar

Herr Omars tips på hur du skapar en känsla av gemenskap i digitala möten och event

  • Var tydlig inför mötet med vilken form det har
  • Inled med en introduktionsrunda och/eller isbrytare
  • Ställ frågor som kan summeras med vilka ni är eller hur ni mår som grupp
  • Ge möjlighet att ställa och svara på frågor anonymt
  • Välj slumpmässigt ut vilka som ska besvara frågor som ställs
  • Ta in musik, ljud och videoklipp
  • Varva mellan framåt- och bakåtlutat deltagande
  • Ta med deltagarna på en promenad
  • Koppla in händerna och gör något tillsammans
  • Avsluta med något som gör att alla lämnar med en positiv/hoppfull känsla
Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Pia Thedéen, Nya Ledarskapet

Pia gav hjärnsmarta tips

I veckan bjöds Executiveffects läsare på ett kostnadsfritt lunchwebbinarium där Pia Thedéen, vd på Nya Ledarskapet lärde oss hur vi kan bli bättre på att skapa resultat och samtidigt må bra. Här några av hennes tips!

I en våg av AI-genererade bilder: låt fotografering skapa stolthet – och bilder med känsla!

I en våg av AI-genererade bilder: låt fotografering skapa stolthet – och bilder med känsla!

Under mina år som både ledare och kommunikatör har jag gång på gång sett kraften i riktigt bra bilder. Oavsett om det handlar om porträtt, verksamhetsbilder eller ögonblicksbilder från ett event eller en teamaktivitet – så kan rätt bild verkligen fånga magin när människor interagerar. Därför tog jag ett samtal med fotografen Jenny Unnegård, som med över 25 års erfarenhet av både fotografering och kommunikation har sett branschen utvecklas från alla håll.

Värdskapet som gör skillnad – det du känner, minns och tar med dig hem

Värdskapet som gör skillnad – det du känner, minns och tar med dig hem

Annons

Det handlar inte bara om vad du ser – det handlar om hur du blir bemött, hur du blir omhändertagen och hur du känner dig när du lämnar dagens konferens

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

 
  • IMA - International Management Assistants Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Port Du Soleil i Göteborg rankas som världens 25:e bästa nattklubb

Port Du Soleil i Göteborg rankas som världens 25:e bästa nattklubb

Port Du Soleil har nyligen blivit utsedd till världens 25:e bästa nattklubb i den prestigefyllda globala nattklubbsrankingen ”International Nightlife Association”. Inte nog med det – klubben har även vunnit priset som den mest miljövänliga nattklubben på listan. Tävlingen, som avgjordes tidigare denna vecka, är baserad på en samlad bedömning från en expertjury, branschfolk och röster från nattklubbsbesökare världen över.
Lista: 8 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Lista: 12 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Allt fler restauranger erbjuder Chambre Séparée som är det perfekta alternativet för dig som vill äta god mat ute men fortfarande sitta avskilt med ditt sällskap. Här listar vi 12 restauranger som erbjuder chambre séparée i stockholm!
"Jag tackar Kjell Enhagers glassboomerang!"

Jag tackar Kjell Enhagers glassboomerang!

Executiveeffects chefredaktör Sophia Loader berättar i sin krönika om hur ledarskapskonsulten Kjell Enhagers tips om glassboomerangen hjälpt henne och om vikten av få personer att göra saker av egen fri vilja.
16 restauranger att abonnera i Stockholm för middagar och fester

16 restauranger att abonnera i Stockholm för middagar och fester

Letar du efter en restaurang i Stockholm där du kan abonnera för ditt nästa event eller fest? Det finns många fantastiska alternativ som erbjuder en kombination av unika miljöer och högkvalitativ mat. Oavsett om du planerar en privat fest på restaurang, en bröllopsmiddag eller en företagskickoff, finns det restauranger som passar alla behov. I denna guide presenterar vi några av ...
VD, CEO eller managing director - vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president eller managing director – vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president, managing director eller kanske koncern-vd? När det kommer till ledartitlar är företagsvärlden en djungel av akronymer och begrepp. Men vad betyder de egentligen, vilken titel gäller var och skrivs de med stor eller liten bokstav? Här reder vi ut skillnaderna och bjuder på en rolig språkfälla du absolut vill undvika.

Expertråd

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Event

Sol från klarblå himmel, mingelglada gäster, fantastisk mat och en inspirerande föreläsning – när Mötesbaren intog sommarverandan på Fotografiska blev det en kväll att minnas. Kolla in mingelbilderna här!

Möt Johanna Tüll Hollander:  ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Möt Johanna Tüll Hollander: ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Profiler

Hon har nyligen bytt jobb från Executive Assistant på Munters till Chaos Coordinator på Swedish Neutral. Vi möter Johanna Tüll Hollander som berättar hur hon höll på att ta livet av sin chef, om sin checklista och sitt bästa engelska språktips!

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Event

Chris Christiansson är programdirektör på Ara Health och har utbildat över 5 000 ledare i ”Sustainable Healthy Performance” och i ”In Demand Robustness”. I geopolitiskt oroliga tider är detta viktigare än någonsin, menar Chris. Nu har du som Executiveeffects läsare möjlighet att få delta under två dagar i Laax i Schweiz för att se om det kan vara något för din organisation.

Grattis alla ny-cerifierade EA:s!

Grattis alla ny-certifierade EA:s!

Aktuellt

I går var det dags för den tionde omgången av Executive Business Assistant att certifieras. Stort grattis säger vi på Executiveeffect till er alla!

Grattis Julia Wiklund - utsedd till årets EA!

Grattis Julia Wiklund – utsedd till årets EA!

Aktuellt

Efter 23 år med namnet ”Vidgade Vyer” har Företagsuniversitetets årliga konferens för assistenter och administratörer bytt namn till Perspektiv 360. Den ägde rum förra veckan och till ”Executive Assistant of the Year” utsågs Julia Wiklund på Hitachi Energy till. Stort grattis säger vi på Executiveeffect!

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Inspiration

Den 12 juni öppnade Clarion Hotel Sign sin nya rooftop bar ”Hidden Gem” på åttonde våningen i samarbete med Orrefors & Kosta Boda. Med en ginbar i glastema, signaturglas från Lena Bergström och en utsikt värdig åtagandet som landets ledande designhotell, har Stockholmarna fått en ny takpärla att samlas kring i sommar

Så köper Västra Götalandsregionen in resebyråtjänster – 5 lärdomar för VD-assistenter

Så köper Västra Götalandsregionen in resebyråtjänster – 5 lärdomar för VD-assistenter

Affärsresor

Vill du förstå hur stora organisationer köper in resebyråtjänster? Västra Götalandsregionen hanterar över 20 000 resor per år – här är 5 tips du kan ta med dig.

SAS åter igen världens punktligaste flygbolag

SAS åter igen världens punktligaste flygbolag

Affärsresor

SAS är för andra månaden i rad världens mest punktliga flygbolag. Redan under april 2025 intog de rankingen och nu även under maj 2025, både i Europa och globalt.

Emotionellt kapital: Nyckeln till starka nätverk och en hållbar assistentroll

Emotionellt kapital: Nyckeln till starka nätverk och en hållbar assistentroll

Inspiration

Det som för många skapar verkligt värde är förmågan att bygga relationer baserade på förtroende, empati och emotionellt stöd. Genom att vara den som lyssnar, uppmuntrar och fångar upp signaler från kollegor och andra assistenter, kan du inte bara stärka ditt nätverk – utan hela din yrkesroll.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com