Lyko rekryterar Office Manager till Stockholm – strateg och doer för 12 kontor
Skönhetsbolaget Lyko söker en Office Manager till huvudkontoret på Sveavägen i Stockholm. Rollen kombinerar strategiskt kontorsansvar med hands-on drift, och spänner över 12 kontor och mer än 1 300 medarbetare. För dig som arbetar nära ledningen som Executive Assistant eller VD-assistent är detta en möjlighet att kliva in i en central funktion med stort genomslag i kultur, arbetsmiljö och verksamhetsstöd.
Om rollen: navet i kontorsupplevelsen och Lykokulturen
Lyko ser kontoret som mer än en arbetsplats – det är en bärande del av varumärket och kulturen. Som Office Manager ansvarar du för att kontoren fungerar optimalt och att Lykokänslan märks och känns i vardagen. Du driver kontorskonceptet, utvecklar processer, följer upp kostnader och säkerställer en enhetlig upplevelse mellan marknader.
Rollen är placerad på huvudkontoret i Stockholm. Du leder det dagliga arbetet, prioriterar, fördelar uppgifter och har stöd av en Office Coordinator. Det finns inget formellt personalansvar, men du arbetsleder i vardagen och driver officestrategin framåt.
Ansvarsområden i korthet
- Kontorsservice och drift: inköp, leverantörskontakter, kostnadsuppföljning och teknik i vardagen.
- Samarbete och kommunikation: nav mellan interna kontaktytor, fastighetsägare och externa partners.
- Eventplanering: konceptualisera och genomföra interna aktiviteter – från frukostar och AW till större säsongsevent.
- Globala riktlinjer: säkerställa att Lykos kontorskoncept och värderingar efterlevs på samtliga 12 kontor; stöd vid förändringar och nya etableringar.
- Arbetsmiljö: vid behov delta i skyddsronder och bidra till en trygg, fungerande kontorsmiljö.
Vem Lyko söker
Du har erfarenhet av kontorsdrift och trivs i skärningspunkten mellan strategi och operativt genomförande. Du är relationsskapande, lösningsorienterad och strukturerad – med förmåga att driva projekt från start till mål.
- Projektledning inklusive planering, koordinering och uppföljning.
- Hantering av leverantörer, avtal och kostnader.
- Planering av interna event som stärker kultur och engagemang.
- Process- och strukturarbete för kontorsmiljö och service.
- Budgetdisciplin och prioriteringsförmåga i dynamisk miljö.
- Bidrag till arbetsplatskultur genom initiativ och aktiviteter.
- Trygg kommunikation på svenska och engelska.
Placering och organisation
- Plats: Lyko HQ, Sveavägen, Stockholm.
- Team: People & Culture.
- Rapporterar till: Klara Nygren, Internal Communication & Brand Manager.
- Närvaro: på plats större delen av veckan; flexibilitet vid behov.
Urval och ansökan
- Ansökan utan CV och personligt brev – urvalsfrågor används i stället.
- Nästa steg för kandidater: personlighets- och logiktest.
- Löpande urval. Sista ansökningsdag: 21 december 2025.
- Frågor om tjänsten: [email protected].
- Ansök via ”Ansök nu” (ansökningar via e‑post tas inte emot).
Varför detta är intressant för executive assistants och ledningsstöd
- Strategisk påverkan: rollen sätter standard för hur kontor stödjer produktivitet, kultur och varumärke i flera länder.
- Stakeholder management: daglig samverkan med ledning, HR/People & Culture, fastighetsägare och leverantörer.
- Mätbar effekt: kostnadsuppföljning, processförbättringar och kvalitativa upplevelser för medarbetare och besökare.
- Karriärväg för EAs: naturligt steg för erfarna assistenter med projekt- och leverantörsansvar som vill bredda till ett flerplatsuppdrag.
Tips till dig som vill söka
- Lyft konkreta exempel där du minskat kostnader eller höjt servicenivån via process- eller leverantörsförbättringar.
- Beskriv hur du byggt kultur internt genom återkommande event eller program – och vilka nyckeltal/effekter ni såg.
- Visa din förmåga att skala arbetssätt mellan flera kontor eller team (mallar, rutiner, uppföljning).
- Betona trygg kommunikation på svenska och engelska i externa och interna gränssnitt.
- Var tydlig med din tillgänglighet på plats – rollen kräver fysisk närvaro större delen av veckan.
Faktaruta
- Titel: Office Manager
- Arbetsgivare: Lyko
- Plats: Stockholm (Sveavägen)
- Anställningsform: Tillsvidare
- Team: People & Culture
- Ansvarsområde: Officestrategi och drift för 12 kontor, >1 300 medarbetare
- Sista ansökningsdag: 21 december 2025 (urval sker löpande)
- Kontakt för frågor: [email protected]
- Ansökan: via ”Ansök nu”; utan CV/personligt brev, med urvalsfrågor samt personlighet- och logiktest
Nyckelord
Lyko, Office Manager, Stockholm, kontorsdrift, leverantörskontakter, kostnadsuppföljning, eventplanering, arbetsmiljö, People & Culture, kontorsstrategi, ledningsstöd, Executive Assistant, VD-assistent, kultur och varumärke, flerplatsorganisation.
Följ Executiveeffect för fler nyheter, guider och analyser om rollerna närmast ledningen.
