Executive & Workplace Coordinator på Syncron – nyckelroll för dig som vill kombinera ledningsstöd och arbetsplatsansvar
Söker du nästa steg där executive support möter workplace management? Syncron i Stockholm rekryterar en Executive & Workplace Coordinator – en bred och affärsnära roll för dig som vill stötta seniora ledare, driva kontorsdrift och stärka medarbetarupplevelsen i en global techmiljö. Tjänsten passar särskilt dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill växla upp ditt strategiska och operativa ansvar.
Om Syncron
Syncron är ett ledande SaaS-bolag med mer än 20 års erfarenhet av eftermarknadslösningar. Bolagets Service Lifecycle Management-plattform omfattar bland annat supply chain-optimering, prissättning och service fulfillment (t.ex. garantiärenden, fältservice, serviceparts- och kunskapshantering). Syncron har global närvaro med kontor i bland annat USA, Storbritannien, Tyskland, Frankrike, Italien, Japan, Polen och Indien – med koncernhuvudkontor i Sverige – och samarbetar med varumärken som JCB, Kubota, Electrolux, Toyota, Renault och Hitachi.
Om rollen: Executive & Workplace Coordinator i Stockholm
I rollen kombinerar du executive support med arbetsplats- och kontorskoordinering samt medarbetarupplevelse. Du blir en central kontaktpunkt för medarbetare, besökare och leverantörer och säkerställer en välkomnande, effektiv och professionell arbetsmiljö.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Executive support: Kalender- och möteshantering, reseplanering, framtagning av presentationer och underlag, mötesanteckningar samt koordinering av ledningsmöten, workshops och teamaktiviteter. Hög integritet vid hantering av konfidentiell information.
- Workplace & office coordination: Daglig kontorsdrift, leverantörs- och fastighetskontakt, beställningar av material och utrustning, mottagning och behörigheter, samt stöd i arbetsmiljö, HSE och regelefterlevnad.
- Employee experience & events: Onboardinglogistik för nya medarbetare, planering av kontorsaktiviteter och företagssammankomster samt nära samarbete med People/HR i interna initiativ och kommunikation.
- Globalt samarbete: Koordinering över tidszoner med kollegor i Syncrons internationella kontor och stöd i globala projekt där lokal exekvering behövs.
Vem är du? Kvalifikationer och förväntningar
- Minst 3 års erfarenhet av executive assistance, office/workplace coordination, administration, operations eller liknande.
- Utmärkt organisations- och tidsplaneringsförmåga samt vana att prioritera parallella uppgifter.
- Proaktiv, hands-on och noggrann – med starkt ägarskap och servicetänk.
- Trygg kommunikatör som trivs i dialog med seniora ledare och medarbetare på alla nivåer.
- Stark integritet vid hantering av känslig information.
- Erfarenhet av leverantörs- och tjänstehantering kopplat till kontor och faciliteter.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Goda kunskaper i Microsoft 365 och förmåga att snabbt lära nya verktyg.
- Bekväm i en global, multikulturell och hybrid arbetsmiljö.
Meriterande
- Tidigare stöd till C-level/seniora chefer.
- Erfarenhet från tech, SaaS eller internationella organisationer.
- Koordinering av workplace-/facilities-/kontorsprojekt.
- Planering av företagsevent, ledningsmöten och engagemangsinitiativ.
Det här erbjuder Syncron
- Globalt samarbete med kollegor över länder, kulturer och tidszoner.
- Flexibelt arbetssätt inom landet där kontoret är placerat.
- Karriärutveckling, inklusive lärresurser som LinkedIn Learning och tydliga ramverk.
- Meningsfullt arbete som bidrar till att modernisera kunders service- och eftermarknadsaffär.
- Inkluderande kultur med empati, öppen kommunikation, lärande och leverans i fokus.
- Förmåner för välmående och trygghet anpassade efter lokal marknad.
Varför rollen är extra relevant för Executive Assistants och ledningsassistenter
Det här är en möjlighet att kombinera klassiskt ledningsstöd med ett utökat mandat inom arbetsplats, faciliteter och medarbetarupplevelse. Du får påverka processer, bygga relationer tvärfunktionellt och bidra direkt till ledningens effektivitet – samtidigt som du säkrar en välfungerande och engagerande arbetsmiljö för hela kontoret. För dig som vill bredda från renodlad EA-funktion till en mer holistisk Executive & Workplace Coordinator-roll är detta ett naturligt nästa steg.
Så maxar du din ansökan
- Visa exempel på hur du effektiviserat ledningsmöten, resor eller dokumentflöden.
- Lyft erfarenhet av leverantörsstyrning, facilities eller kontorsflyttar/ombyggnationer.
- Beskriv hur du mätt och förbättrat medarbetarupplevelse och kontorsprocesser.
- Demonstrera digital verktygsvana i Microsoft 365 och samarbete i hybrida team.
- Poängtera din förmåga att hantera konfidentialitet och arbeta i internationella miljöer på både svenska och engelska.
Inkluderande rekrytering – sök även om du inte prickar allt
Syncron uppmuntrar kandidater med olika bakgrunder att söka – även om du inte uppfyller alla krav. Överförbara färdigheter, potential och motivation värderas högt.
Plats och nästa steg
Placering: Stockholm. Vill du veta mer om bolaget och deras resa mot att göra det komplexa enkelt? Besök Syncron på syncron.com och håll utkik efter tjänsten Executive & Workplace Coordinator.
Nyckelord för dig som söker
Executive & Workplace Coordinator, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, kontorskoordinator, workplace coordinator, employee experience, kontorsansvarig, facilities, Stockholm, SaaS, globalt bolag, ledningsstöd.
