Mönstret är detsamma oavsett kategori: inköpen görs reaktivt, styckevis och av den som råkar ha tid. Prisfördelar uteblir, spårbarheten är obefintlig och ingen ser totalkostnaden.
Många bäckar små
Det är lätt att avfärda enskilda inköp som icke-frågor. En laddare för 199 kronor här, ett batteripaket för 49 kronor där, en HDMI-adapter som behövs inför morgondagens kundpresentation.
Kostnaden för den typen av slentrianmässig inhandling biter sig fast på två ställen. Dels i priset: styckeköp utan avtal kostar alltid mer än samlade beställningar. Dels i arbetstiden: varje gång någon springer ut för att fixa en ersättningsladdare eller liknande försvinner tid. Och tid är som bekant guld.
Summera båda delarna under ett kvartal och en oväntat tung budgetpost växer fram. Det handlar inte om en enskild produkt; det handlar om en process som saknar struktur.
Enligt managementkonsultfirman Axholmen utgör indirekta inköp typiskt 5–15 procent av ett företags omsättning – och trots det hamnar de sällan på ledningens agenda. Kontorsförbrukning är ett skolboksexempel.
Samla, systematisera, spara
Lösningen är varken komplicerad eller tidskrävande. De flesta kontorsansvariga har en känsla, men sällan en helhetsbild. En snabb inventering av de vanligaste kategorierna – batterier, laddare, kablar, toner, köksförbrukning – brukar räcka för att synliggöra var pengarna och tiden faktiskt tar vägen.
Med den bilden på plats kan varje kategori få en tydlig hemvist. Toner och papper hamnar hos en kontorsleverantör. Kaffe och kök samlas i ett avtal. Batterier, laddare och kringutrustning beställs samlat från en specialist i stället för att köpas styckevis på fem olika ställen. Batterioutlet.se är ett tydligt exempel på en sådan specialist: brett sortiment, bra priser i volym och leverans direkt till kontoret.
Många företag i Sverige skulle kunna minska den där oväntade budgetposten betydligt genom att helt enkelt ge varje produktkategori en fast leverantör och sluta improvisera. Principen är densamma oavsett produkttyp: färre beställningstillfällen, större volymer, lägre styckpris. Och framför allt, en process som inte kräver att någon tänker på det varje vecka.
Ett fiktivt exempel – spara 30 000
Ett mellanstort kontor med 40 arbetsplatser. Ingen inköpsrutin för förbrukningsartiklar. Alla köper det som behövs, när det behövs, där det är närmast.
Scenario A – Utan struktur (ett år):
- Batterier (AA, AAA, knappceller) styckeköpta i butik: ~4 800 kr
- Laddare, kablar och adaptrar köpta akut: ~12 000 kr
- Toner beställd från olika leverantörer utan avtal: ~14 500 kr
- Köksförbrukning (kaffe, muggar, diskmedel, bestick) i småpartier: ~9 200 kr
- Uppskattad arbetstid för ärenden (ca 3 timmar/månad à 400 kr/h): ~14 400 kr
- Totalt: ~54 900 kr
Scenario B – Med fasta leverantörer och samlade beställningar:
- Batterier, laddare, kablar och kringutrustning samlat via Batterioutlet.se: ~7 200 kr
- Toner och papper via kontorsleverantör med avtal: ~9 500 kr
- Köksförbrukning via samlat avtal: ~6 400 kr
- Uppskattad arbetstid (ca 30 min/månad): ~2 400 kr
- Totalt: ~25 500 kr
Skillnaden i det här fiktiva exemplet: nästan 30 000 kronor per år. Inte genom att byta till sämre produkter eller dra ner på förbrukningen, utan genom att sluta improvisera. Bara där är julbordet i princip betalt.
