Intervju med årets Executive Assistant: “Jag älskar assistentrollen”

Grattis till utmärkelsen ”Executive Assistant of the Year 2020”. Hur känns det att ta hem utmärkelsen?
– Det känns alldeles fantastiskt och ganska omtumlande. Det känns också bra att få ett riktigt häftigt kvitto på att det jag gör är rätt saker.

Varför tror du att du vann?
– Jag tror jag vann för att jag är driven, modig och för att jag älskar assistentrollen. Jag vill öka kännedomen om rollen – hur roligt, svårt, givande och engagerande det är att vara assistent, speciellt på ledningsnivå.

Hur länge har du jobbat som Executive Assistant?
– 

Sedan 1997, så det blir 23 år i år.



Vad enligt dig utmärker en riktigt vass Executive Assistant?
– 

En stor portion mod tycker jag riktigt vassa assistenter har; att våga ta plats, vara förtrolig, säga nej. Smidighet, lyhördhet och förstås servicekänsla är också utmärkande. Och även, som dagens jobbsamhälle är uppbyggt, klara av stressen utan att bli stressad själv. Den biten kan vara trickig. 


Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Jag har lärt mig att mitt och chefens jobb fungerar smidigare och bättre om vi bygger upp ett förtroende mellan oss. Om vi litar på varandra till 100 %, då blir det mesta lättare. Men båda måste jobba på att bygga förtroendet förstås. 

Jag har haft chefer som inte vågat eller velat ha förtroende för mig. Ja, en har till och med sagt att han inte vet vad han ska ”ha” mig till. Det ska sägas att han tillträdde en tjänst och ”ärvde” mig. Det blir betydligt tyngre att jobba då man får arbeta för sitt berättigande. Hans företrädare frågade mig vid anställningsintervjun varför det är bra att ha en assistent – detta var inom konsultvärlden, där administration bara kostar pengar och ska minimeras så mycket som möjligt. Jag svarade att han ska se sin organisation som en motor och administrationen, därmed jag alltså, är oljan i motorn. Alla vet vad som händer med en motor som inte har olja, den kraschar. Hans efterträdare förstod inte riktigt det där. 


Hur ser din roll ut?
– Jag brukar säga att min roll är lite ”gott och blandat”.

 Mitt huvudsakliga fokus ligger mot vd, styrelse och företagsledning. Jag ”äger” vd:s kalender och styr på så sätt hennes möten men läser däremot inte hennes mejl, det sköter hon själv. Det känner jag är bra då jag själv får cirka 90-100, ibland fler, mejl om dagen där allt är något som ska göras, kollas, bokas in etcetera. Vi har avstämningar varje vecka, ibland varje dag så jag känner inte att jag missar något av att inte läsa hennes mejl.



Sträcker sig ditt arbete “utanför din chef” också?
– Ja, jag jobbar också ut mot organisationen, jag sitter med i större eller mindre projekt om allt möjligt. Just nu sitter jag i en styrgrupp som nominerar och genomför ett årligt internt arrangemang ”Årets förebild”. Jag ansvarar också för något vi kallar ”Medaljfest”, vi firar dem som jobbat 25 år eller mer i företaget. 

Jag är dessutom ett bollplank ut mot hela huset och det handlar om stort och smått. Mestadels vill man prata med min chef och då är det min sak att avgöra om hon vill ses eller inte, vilket förstås betyder att jag och min chef har nära kontakt så jag vet vad som är på hennes agenda just nu. 

Jag leder också ett internt assistentnätverk där vi jobbar mycket på att hålla varandra informerade om vad som händer i organisationen och ibland löser vi också ”knäckfrågor” inom organisationen. 

Vad kan en sådan knäckfråga till exempel vara?
– Just nu handlar det om att knäcka vår möteskultur, vi har otroligt mycket möten hos oss. Alltför många och det tar tid ifrån huvudfokus. Vet man orsaken till ett problem kan man också lindra och dämpa symptomen.

 

Hur kan en vanlig dag se ut?


– Jag har egentligen inte en vanlig dag, i form av regelbundna saker som kommer varje dag. Men mina dagar börjar alltid på ett likadant sätt – jag kollar min och chefens kalender och kikar på hur dagen ser ut. Därefter hanterar jag mejl som kommit under kvällen och natten och planerar in om jag ska göra något eller inte. 

Efter det brukar klockan vara runt nio, då har kontoret vaknat och allt möjligt kan hända. Det händer ofta att jag går hem och inte har gjort något av det jag planerat att göra utan istället gjort en massa annat. 



Vad är roligast i din jobbvardag?
– 

Även om det är jobbigt att bli avbruten, måste jag säga att det roligaste är när människor kommer förbi och vill något. Jag tar alltid tillfället i akt att prata lite mer med varje person och får på så sätt en god överblick över hur organisationen mår. Lite småprat kan ta tid men det är guld värt för både mig och min chef.


Vilket är de mest galna projekt som du fått på ditt bord?
– Vet inte om det var ett projekt, men ett galet ögonblick var nog när jag skulle utbildas till att bli expeditionsledare på Polarforskningssekretariatet och en sommarmorgon 1996 befann mig på Svalbard och fick stå isbjörnsvakt mellan klockan 04.00–06.00. Det var galet och jag kommer ihåg att jag stod på en stor sten, spanande efter isbjörn medan alla andra sov och tänkte för mig själv “hur har du hamnat här egentligen?”. 

Det har varit lite lugnare med galenheterna efter det…

Vad händer under 2020? Något speciellt du ser fram emot?
– Vi har vår medaljfest i juni, det brukar vara ett roligt evenemang. I övrigt är det ett vanligt år med mycket som händer. I höst kommer jag ägna en del tid att rensa och städa – både fysiskt men även digitalt. Jag planerar att gå i pension under 2021 så jag behöver förbereda en del inför det efter tio års jobb här. Efter pensionen tänker jag mig starta upp en tredje karriär som författare. Vi får se om jag lyckas. Har inga planer att ligga på sofflocket även om jag blir pensionär så småningom.