Fem gyllene regler för mötesbokningen

Många går direkt från ett möte till nästa utan särskilt mycket tid till att sätta sig in i vad det nya mötet ska handla om. Bara 20 procent av alla chefer menar att grundläggande information finns i deras kalender för majoriteten av deras möten. I en ny gästkrönika beskriver Fredrik Bauer från Mötesutveckling.se mötesbokningens fem gyllene regler för att skapa effektiva möten.

I studien Svenskars möten 2019 ställde vi drygt 40 frågor till ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner. Bara åtta procent upplever att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. Samtidigt finns en stor samsyn om vad som gör ett möte effektivt. Det handlar framförallt om tydligt syfte, mål och agenda. Trots det bryr sig hela 40 procent inte om att fråga efter detta om det saknas i mötesbokningen. Siffran är något bättre för chefer men det är ändå färre än hälften av cheferna som aktivt frågar efter dessa basala fakta om det saknas i deras kalender.

Inte konstigt att många upplever att deras möten inte är effektiva! Du som jobbar nära ledningen kan göra stor skillnad. Genom att säkerställa att alla mötesbokningar uppfyller fem gyllene regler blir det enklare att komma igång med det nya mötet och fatta rätt beslut.

Tidpunkt
När mötet ska äga rum är ofta angett, men för att ett möte ska vara effektivt behöver mötets längd vara anpassad efter syfte, mål och upplägg för mötet och inte efter standardinställningen på 60 minuter. Det mesta som är planerat till 60 minuter kan klaras av på maximalt 45 minuter. Våga ifrågasätt!

Plats
Var ska mötet hållas? Måste majoriteten av alla möten hållas i ett konferensrum eller passar det kanske med ett promenadmöte. Vi vet att fysisk rörelse och omväxling stimulerar kreativiteten och vår hälsa. Ändå svarar 80 procent att de i stort sett aldrig har promenadmöten enligt Svenskars möten 2019. Med hänsyn till var mötet ska äga rum handlar det självklart också om att planera in tid för förflyttning till och från mötet.

Syfte
För att mötet ska kunna vara effektivt krävs ett tydligt svar på frågan varför behövs mötet? Nöj dig inte med en övergripande allmänt hållen beskrivning. Kräv istället en tydligt formulerad fullständig mening(-ar).
Är det du själv som kallar till mötet är det ofta bra att ställa frågan Varför? minst två gånger, skriv ned svaret och fråga dig eller den som ska hålla i mötet om det verkligen behövs ett möte för att nå det syftet.

Mål
Vad ska mötet leda till? Vart ska teamet ha kommit och hur ska det kännas när mötet avslutas för att det ska vara ett lyckat möte? Har ni en gemensam målbild är förutsättningarna goda för att alla ska jobba åt samma håll istället för att börja mötet med olika förväntningar.

Agenda
Lednings- och styrelsemöten har ofta en återkommande agenda. Vad kan du göra för att alla möten ska ha en lika tydlig agenda? Är det verkligen samma saker som behandlas på alla lednings- och styrelsemöten eller borde agendan anpassas beroende på syfte och mål för varje specifikt möte?

Ifrågasätt!
De här fem punkterna kan verka självklara. Trots det menar bara en femtedel av alla chefer att alla eller nästan alla av deras möten har tydligt syfte, mål och agenda. Om du vågar ifrågasätta kommer de du jobbar för att få mer effektiva möten.

Är du nyfiken på studien Svenskars möten 2019 hittar du information och kostnadsfria rapporter på https://motesutveckling.se/motesfakta/

Om Fredrik Bauer
Fredrik Bauer vill rädda världen från trista och ineffektiva möten och arbetar idag som utbildare, mötesledare och projektledare. Oavsett storlek på möte fokuserar han på syfte, mål och konkreta slutsatser. Fredrik Bauer är författare till boken Mötesräddaren med konkreta mötesmetoder som stimulerar hjärnan till effektiva och kreativa möten, initiativtagare till Svenskars möten 2019 – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet och grundare av Mötesutveckling.se.