Executiveeffect startade i början av 2020 en egen Assistent-panel. Syftet med Assistent-panelen är att ledningsassistenter får dela med sig av kunskap, tips och ge en inblick i sin vardag med andra assistenter.
Nu är det dags för andra omgången på temat hälsa, välmående och återhämtning!
Möt deltagarna i Executiveeffects Assistent-panel;
Emma Unogård, Executive Assistant på Volvo Group Connected Solutions AB
Yassin Koleilat, Executive Assistant på ABB
Eva Borg, Executive Assistant på Alfa Laval
Tove Hellberg, Executive Assistant på Volvo Construction Equipment
Frida Bodin, chefsassistent på Väsbyhem
1. Hur hanterar du stress i ditt arbete?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Jag försöker göra kraftiga prioriteringar i mina arbetsuppgifter och ser jag att jag kan be någon annan om hjälp med vissa uppgifter så gör jag det. Försöker även att få in små mikropauser när jag kan, till exempel ta en kaffe med en kollega. Det kanske tar lite tid för stunden men ger mer energi i längden.
Yassin Koleilat (ABB): Svaret på denna fråga varierar säkerligen väldigt mycket från person till person i och med att vi klarar av stress på olika sätt. En av mina starka sidor är att jag klarar av många bollar i luften och det krävs väldigt mycket innan jag upplever negativ stress. Jag föredrar gärna lite positiv stress men det gäller att prioritera rätt och detta är något man måste lära sig. Något som får mig att känna stress är när inkorgen växer och för att motarbeta detta så säkerställer jag att antalet olästa mejl ligger runt 10-20 mejl. Får jag ett mejl som jag vet att jag kan svara på direkt, så gör jag det.
Eva Borg (Alfa Laval): För mig är det viktigt att ta hand om mig själv när det gäller kost, sömn och motion. Om jag och min kropp är i balans, då klarar jag även av stressen mycket bättre. Jag är noga med att få mina 7-8 timmars sömn per natt, äta mycket frukt och grönt samt träna och röra på mig regelbundet.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Jag jobbar mycket med listor, att ha skrivit ned och prioriterat kommande och pågående uppgifter som annars bara snurrar runt i huvudet hjälper mig mycket i stresshanteringen! Tycker även att det är oerhört viktigt med frisk luft och motion – det är något jag försöker att inte prioritera bort, hur stressigt jag än har det. Att bolla utmaningar eller att prata om mina stresskänslor med mina kollegor fungerar också för mig – man får oftast synvinklar och/eller tips som man själv aldrig skulle tänkt på, framför allt om man är blockad i sitt tänkande av stressen.
Sofie Holm (Pilotage): Att-göra-listan kan många gånger kännas lång då den sträcker sig över en längre tid. Men då bryter jag ner listan i mindre delar, veckovis och dag för dag. På så vis får man en bra överblick. En lista för en arbetsdag gör jag gärna dagen innan som sen avser nästkommande arbetsdag. Det är viktigt att det är en realistisk lista! Inte en med exempelvis 15 uppgifter men som jag vet att jag ”bara” kommer att hinna tio uppgifter av. Det skapar onödig stress. Prata och våga också be om hjälp. Genom att prata om de svårigheter som eventuellt finns så upplever i alla fall jag att det kan kännas bättre och det kan ge en nya infallsvinklar. Det skapar också förståelse vilken situation man är i och man kan få hjälp med en lösning.
Frida Bodin (Väsbyhem): Jag skriver listor! Då blir det tydligt för mig vad jag har att göra och vad som behöver prioriteras.
2. Vilket är ditt bästa tips för att prioritera och våga säga nej?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Det är verkligen en återkommande utmaning och inte helt lätt i alla lägen, särskilt inte när vi jobbar i ett serviceyrke och det ligger i vår natur att hjälpa till och ställa upp. Jag övar på detta dagligen och ju mer erfarenhet jag skaffar mig desto starkare och mer självsäker i min roll blir jag. Ett tips är att lära känna verksamheten. Ju mer du kan om verksamheten desto bättre blir du på att prioritera eftersom du har koll på vilka uppgifter som verkligen är viktigast för stunden vilket samtidigt ger en inre trygghet i att våga säga nej.
Yassin Koleilat (ABB): Prioritera alltid kronologiskt, det vill säga det som har en deadline först. Använda gärna en to-do app eller tasks i Outlook som hjälper dig med att komma ihåg de olika deadlines. Allt som skall göras, lägg in det så säkerställer du ett bra flöde av arbetsuppgifter. Naturligtvis innebär detta också att man behöver antingen att säga nej till vissa uppgifter eller att man i sin roll som Executive Assistant också kan delegera inom organisationen baserat på vikten för den gällande frågan.
Eva Borg (Alfa Laval): Jag försöker vara tydlig mot mina uppdragsgivare om vad jag har på mitt bord just nu och således även konsekvenserna av att jag prioriterar upp eller ner något. Med åren har jag även blivit bättre på att delegera – förr fick jag nästan dåligt samvete av att be om hjälp från en kollega!
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Tänk alltid på att du själv ska komma som prioritet nummer ETT – no matter what! Om inte du själv mår bra så kommer ingenting annat i ditt liv att fungera särskilt bra heller. Varken på jobbet eller i privatlivet. Att investera i ditt eget välmående är en grundförutsättning för att du ska kunna fungera på övriga plan i livet. Genom att våga göra de prioriteringar som är nödvändiga för dig och att våga säga nej visar du både för dig själv och för andra var din prioritet ligger.
Sofie Holm (Pilotage): Mina tips för att prioritera att är att samla uppgifter på ett ställe för att kunna värdera dem i relation till varandra och göra en att-göra-lista för att bena ut. Ibland kanske man känner att allt på listan känns viktigt. Har man svårt att prioritera själv – våga be om hjälp och fråga! Vad gäller att våga säga nej så tror jag att det kan vara svårt att våga säga nej i just i denna typ av roll. Men det är viktigt att man värdesätter sin egen tid och litar på sin planering. Kommunikation, tydlighet och rakhet är viktigt. Våga till exempel förklara ”Jag hade gärna gjort det här, men jag hinner inte på grund av..”. Eller få hjälp att ställa det i relation till en annan uppgift. Vad händer om jag säger ja till detta, vad påverkas då? Jo denna deadline blir uppskjuten etc. Man kan också, istället för att göra jobbet åt personen, dela med sig av kunskaperna som behövs för att lösa problemet!
Frida Bodin (Väsbyhem): Här kan jag nog bli bättre, så jag får suga åt mig av andras tips!
3. Vad gör du för att inte bli för stillasittande på jobbet (eller i dessa tider om du jobbar hemifrån)?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Även detta är en utmaning, i alla fall för mig. På jobbet försöker jag stå och jobba, kanske ta en liten promenad över lunchen. Nu när jag jobbar hemifrån blir det enbart sittande jobb och inte den bästa arbetsställningen. Under dessa veckor av hemarbete så ser jag verkligen vikten av rutiner och det har blivit tydligt för mig när på dygnet som jag har minst inre motstånd att ta mig ut. Vi har ett dagligt morgonmöte kl 9 och innan det så försöker jag ta min promenad eller ett kortare springpass.
Yassin Koleilat (ABB): För två år sedan så tog jag beslutet att inhandla hem ett elektriskt höj- och sänkbart skrivbord som alla i familjen kan använda och detta är ett av de bästa köpen man kan göra för att få till en bra arbetsplats hemma. På jobbet står jag normalt och jobbar och detta gör jag nu även hemma. Under lunchen så tar jag dagligen en 15-min powerwalk bara för att få igång kroppen fysiskt.
Eva Borg (Alfa Laval): Jag jobbar inte så mycket hemifrån, utan är mest på kontoret. Där försöker jag variera så att jag omväxlande står och sitter vid skrivbordet. Mitt kontor är på femte våningen och jag tar alltid trapporna. När jag jobbar hemifrån börjar jag dagen med en promenad och försöker oftast även pussla in en promenad under lunchen.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Jag har schemalagda ”promenadtider” ute i naturen varje dag. Dessa är prioriterade och oerhört viktiga för mitt välmående. Tar telefonmöten i samband med promenader (där det inte krävs kalenderplanering eller presentationsarbete).
Sofie Holm (Pilotage): Jag har blockerat tid för pauser i min kalender! Speciellt i dessa tider då jag arbetar mycket hemifrån, då är det ingen kollega som rycker i en när det är dags för kaffepaus, lunch etc. I min kalender har jag bland annat blockerat tid för lunch samt en promenad på minst 30 minuter varje dag. Jag tror att det är viktigt att försöka upprätthålla rutinerna man har vanligtvis även när man arbetar hemifrån.
Frida Bodin (Väsbyhem): Jag försöker ta mig tid att komma ut en sväng på lunchen. På kontoret står jag upp i stort sett hela dagarna – på så sätt känner jag mig mer alert och alltid redo att ta tag i saker.
4. Hur återhämtar du dig helst?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Jag älskar att promenera och gärna med en podcast i lurarna. Även yoga är något som är väldigt viktigt för mig, där får både kropp och knopp en ordentlig återhämtning. Något som jag även snöat in på är målarböcker. När jag sitter och färglägger kan jag verkligen helt koppla bort alla tankar som snurrar i huvudet.
Yassin Koleilat (ABB): Jag löper 2-3 gånger per vecka och detta får mig känna att jag får möjligheten att byta miljö och vara i naturen. Samtidigt får är detta ett tillfälle när man är helt själv och man kan tömma alla sina tankar. För mig är detta oerhört viktigt i mitt liv.
Eva Borg (Alfa Laval): Genom mindfulness och yoga. Eller genom att njuta av tystnaden en helg i stugan i Halland med långpromenader längs stranden eller i skogen.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Genom en promenad i naturen med min sambo eller en vän.
Sofie Holm (Pilotage): Jag återhämtar mig helst genom att få umgås med min familj. Få en helg utan massor av planer och bara få vara, gå upp på morgonen och inte stressa med tider som ska hållas utan göra det man känner för. Frukost vid kl. 10 en helg är inte helt fel!
Frida Bodin (Väsbyhem): Med styrketräning. Är det fint väder sitter jag gärna några minuter i solen och samlar på mig lite energi.
5. Stöttar din arbetsgivare dig på något sätt när det kommer till hälsa, välmående och återhämtning? Om ja, hur?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Vi har ju som alla andra ett friskvårdsbidrag att ta ut varje år. Sedan ordnar Volvo Group många olika aktiviteter kopplat till hälsa och välmående, till exempel yoga, innebandy, jogging-grupper. Hos oss på Volvo Group Connected Solutions så har vi även haft yoga på kontoret en gång i månaden. Jag äter mest växtbaserat och eftersom jag är den som beställer mycket catering slår jag ett slag för mer vegetarisk mat och där får jag mycket medhåll från kollegor. När vi har aktiviteter med ledningsgruppen så försöker vi också ha ett inslag av fysisk aktivitet och hittills har vi testat på curling, synkroniserad isdans, yoga och beach vollyboll och det har varit mycket uppskattat! Men välmående för mig handlar mest om hur vi har det på insidan och eftersom vi jobbar hårt så behöver vi även kunna återhämta oss på ett bra sätt. Där tycker jag att jag har en ledare och en ledningsgrupp med hög empati och stor förståelse för vad som verkligen är det viktiga i livet. Vi talar mycket om ”ansvar under frihet” vilket gör att vi lättare kan planera vårt arbete på ett sätt som passar in i livet i stort.
Yassin Koleilat (ABB): Precis som många andra företag erbjuder ABB sina anställda friskvårdsbidrag via Benify. ABB följer upp detta väldigt noga och uppmuntrar sina anställda under året att nyttja denna förmån. Utöver det så rullas det ut olika kurser och föreläsningar kring stress och välmående. ABB har också en “Hälsa och Säkerhetsvecka” där man belyser och uppmuntrar till alla möjliga frågor kring hälsa och säkerhet. Denna vecka hålls i alla länder samtidigt världen över. Sist men inte minst har ABB olika Golden Rules och en av dessa regler följer är att ”Jag tar tillsammans med min chef, ansvar för en bra balans mellan arbete och fritid.” Detta öppnar upp en naturlig väg för att ha en dialog med sin chef om just balans och återhämtning. Jag känner att jag får all den support från min arbetsgivare som behövs i mitt arbetsliv.
Eva Borg (Alfa Laval): När allt är som vanligt arrangerar min arbetsgivare ett antal träningspass per vecka. Så här i corona-tider är det istället virtuella träningspass i bland annat yoga, mindfulness och tabata. Vi får även regelbundet tips och råd på vårt intranät om hur vi ska ta hand om oss själva för att må bra, och även föreläsningar. Emellanåt har vi också små utmaningar mellan de svenska kontoren om att stå och jobba en viss tid, gå lunchpromenader, göra knäböj osv! Den senaste utmaningen är att vi – genom att räkna steg – tillsammans ska gå ett varv runt jordklotet under en månad. Och vår personalmatsal har ett fantastiskt utbud av goda och nyttiga rätter!
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Ja, förutom ett generöst friskvårdsbidrag erbjuds även gemensamma träningspass, mindfulnesskurser online, utnyttjande av de gym som vi har i våra lokaler och andra hälsofrämjande aktiviteter som våra hälsocoacher anordnar. Vi har även en företagshälsovård där vi kan söka stöd och hjälp vid behov.
Sofie Holm (Pilotage): Min arbetsgivare lägger stort värde på personlig hållbarhet genom att skapa balans mellan livet olika delar. För min del kan det till exempel vara att det finns möjlighet att hämta barnen från skola tidigare en dag för att få ihop alla delar just den dagen. Sedan har varje medarbetare även möjlighet till individuella samtal med hälsocoach, friskvårdsbidrag, friskvårdstimme en gång i veckan plus andra fysiska aktiviteter. Utöver det har jag en stöttande chef som stämmer av hur det går med träningen. Vi brukar skoja och säga att han är tjatig, men jag vet att han gör det med välvilja och hans peppande hjälper mig faktiskt framåt vilket jag är tacksam för! Och jag är otroligt tacksam över att det är stort fokus på den personliga hållbarheten hos oss!
Frida Bodin (Väsbyhem): På Väsbyhem har vi ett högt friskvårdsbidrag – 5000 kronor, så det räcker till mycket. Vi får subventionerad massage på kontoret och har även en aktiv friskvårdsgrupp som jag är medlem i. Vi har befogenhet att hitta på mycket skoj för medarbetarna och just nu planerar vi för ett litet företagsgym på kontoret.
