Wise Admin (f.d. The Pace) söker Executive Assistant med fokus på projekt och koordinering i Stockholm
Rekryteringsspecialisten Wise Admin, tidigare känd som The Pace, utlyser nu ett heltidsuppdrag för en Executive Assistant i Stockholm. Uppdraget passar dig som vill arbeta nära ledning och verksamhet i en större, gärna internationell och reglerad organisation, med tydligt fokus på struktur, framdrift och effektiv koordinering.
Om uppdraget
Rollen är ett konsultuppdrag via Wise Admin och innebär att du håller ihop planering, prioritering och uppföljning för chefer och team. Kvalitet, noggrannhet och proaktivitet är centralt – du skapar överblick, säkrar att rätt aktiviteter sker i rätt tid och fungerar som nod mellan olika delar av organisationen.
Centrala arbetsuppgifter
- Kalender- och möteskoordinering för ledning och nyckelpersoner
- Förberedelse av material, presentationer och beslutsunderlag
- Uppföljning av aktiviteter och leveranser för att driva framdrift
- Hantering av intern kommunikation och informationsflöde
- Samordning tvärs funktioner och team i en matrisorganisation
- Struktur- och processförbättringar för effektivare arbetssätt
Kvalifikationer och erfarenhet
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller projekt-/ledningskoordinator nära seniora chefer i större organisation
- Mycket goda kunskaper i MS Office – särskilt PowerPoint, Excel och Outlook – samt förmåga att snabbt lära nya system
- Svenska och engelska flytande i tal och skrift
- Erfarenhet från läkemedel, life science eller annan reglerad verksamhet
- Vana att arbeta nära kvalitetsfunktioner (QA/QC)
- Erfarenhet av SAP och/eller HR-system
- Erfarenhet från internationell miljö och arbete i matrisorganisation
- Stark förmåga att organisera, prioritera och driva flera parallella processer med hög precision
Personliga egenskaper
- Självgående, strukturerad och ansvarstagande
- Proaktiv och ett steg före i planering och riskminimering
- Trygg i dialog med seniora stakeholders och beslutsfattare
- Prestigelös, lösningsorienterad, noggrann och med hög integritet
Organisation och kultur
Du kliver in i en central funktion i en större verksamhet med höga krav på kvalitet, tydliga processer och nära samarbete. Kulturen präglas av ansvarstagande, öppen dialog och gemensamt fokus på att leverera med kvalitet i varje steg. För rätt person finns stort förtroende, många kontaktytor och möjlighet att göra konkret skillnad.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Med ett tydligt fokus på att lyfta och matcha administrativ kompetens erbjuder de roller där struktur, ordning och arbetsglädje skapar direkt verksamhetsnytta.
Förmåner som konsult
- Marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag och pensionsavsättning
- Kollektivavtal och trygg anställning
- Kontinuerlig utveckling, stöd och bollplank från Wise
- Möjlighet att påverka framtidens arbetsplatser från dag ett
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
För er som arbetar närmast ledningen erbjuder uppdraget en bredd av ledningsstöd, PMO-lik koordinering och kvalitetsnära arbete – perfekt för EAs som vill fördjupa sin projekt- och processkompetens, vässa sin påverkansförmåga i matris och ta nästa steg mot mer strategiskt operativt ansvar.
Snabbfakta
- Roll: Executive Assistant / Ledningskoordinator
- Ort: Stockholm
- Omfattning: Heltid, konsultuppdrag
- Fokus: Projektkoordinering, kalender- och mötesstyrning, uppföljning, intern kommunikation
- Miljö: Större, reglerad och gärna internationell organisation
- System: MS Office (PPT/Excel/Outlook), SAP, HR-system
- Meriterande: Erfarenhet nära QA/QC, life science/läkemedel
Så söker du
Ansök via knappen ”Ansök nu” i annonsen och bifoga ditt CV. Wise Admin tar inte emot ansökningar via e-post. Konsultuppdrag tillsätts ofta löpande – vänta därför inte med din ansökan.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie på [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Felicia på [email protected].
SEO-nyckelord
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, ledningsassistent, projektkoordinering, kalenderhantering, MS Office PowerPoint Excel Outlook, SAP, QA QC, life science, läkemedelsindustrin, matrisorganisation, administrativ konsult, Wise Admin, The Pace.
