Cavotec söker Executive Assistant & Office Manager i Stockholms kommun
Globalt industribolag med fokus på elektrifiering och automation rekryterar nu en Executive Assistant & Office Manager till Stockholm. Rollen stöttar Group CEO och Corporate Management Team (CMT) och ansvarar samtidigt för kontorsdriften – en hybridroll för dig som vill kombinera strategiskt ledningsstöd, avancerad rese- och eventlogistik samt operativ office management i en internationell, hållbarhetsdriven miljö.
Om Cavotec
Cavotec utvecklar lösningar som elektrifierar och automatiserar hamnar och industriverksamheter för säkrare, renare och mer effektiva operationer. Med över 50 års ingenjörskompetens och global närvaro driver bolaget energiomställningen genom teknik som stödjer avkarbonisering och ökad drifteffektivitet.
Uppdraget i korthet
- Executive support till Group CEO och Management Team, inklusive styrelse- och ledningsadministration.
- Avancerad reseplanering och eventmanagement för ledningen, nationellt och internationellt.
- Office management och daglig drift av Stockholmskontoret med fokus på effektivitet och gästvänlighet.
Centrala ansvarsområden
Executive support
- Planera och hantera dagliga, veckovisa och långsiktiga agendor samt prioritera tid effektivt.
- Koordinera styrelsemöten, ledningsinternat och strategisessioner.
- Säkerställa uppföljning av deadlines, leverabler och milstolpar.
- Upprätta och förvalta årsplaner för styrelse och exekutivt team.
- Agera länk mellan ledning och interna/externa intressenter med hög sekretess.
- Administrativt stöd till marknadsavdelningen vid behov.
Reseplanering och event
- Organisera inrikes- och utrikesresor för CEO och Management Team: flyg, boende, visum, transfers och detaljerade resplaner.
- Hantera reseräkningar och utlägg enligt policy (t.ex. Rydoo, AMEX).
- Planera och genomföra interna och externa event i samarbete med HR och Marknad, inklusive budget, tidslinjer, leverantörsval och avtal.
- Koordinera ledningens deltagande i konferenser, paneler och publika framträdanden.
Office management i Stockholm
- Ansvara för daglig kontorsdrift och en välkomnande, välfungerande arbetsplats.
- Hantering av leverantörer, servicepartners, faciliteter och underhåll.
- Stöd vid lokal onboarding: arbetsplats, utrustning och access.
- Planera interna aktiviteter, teamträffar och bolagsmöten.
- Välkomna gäster och hantera inkommande förfrågningar via telefon och på plats.
Vem söker Cavotec?
- Kandidatexamen.
- 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent.
- Dokumenterad erfarenhet av office management och corporate eventplanering.
- Svenska och engelska på modersmåls- eller flytande nivå.
- Flexibel, lösningsorienterad och trygg i ett högt tempo.
- Mycket hög integritet och professionalism.
- Vana av rese- och utläggssystem (ex. Rydoo) och betallösningar (ex. AMEX).
- Utmärkta administrativa och organisatoriska färdigheter.
Varför är rollen intressant för dig som Executive Assistant?
- Nära samarbete med CEO och CMT – direkt insyn i lednings- och styrelsearbete.
- Kombination av strategiskt ledningsstöd och hands-on leverans inom resor, event och kontorsdrift.
- Global exponering i en internationell kontext med flera intressentgrupper.
- Möjlighet att bidra till hållbar industri genom teknik som driver avkarbonisering.
- Stor ägandeskap och påverkan i en roll med breda kontaktytor.
Så här söker du
Ansökan sker på engelska via Cavotecs karriärsida: cavotec.com/careers eller via LinkedIn. Bifoga uppdaterat CV på engelska. Endast kandidater som väl matchar kraven kontaktas. Kandidater som inte uppfyller kraven beaktas inte.
Om tjänsten i en mening
En hybridroll för en erfaren Executive Assistant som vill kombinera proaktivt ledningsstöd med kvalificerad rese- och eventlogistik samt ansvaret för ett välfungerande Stockholmskontor – i ett bolag som ligger i framkant av hållbar industri.
Nyckelord
Executive Assistant, VD-assistent, Office Manager, kontorschef, ledningsstöd, styrelseadministration, reseplanering, event management, office management, Stockholms kommun, Cavotec, hållbar industri, elektrifiering, automation, internationell miljö, EA-jobb Stockholm.
Källa: Cavotecs jobbannons
