Hallå där Jessica Wicklund! Vem är du och vad jobbar du med?
– Jag är en nyfiken och strukturerad person som älskar utveckling – tre superkrafter i mitt jobb som mötesdesigner och projektledare av konferenser. Nyfikenheten gör att jag vill förstå och sätta mig in i det verkliga syftet med mötet och de utmaningar som finns, medan min strukturerade sida skapar en tydlig och effektfull agenda och sömfri logistik.
Hur kommer det sig att du jobbar med det du gör?
– Att skapa möten och konferenser som verkligen gör skillnad är enormt tillfredsställande för mig som drivs av att se utveckling och meningsfulla resultat. Intresset väcktes under min tid på Svenska Möten i ett nära samarbete med mötesgurun Micke Darmell. Jag ville lära mig allt jag kunde om mötesdesign, men hade inte förutsättningarna för att använda kunskapen i praktiken. Därför tog jag klivet att starta mitt eget företag, Yes Workations.
Vad tycker du kännetecknar ett lyckat möte eller konferens?
– Det är när du som deltagare känner dig engagerad, trygg och förvissad om att tiden har varit väl investerad och kommer leda er framåt. Du lämnar mötet med en positiv känsla och med mer energi än innan.
En vanlig arbetsuppgift bland ledningsassistenter är att ansvara för såväl planeringen som genomförandet av möten och konferenser – ofta i kombination med en redan hög arbetsbelastning, hur ska man tänka för att arbeta smart kring det då?
– Det viktigt att ha en bra grund att utgå ifrån. Att redan från början sätta sig in i och förstå syftet och ställa många frågor. Då får du allt rätt från start och slipper dubbeljobba senare. Se på hela processen från början till slut utifrån deltagarens och mötesledarens ögon, vilka behov som finns och vilka utmaningar de ställs inför. Med informationen du får fram kan du preparera så mycket som möjligt och förutse eventuella problem som kan uppkomma. Ta in extern hjälp i ett tidigt skede, det tar ofta mer tid och resurser än du tror med planeringen. Då är det skönt att ha stöttning!
Du som är expert på möten – vilket är det bästa mötet du själv har upplevt? Och vad var det som gjorde det bra?
– De möten som gjort störst intryck på mig har varit möten där människor känt sig så trygga att de släppt garden och blottat sig, visat en sårbarhet. Det som händer under och efter är nästan som magi, det är så tydligt hur deltagarna kommer varandra närmare och utvecklas tillsammans när detta sker.
Finns det några klassiska fallgropar när det kommer till planering av möten och konferenser som man bör undvika?
– Att planera in alldeles för mycket i programmet! Och för att hinna med allt, prioritera bort pauser och tid för reflektion. Resultatet blir stressade deltagare och sämre ROI (Return on Investment).
Här är Jessica Wicklunds sex bästa tips för att få till lyckade möten och konferenser;
- Ge gott om utrymme för pauser och reflektionstid
- Ta bort så mycket distraktioner som möjligt och planera in mejl- och telefonpauser
- Involvera deltagarna
- Ha tydliga ramar
- Ha alltid ett tydligt syfte och mål
