Nyhet: Linnéuniversitetet rekryterar chefssekreterare till universitetsledningen i Kalmar/Växjö
Linnéuniversitetet förstärker universitetsledningens kansli och söker en lösningsorienterad, serviceinriktad chefssekreterare som vill arbeta nära rektor, prorektor och universitetsdirektör. Placering är i Kalmar eller Växjö, med resor mellan orterna. För den som trivs i en komplex miljö med tydligt ledningsstöd är detta en möjlighet att få central inblick i beslutsvägar, processer och styrning på ett av Sveriges större lärosäten.
Om universitetsledningens kansli
Kansliet är ett strategiskt och beredande stöd till universitetets ledningsprocesser. Uppdraget omfattar bland annat verksamhetsplanering och uppföljning, utredningar, verksamhetsutveckling samt kvalitetssäkring. Här ingår också myndighetsansvar såsom diarieföring, bevarande av handlingar, interna regelverk, rättssäker beslutsstruktur och relevant juridik. Avdelningen består av cirka 25 medarbetare i Kalmar och Växjö.
Rollen: chefssekreterare med ledningsnära ansvar
Som chefssekreterare skapar du struktur, framförhållning och ett professionellt administrativt stöd runt universitetsledningen. Du växlar mellan detaljer och helhet, prioriterar i realtid och säkerställer smidiga flöden mellan information, ärenden och beslut.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Kvalificerat administrativt stöd till rektor, prorektor och universitetsdirektör: kalenderhantering, mötesbokningar och reseplanering.
- Samordna kontakter, prioritera inkommande ärenden och skapa struktur i informations-, ärende- och beslutsflöden.
- Planera och administrera ledningsmöten och forum kopplade till universitetsledningen.
- Skicka kallelser, förbereda underlag och säkerställa korrekt och tidsenlig hantering av möteshandlingar.
- Hantera korrespondens, avtal, fakturor, utlägg samt genomföra relevanta bokningar.
- Bidra till att det dagliga arbetet kring universitetsledningen fungerar friktionsfritt.
Kvalifikationer (krav)
- Akademisk examen, minst kandidatexamen, eller likvärdig utbildning/erfarenhet.
- Minst ett års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd.
- Dokumenterad erfarenhet av mötesadministration och samordning i miljöer med många kontaktytor.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, i tal och skrift.
- God digital kompetens och förmåga att snabbt ta till dig nya system och verktyg.
Personliga egenskaper
Du är serviceinriktad, prestigelös och strukturerad. Du planerar, organiserar och prioriterar med framförhållning även när tempot är högt. Självständighet och initiativförmåga kombineras med systematisk uppföljning. Du kommunicerar tydligt och professionellt, sätter ramar när det behövs och bygger förtroendefulla relationer med hög integritet.
Meriterande erfarenhet
- Ledningsstöd eller kvalificerat administrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn.
- Koordinering av komplexa kalendrar och mötesflöden för personer i ledande befattning.
Anställningsvillkor
- Anställningsform: Tillsvidare, heltid. Vanligen inleds anställningen med sex månaders provanställning.
- Tillträde: Enligt överenskommelse.
- Placeringsort: Växjö eller Kalmar; resor mellan orterna förekommer.
- Lön: Individuell lönesättning – ange löneanspråk i ansökan.
- Ansökan: Skicka in senast 30 september.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Detta är ett utmärkt nästa steg för dig som vill arbeta nära högsta ledningen och utveckla din förmåga inom styrning, prioritering och kvalitetssäkrade beslutsprocesser. Rollen kombinerar klassiskt executive assistant-arbete (kalendrar, möten, resor och korrespondens) med strategiska inslag som kräver gott omdöme, sekretess och förmåga att navigera i en myndighetsstyrd verksamhet. Här får du reell påverkan på hur ledningens agenda tas från plan till genomförande.
Tips till din ansökan
- Synliggör hur du har kortat ledtider i mötes- och beslutsflöden, t.ex. genom förbättrade kallelser, underlag eller uppföljning.
- Ge exempel på hur du prioriterar i realtid och hanterar omplanering vid snabba förändringar.
- Beskriv systemvana (kalender- och dokumenthantering, ärende- och beslutsstöd) och hur du snabbt lär in nya verktyg.
- Betona din förmåga att arbeta tvåspråkigt på svenska och engelska i dokumentation och kommunikation.
- Har du erfarenhet från akademin eller offentlig sektor – lyft fram regelverk, diarieföring och formalia som du behärskar.
Kontakt
- Avdelningschef: Malin Lindström, [email protected]
- HR-partner (anställningsvillkor): Stina Andersson, [email protected]
- Fackliga företrädare: via universitetets växel 0772-28 80 00
Sista ansökningsdag
Skicka in din ansökan senast 30 september och ange löneanspråk. Change starts here – vill du vara med och sätta kunskap i rörelse i Kalmar och Växjö?
