Huawei Sweden rekryterar Administrative Specialist i Solna – med nordiskt budget- och riskansvar
Huawei Sweden söker en Administrative Specialist till kontoret i Solna. Rollen spänner över daglig kontorsdrift, leverantörshantering, policy och compliance samt budget- och kostnadskontroll för hela Norden. För dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta en möjlighet att kliva in i ett mer affärsnära administrativt ansvar med tydligt fokus på styrning, risk och effektiva processer.
Om rollen: kontorsadministration med nordiskt mandat
Som Administrative Specialist ansvarar du för att säkerställa smidiga kontorsrutiner i Sverige samtidigt som du driver administrativa budgetar, kostnadskontroll och riskhantering på nordisk nivå. Du blir en central kontaktpunkt för interna intressenter och externa leverantörer, och ser till att verksamheten följer bolagets riktlinjer och policyer.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Office operations: Säkerställa effektiv kontorsdrift, ordning och säkerhet på kontor och hemarbetsplatser samt hantering av inköp och kontorsmaterial.
- Leverantörsrelationer: Förhandla, koordinera och optimera samarbeten med leverantörer och tjänsteleverantörer.
- Policy och compliance: Ta fram och implementera administrativa regler, vara policyansvarig och stödja intern riskkontroll.
- Budget och kostnadskontroll: Äga och följa upp administrativa budgetar för Norden, analysera utfall och identifiera besparingsmöjligheter.
- Koordinering och ledningsstöd: Planera interna och externa möten samt ge administrativt stöd till kollegor och chefer.
Krav och kvalifikationer
- Kandidatexamen inom företagsekonomi, management eller liknande är meriterande.
- 3–5 års erfarenhet av administrativt arbete eller office management, gärna i internationell miljö.
- Dokumenterad erfarenhet av budgetstyrning och riskhantering.
- Mycket god organisations-, multitasking- och problemlösningsförmåga.
- Starka kommunikativa färdigheter och god samarbetsförmåga.
- Goda kunskaper i Microsoft 365/Office och relevanta kontorsverktyg.
- Flytande engelska; svenska eller annat nordiskt språk är en fördel.
Varför rollen passar Executive Assistants och ledningsassistenter
- Steg från klassisk assistentroll till affärsnära administration med budget- och riskansvar.
- Tvärfunktionell påverkan: arbete med leverantörer, interna stakeholders och ledning.
- Policy- och processägarskap som stärker din position i ledningsstödet.
- Nordisk exponering som breddar ditt nätverk och din erfarenhet av multinationella arbetssätt.
Så här stärker du din ansökan
- Visa mätbara resultat: konkreta exempel på kostnadsbesparingar, processförbättringar eller riskreducering.
- Lyft fram erfarenhet av upphandling och leverantörsavtal, inklusive KPI:er och SLA:er.
- Beskriv hur du arbetat med policyframtagning, internkontroll eller efterlevnad (compliance).
- Demonstrera vana av att koordinera möten och evenemang med många intressenter.
- Intyg på engelska plus svenska/nordiskt språk ger fördel i en nordisk/internationell miljö.
Placeringsort och räckvidd
Placeringsort: Solna, Sverige. Rollen omfattar administrativ budget- och kostnadskontroll samt riskhantering över samtliga nordiska länder.
Om Huawei
Huawei är en global ICT-aktör med lösningar inom telekomnät, IT och smarta enheter i över 170 länder och regioner. Bolaget rankades som nummer 49 på Fortune Global 500 år 2020. Läs mer på företagets webbplats: www.huawei.com.
Intresserad?
Om du vill arbeta nära verksamheten med ansvar för kontorsdrift, leverantörsstyrning, policy och nordisk budgetkontroll kan detta vara nästa steg. Besök Huawei för mer information om tjänsten och bolaget.
