Monika Englund fick sitt första vd-jobb vid 23-års ålder och har haft flera olika chefjobb sedan dess, alltifrån gruppledare till vd. Men som vd-assistent har hon aldrig jobbat vilket höll på att kosta henne jobbet som coach för gruppen av vd-assistenter för snart 10 år sedan. De ville försäkra sig om att jag var rätt person att vara deras coach, säger Monika och de krävde ett möte, nästan som en anställningsintervju, innan hon blev ”godkänd”. Hon var då tvungen att erkänna att hon inte jobbat som vd-assistent men som vd och väl kände till deras yrkesroll. De uppskattade hennes ärlighet och hon började coacha gruppen. De 16 – 20 vd-assistenterna träffas digitalt eller fysiskt under en för- eller eftermiddag fem gånger per år. I tur och ordning gästar de varandra och varje deltagare får på så vis möjlighet att presentera sitt företag, berättar Monika. Ofta vill vd:n vara med och presentera företaget och när han ser namnskyltarna med företagen representerade inser vd:n vilken otrolig kraft och kompetens personerna runt bordet har.
Nätverket blir som ens kollegor
Egn, Executives’ Global Network, grundades 1992 med syftet att hjälpa ledare och beslutsfattare att bli bättre. Det globala nätverket har idag 14 000 medlemmar i Europa, Asien, Afrika och Australien och fler än 8 000 företag och 70 yrkesgrupper är representerade. Det finns nätverksgrupper för olika yrkesroller och just för en yrkesgrupp som vd-assistenter, där man är ganska ensam i sin roll, är nätverksgruppen otroligt viktig, man blir som kollegor, berättar Monika. Man tar sällan in externa föreläsare utan vid mötena går gruppen igenom något tema som berör. Även mellan mötena har man gemensamma plattformar där man kan ställa frågor och få feedback av de andra. På så sätt sparas mycket tid och vd-assistenten kan komma tillbaka till sin vd och ge råd om hur de ska gå vidare tack vare det. Total sekretess råder förstås i gruppen. Det är ett krav för att det ska fungera.
Vad är de viktigaste egenskaperna för en vd-assistent?
Monika hänvisar till färgerna en person kan ha och säger att vd-assistenten i de allra flesta fall är grön. En grön persons drivkraft är att hjälpa andra. En grön person är också duktig på att hålla igång många projekt samtidigt. Som vd-assistent måste du dessutom vara duktig på att prioritera och sålla och ha hög integritet och förstå när någon kollega bara är ute efter att fiska information.
Och en vd-assistents största utmaningar i jobbet?
En bra vd är ute mycket i organisationen och för att kunna vara det måsta vd:n lite helt på sin vd-assistent. Om vd:n däremot inte har tilltro till sin vd-assistent och inte släpper ifrån sig sina mail och sin kalender då är det som att vara halvblind och det blir svårt att utföra sitt jobb på ett bra sätt. När någon i gruppen får en sådan vd brukar alla de andra ge rådet att söka ett nytt jobb, säger Monika.
Att ta hand om vd:ns privata angelägenheter är inget man ska göra som vd-assistent är man enig om i gruppen. Det är inte så vanligt att det är så men om man råkar ut för det ska man vänligt men bestämt låta bli att ta på sig det. Däremot ser man förstås till att allt som rör jobbet flyter på så att vd:n kan koncentrera sig på sina arbetsuppgifter!
Hur uppnår du bästa samarbetet med din vd?
Om du får en ny vd så sitt inte och vänta utan våga ta första steget och begär ett möte och fråga vilka förväntningar vd:n har på dig. Berätta att det här kan jag göra för dig, våga kliva fram och berätta om din kompetens, säger Monika. Hon rekommenderar täta avstämningsmöten, till exempel varje måndag, digitalt eller fysiskt, för att ha koll. Våga också fråga vad vd:n har för mål så du vet vart ni ska. Då kan du skapa en struktur och strategi kring dina arbetsuppgifter. Fungerar samarbetet följer man ofta sin vd och när vd:n blir erbjuden en ny post brukar frågan komma till dig som vd-assistent om du vill följa med.
Hur ser en vd-assistents karriär ut och hur har rollen utvecklats?
Ofta kommer man från en administrativ tjänst inom företaget, men de finns förstås också de som kommer utifrån.
Idag blir det digitala allt viktigare. Här gäller det att som vd-assistent hänga med. Ibland har du en vd som är väldigt med när det gäller den digitala utvecklingen och då kan det vara en utmaning. Ibland är det kanske tvärtom och då är det du som vd-assistent som måste hjälpa vd:n att hänga med. AI är ett exempel på tema som nätverksgruppen fokuserat på och pratat mycket om och lärt sig mer om.
Och slutligen, hur ser rollen ut framöver?
Monika tror att rollen mer och mer kommer utvecklas till att vara en sparringpartner åt vd:n. En vd som är trygg i sig själv och lägger sin planering i vd-assistentens händer inneär ett fantastiskt samspel och en superkraft med en duo som kan få allt att hända! Att vara vd-assistent är världens bästa och häftigaste jobb om man blir tajt med sin vd, avslutar Monika.
Mer om EGN här
