6 tips: Så här hanterar du besvärliga situationer på ett möte

Vad gör du som mötesledare när deltagare är sena, när talaren drar ut på tiden, när tekniken strular, när publiken inte är med, är gnälliga eller rentav somnar. Normalt flyter våra möten på utan friktion, vi är på tid, vi är att lita på. Men hur agerar vi bäst när besvärliga situationer uppstår. För det gör det, hela tiden. Ibland märks det inte, ibland är det väldigt uppenbart.

1, När deltagare är sena
Vi är normalt väldigt punktliga, inte minst i våra digitala möten. Men ändå, nästan alltid droppar det in någon sen deltagare, rakt in på Teams-mötet eller med andan i halsen in i lokalen och försöker diskret slå sig ner på en ledig plats som inte finns längst ut utan folk måste resa sig. Det stör. Det stör dig som startar mötet, det stör talaren som är igång och det stör publiken.

Börja alltid mötet på tid. Oavsett om alla kommit eller inte. Det ger signaleffekt både där och då samt till nästa tillfälle. Optimalt är att entrén finns längst bak i rummet. Se till att din publik samlar ihop sig centralt, att det finns extra stolar längst bak. Håller du ett möte digitalt se till att checka in 10 minuter innan mötet för att kallprata och bli bekant med tekniken.

2, När talaren drar ut på tiden
Proffstalare är med sin vana skickliga att hålla tiden. Ovana talare ska vi vara mer vaksamma på. Och du får vara beredd på att när talaren kommit igång ordentligt kan hen kidnappa publiken och dra ut på tiden, – Ni vill väl höra mer…?

Ett bra sätt är att vara övertydlig innan mötet på vilken effektiv tid som avses för varje moment, föreläsning, samtal, panel etc. Obs på att det behövs tid för att samla ihop deltagare, påannonsering, samtal, Q&A, reflektion. Om det i det skarpa läget ändå drar ut på tiden, vilket som bekant ofta händer, är det din skyldighet som ledare av mötet att kliva in. Vänligt, men bestämt. Du kan hänvisa till att du som önskar höra mer eller ställa frågor är välkommen att möta talaren i pausen. Och för guds skull, dra inte ner på den värdefulla paustiden bara för att talaren drar över.

3, När tekniken strular
Det kan vara uppkopplingen, ett filmklipp, övergång till opinionsmätning etc som strular. Även om du som alltid själv eller tillsammans med tekniker har testat att det fungerar innan. För talare, moderator och inte minst för teknikern är det ofta ett adrenalinpåslag. Något har gått snett. Här gäller det att åtgärda felet fortast möjligt.

Reflektionstid är lösningen. Publiken älskar pauser, att mötet är mänskligt, att det finns spontantid att reflektera över vad som sagts, uppdatera sina mötesnotat och samtala med varandra.

4, När publiken pratar för länge
Det är frågestund. Deltagarnas utmaningar och nyfikenhet är i centrum. Du som moderator tillsammans med en eller flera talare eller experter är i centrum. Någon ställer sig upp, tar till orda. Lägger ut texten om sin erfarenhet på området, sin syn på lösningen och passar på att berätta om de arbetsplatser hen varit på där detta verkligen varit ett problem, att det stämmer väl med vad forskningen säger och är i stånd med att ge ytterligare exempel på problematiken. Det har gått 4-5 minuter och ännu har ingen fråga kommit!
Ett vanligt scenario. Du måste som samtalsledare göra klart för publiken att vi enbart har utrymme för korta frågor, inga utläggningar. Så att så många som möjligt kan komma till tals. Om detta ändå sker har du all rätt i världen och ska avbryta, – Ursäkta, vad var frågan?

5, När det är tyst från publiken
Det kan vara jobbigt när föreläsaren eller moderatorn frågar, – Har ni några frågor? Och det blir knäpp tyst i lokalen. Ingen säger något och ju längre tid det är tyst desto mer pinsamt tyst blir det.
Du kan enkelt bryta dödläget. Gör klart innan föreläsningen att det blir tid för Q&A efteråt. Ge sedan din publik några minuter före frågestunden att reflektera över vad som sagts. Då kan du börja med att undra om det kommit fram något man är nyfiken på att fråga. Rikta gärna frågan direkt till någon enskild eller till någon grupp. Du ska även vara beredd ha några frågor själv i bakfickan. Du är ju ändå publikens språkrör.

6, När någon fråga är utanför ämnet
Den här är svår och måste hanteras varsamt. En publikfråga som inte har med ämnet att göra eller som talaren inte vill, eller inte kan svara på, måste ändå hanteras. Av respekt.
Du kan som moderator använda dig av ett blädderblock som stöttar upp och där frågor kan parkeras och hanteras efteråt eller i ett annat sammanhang. Alternativt har du en bisittare som antecknar.

Summa summarum
När deltagare är sena – börja ändå alltid på tid.
När talaren drar ut på tiden – bryt in och hänvisa till pausen.
När tekniken strular – värdefull reflektionstid.
När publiken pratar för länge – förvarna om korta frågor, bryt in om det ändå sker.
När det är tyst från publiken – ge reflektionstid, ha egna frågor klara.
När någon fråga är utanför ämnet – P-ruta.

Lycka till!

Av: Lennart Paulsson