Företagens kostnader för tjänsteresor fortsätter att öka, men det beror inte enbart på att medarbetarna reser mer. En ny rapport från Deloitte visar att resebudgetarna hos undersökta amerikanska företag väntas öka med 12 procent under 2026, medan antalet resor ökar med omkring 6 procent. För Executive Assistants och andra som planerar ledningens resor blir förmågan att balansera kostnader, tid och flexibilitet allt viktigare. Här är sju konkreta sätt att skapa en smartare reseplanering.

Dyrare resor ställer nya krav på planeringen

Att boka en tjänsteresa handlar om betydligt mer än att hitta en flygbiljett och ett hotellrum.

För den som ansvarar för en vd:s eller ledningsgrupps resor behöver hela resan fungera. Möten ska passa ihop med flygtider, transfer ska vara genomtänkt och det måste finnas tillräckliga marginaler för förseningar och förändrade planer.

Samtidigt behöver kostnaderna hållas under kontroll.

I rapporten 2026 Corporate Travel Study, publicerad i oktober, visar Deloitte att företagens reseutgifter ökar snabbare än antalet genomförda resor.

Bland de undersökta amerikanska företagen uppger 85 procent av reseansvariga att resebudgeten ökar under 2026.

I genomsnitt väntas utgifterna öka med omkring 12 procent, medan antalet resor ökar med cirka 6 procent.

Rapporten bygger bland annat på en undersökning bland 155 amerikanska reseansvariga och ska inte ses som en direkt mätning av utvecklingen i Sverige. Däremot belyser den en utmaning som många företag känner igen: att få ut mer värde av varje resa när kostnaderna stiger.

Flygresorna driver på kostnaderna

Enligt Deloitte har stigande flygpriser blivit en av de viktigaste faktorerna bakom ökade reseutgifter.

Det leder till att fler företag prioriterar kostnadskontroll, tydligare bokningsrutiner och bättre uppföljning.

Men rapporten visar också att många arbetsgivare försöker skydda resenärernas komfort.

Det finns en viktig anledning till det.

En billigare resa är inte nödvändigtvis en mer kostnadseffektiv resa om den samtidigt leder till förlorad arbetstid, onödiga ombokningar eller en utmattad chef som förväntas prestera direkt efter ankomst.

För den som planerar ledningens resor handlar uppdraget därför allt mer om att hitta en balans mellan pris och funktion.

Guide: 7 sätt att planera ledningens tjänsteresor smartare

1. Börja med syftet – inte bokningen

Innan du bokar bör du vara tydlig med vad resan ska uppnå.

Är syftet att träffa en viktig kund, delta i en konferens eller genomföra ett internt möte?

Genom att känna till målet blir det enklare att prioritera rätt och avgöra vilka delar av resan som är viktigast.

Det blir också lättare att bedöma när ett digitalt möte kan vara ett alternativ.

2. Planera i god tid – men behåll flexibiliteten

Att boka tidigt kan ge fler alternativ, men det är inte alltid den billigaste biljetten som är bäst.

Om chefens kalender ofta förändras kan en ombokningsbar biljett vara mer värdefull än ett lägre grundpris med begränsade möjligheter att göra ändringar.

Jämför därför inte bara biljettpriset, utan också villkor för ändringar, avbokningar och bagage.

3. Se till hela resekostnaden

Ett lägre flygpris kan snabbt ätas upp av extra kostnader.

Flygplatstransfer, taxiresor, bagageavgifter, måltider och extra hotellnätter behöver räknas in.

Ett hotell nära mötesplatsen kan exempelvis vara ett bättre alternativ än ett billigare hotell som kräver långa transporter.

4. Skydda chefens arbetstid

För ledningsassistenter är det ofta lika viktigt att planera tid som att planera pengar.

En resplan med alltför snäva byten, sena ankomster och tätt placerade möten kan öka risken för stress och störningar.

Skapa rimliga marginaler mellan ankomst och viktiga möten och tänk igenom vilka delar av resan som kan användas till arbete respektive återhämtning.

5. Ha alltid en reservplan

Flygförseningar, inställda avgångar och ändrade mötestider är en del av verkligheten.

Identifiera därför alternativa avgångar, kontrollera bokningsvillkoren och säkerställ att resenären enkelt kan få stöd om något händer.

Deloittes rapport visar att resenärer som använder appar för att hantera störningar uppger högre nöjdhet än de som behöver förlita sig på telefonsamtal eller hjälp vid flygplatsens servicedisk.

6. Använd digitala verktyg för bättre överblick

Digitala reseplattformar kan hjälpa till att samla bokningar, kvitton, reserutter och ändringar på ett ställe.

AI-baserade tjänster kan också få en större roll inom reseplanering och resenärsstöd.

Men tekniken bör användas som ett komplement till mänsklig kontroll, särskilt vid komplicerade resor där flera personer, möten och destinationer behöver samordnas.

7. Följ upp – och förbättra nästa resa

Efter en större eller komplicerad tjänsteresa kan det vara värdefullt att utvärdera vad som fungerade bra och vad som kunde ha gjorts bättre.

Var bokningarna tillräckligt flexibla? Fungerade transporterna? Blev det onödiga väntetider eller kostnader?

Genom att dokumentera erfarenheter och återkommande preferenser kan kommande resor bli både smidigare och mer kostnadseffektiva.

En mer strategisk del av assistentrollen

När företagens reseutgifter ökar blir reseplanering också en viktig del av verksamhetens resursanvändning.

För Executive Assistants innebär det en möjlighet att bidra med mer än administration.

Genom att förstå verksamhetens prioriteringar, förutse problem och optimera hela reseupplägget kan assistenten skapa både ekonomiskt och praktiskt värde.

Det handlar också om att kunna ge råd.

Ibland är en dyrare biljett det mest rimliga valet. I andra situationer kan ett möte genomföras digitalt, flera kundbesök kombineras till en resa eller en hotellnatt undvikas genom bättre planering.

Den bästa tjänsteresan är inte alltid den billigaste – utan den som ger störst värde i förhållande till tid, kostnad och syfte.