Executive Assistant till CFO och EVP Brand & Communications på Alfa Laval i Lund
Alfa Laval söker en erfaren och strukturerad Executive Assistant som vill arbeta i hjärtat av koncernens finansiella och varumärkesdrivna arbete. Rollen är placerad i Lund och innebär ett nära partnerskap med två seniora ledare: CFO samt EVP, Brand & Communications. För dig som vill ta nästa steg i en internationell miljö och höja värdet av ledningsstöd är detta en möjlighet att påverka – på riktigt.
Om rollen
I den här rollen förväntas du vara navet som säkrar tempo, prioriteringar och genomförandekraft i två globala funktioner. Du arbetar självständigt i en matrisorganisation, bygger relationer med interna och externa intressenter och fungerar som en betrodd kontaktpunkt för ledningsgrupper inom Finance samt Brand & Communications. Arbetet spänner från operativt precisionsarbete till strategiskt planeringsstöd, med stor vikt vid gott omdöme, flexibilitet och integritet.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Proaktivt ledningsstöd till CFO och EVP, inklusive prioriteringsstyrning och uppföljning.
- Kalender- och möteskoordinering, inklusive agenda, material, protokoll och åtgärdsuppföljning.
- Planera och hålla samman årsplanering, nyckelmilstolpar och återkommande ledningsaktiviteter.
- Koordinera ledningsgruppsmöten för Finance samt Brand & Communications.
- Säkra överblick av deadlines, leverabler och beslut – och driva att aktiviteter slutförs i tid.
- Fungera som professionell kontaktpunkt mot interna och externa intressenter.
- Förbereda och samordna möten, workshops, konferenser och webbinarier.
- Bidra till presentationsmaterial, briefings och övriga underlag vid behov.
Resor och administration
- Boka och koordinera inrikes/utrikesresor, logistik och kringarrangemang.
- Hantera reseutlägg, fakturaadministration och attestflöden.
- Granska och godkänna månadsvisa tidsrapporter för berörda enheter.
- Säkerställa smidig kontors- och funktionsadministration.
- Hantera konfidentiell information med hög integritet.
Digitalt samarbete och kontinuerlig förbättring
- Underhålla relevanta SharePoint- och Teamsytor, inklusive behörighetsstyrning.
- Förbättra mötesstrukturer, administrativa processer och arbetssätt.
- Identifiera och införa smarta arbetssätt med digitala och AI-stödda verktyg.
- Samarbeta med Alfa Lavals globala EA-/adminnätverk för kunskapsdelning och koordinering.
Vem söker Alfa Laval?
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant eller senior administratör i global/matrisorganisation.
- Utmärkt förmåga att organisera, koordinera och tidsplanera – både helikopterperspektiv och detaljprecision.
- Proaktivt arbetssätt, starkt omdöme och förmåga att prioritera i föränderliga lägen.
- Trygg kommunikatör och relationsbyggare med diplomatisk och professionell ton.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel) samt Teams och SharePoint.
- Intresse för teknik och praktisk erfarenhet av AI-verktyg för ökad effektivitet.
- Flexibel, stresstålig och lösningsorienterad – med hög integritet.
- Kandidatexamen eller motsvarande relevant erfarenhet.
Varför Alfa Laval?
Du kliver in i en internationell organisation med tydligt syfte och starkt hållbarhetsfokus inom energi, livsmedel, vatten och sjöfart. Kulturen präglas av innovation, omtanke och samarbete, där kunskapsdelning och ansvarstagande står i centrum. Som EA får du arbeta nära seniora ledare, bygga ett brett nätverk och bidra synligt till framgången i två affärskritiska, globala funktioner. Tjänsten är placerad i Lund.
Plats, ansökan och urval
Placering: Lund, Sverige. Alfa Laval prioriterar sökande som redan finns i Lund eller har tydlig anknytning till området. För frågor: Nathalie Kalmér, Senior Talent Acquisition Partner, [email protected]. Observera att ansökningar inte tas emot via e-post (GDPR). Sista ansökningsdag är 16 november 2026.
Urvalet omfattar Pymetrics-beteendespel som en del av processen. Bakgrundskontroller genomförs för slutkandidater och alkohol-/drogtest kan ingå före anställning.
Analys: Så maxar du din ansökan som Executive Assistant
- Visa hur du orkestrerar årsplanering, mötesrytmer och uppföljning i en matrisorganisation.
- Ge konkreta exempel på hur du drivit igenom processförbättringar och skapat struktur runt ledare och prioriteringar.
- Lyft erfarenhet av avancerad kalenderlogik, internationell reselogistik och komplex stakeholderhantering.
- Beskriv hur du använder Teams, SharePoint och Microsoft 365 för styrning, dokumentflöden och transparens.
- Demonstrera praktiska AI-case (t.ex. mötesförberedelser, sammanfattningar, mallar, datakontroller) som höjer kvalitet och tempo.
- Understryk integritet, diskretion och omdöme – särskilt viktigt nära CFO/EVP.
- Acceptera skiftande prioriteringar: berätta hur du prioriterar om utan att tappa leveranssäkerhet.
Om Alfa Laval i korthet
Med över 140 år av innovation utvecklar Alfa Laval teknik som frigör potentialen i värdefulla resurser. Bolaget driver framsteg inom energi, livsmedel, vatten och sjöfart – med ett starkt fokus på hållbarhet och lösningar för några av vår tids mest angelägna utmaningar.
Relaterade sökord
Executive Assistant Lund, VD-assistent Skåne, Executive Assistant CFO, EA Brand & Communications, ledningsstöd global organisation, Microsoft Teams och SharePoint, AI i assistentrollen, administrativ koordinator, senior assistent.
Källa: Alfa Laval
