Executive Administrative Assistant på Nasdaq – strategiskt ledningsstöd i Stockholm
Nasdaq rekryterar en Executive Administrative Assistant till Stockholm för att stötta Head of Capital Markets Technology. Rollen passar en erfaren VD‑assistent/executive assistant som vill arbeta nära högsta ledningen i en global, snabbföränderlig miljö och driva planering, koordinering och kommunikation med precision.
Rollen i korthet
Som Executive Administrative Assistant blir du ett strategiskt nav för ledningsstöd inom Capital Markets Technology. Fokus ligger på att säkra flöde, prioriteringar och uppföljning i en internationell organisation.
- Avancerad kalenderstyrning över flera tidszoner och intressentgrupper – proaktiv konflikthantering och omprioriteringar.
- Koordinering av möten, logistik och dagliga processer för smidig drift.
- Stöd i veckovisa, månadsvisa och kvartalsvisa affärsplaneringscykler – deadlines och leveranser på spår.
- Internkommunikation som town halls och nyhetsbrev för att hålla team synkade och informerade.
- Samordning av organisatorisk rapportering och konsolidering av underlag från verksamheten.
- Planering och genomförande av kundevent, interna aktiviteter och kontorsbesök i Stockholm.
Kvalifikationer som efterfrågas
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant eller i liknande senior koordineringsroll.
- Exceptionell struktur- och prioriteringsförmåga i global miljö.
- Starka relationsbyggande färdigheter och trygghet i att navigera på alla nivåer i en stor organisation.
- Hög grad av självständighet, proaktivt arbetssätt och leveranssäkerhet.
- Professionell kommunikatör på svenska och engelska.
Meriterande: erfarenhet av C‑level‑stöd i multinationell eller reglerad bransch samt vana av tvärkulturella, distribuerade team.
Placering och arbetssätt
Rollen är placerad i Stockholm med hybridupplägg, där merparten av arbetsdagarna förväntas ske på kontoret. Arbetet spänner över tidszoner och kräver smidig samverkan med globala team.
Förmåner och utveckling
Nasdaq erbjuder ett konkurrenskraftigt och heltäckande förmånspaket utformat för finansiellt, fysiskt och emotionellt välmående – samt tydliga karriärstegar för långsiktig utveckling.
- Konkurrenskraftig grundlön, årlig bonus och aktieincitament.
- Employee Stock Purchase Plan med rabatterade aktier.
- Tjänstepension.
- 32 semesterdagar plus 6 extra lediga dagar per år.
- Möjlighet att arbeta från nästan var som helst upp till 20 dagar/år.
- Betald volontärdag, sjukvårdsförsäkring och friskvårdsbidrag.
- 24/7 psykologiskt stöd för dig och familj.
- Globalt mentorprogram och obegränsad tillgång till e‑learning.
- Hybridarbete och modern arbetsmiljö med bland annat veckovis fika.
Varför detta EA‑jobb sticker ut
- Affärsnära ansvar: Du sitter mitt i planerings- och rapporteringscykler som påverkar kärnverksamheten i kapitalmarknadsteknologi.
- Kommunikativ tyngd: Du driver internkommunikation som bygger kultur, transparens och tempo.
- Global exponering: Daglig koordinering över tidszoner och kulturer vässar din internationella ledningsstödskompetens.
- Stakeholder management på hög nivå: Tät kontakt med seniora ledare och nyckelintressenter breddar din påverkan.
Tips till dig som vill söka
- Visa kalender- och mötesstyrning på C‑nivå: Beskriv hur du hanterat tidszoner, konflikter och snabba omprioriteringar – gärna med mätbara exempel (t.ex. SLA för svarstider, no‑show‑reduktion, cycle time i planering).
- Lyft affärsplanering och uppföljning: Exemplifiera hur du säkrat deadlines, konsoliderat underlag och drivit cross‑functional leveranser.
- Demonstrera internkommunikation: Bifoga exempel på nyhetsbrev, intranätsinlägg eller upplägg för town halls (format, frekvens, KPI:er för räckvidd/engagemang).
- Intressentkarta: Beskriv hur du byggt relationer över nivåer och funktioner, inklusive påverkan utan formellt mandat.
- Språk och kultur: Tydliggör tvåspråkighet (svenska/engelska) och erfarenhet av att arbeta tvärkulturellt.
- AI‑policy: Förbered dig gärna med AI‑stöd inför intervju, men var redo att svara självständigt under bedömningar.
Inkludering och tillgänglighet
Nasdaq välkomnar sökande med olika bakgrunder och identiteter och erbjuder skäliga anpassningar genom hela rekryteringsprocessen.
Så går du vidare
Intresserad av rollen som Executive Administrative Assistant i Stockholm? Besök Nasdaqs karriärsidor för fullständig jobbannons, förmånsinformation och ansökningsprocess. Håll även utkik på Executiveeffect.se för fler lediga EA‑roller, karriärtips och guider för dig som arbetar närmast ledningen.
