Tomma skrivbord samtidigt som mötesrummen är fullbokade. Svårt att hitta en plats för koncentrerat arbete och brist på rum för spontana samtal. En ny nordisk rapport visar ett tydligt glapp mellan hur kontoren är utformade och hur arbetsdagen faktiskt ser ut.

Hybridarbete har förändrat både när och varför vi går till kontoret. Men många arbetsplatser har inte hängt med i utvecklingen. Det visar Kinnarps nya rapport Next Office Insight, som bygger på data från över 7 000 kontorsarbetare i Norden.

Resultaten pekar på flera utmaningar. 51 procent anser att kontoret är fel dimensionerat utifrån verksamhetens behov och 45 procent uppger att de har svårt att koncentrera sig när de arbetar på kontoret. Samtidigt har hela 70 procent svårt att hitta ett ledigt mötesrum när de behöver ett.

För Executive Assistants och andra som arbetar nära ledningen är utvecklingen särskilt intressant. Kontoret har blivit en viktig del av infrastrukturen kring ledning, möten och samarbete – samtidigt som behoven blivit mer varierade.

Kontoret är inte längre bara en plats för skrivbord

Enligt rapporten behöver dagens kontor klara betydligt fler typer av arbetsuppgifter under samma dag. Medarbetare ska kunna växla mellan koncentrerat individuellt arbete, mindre möten, digitala samtal, samarbete och social interaktion.

– Arbetslivet har förändrats snabbare än arbetsplatserna. Många kontor är fortfarande utformade för en annan tid och ett annat arbetssätt, säger Henrik Axell, Head of Workplace Strategy på Kinnarps.

Han menar att en del arbetsplatser visserligen förändrades efter pandemin, men att förändringarna ofta byggde på antaganden om hur människor skulle arbeta snarare än analyser av verksamhetens faktiska behov.

Konsekvensen kan bli en paradoxal arbetsplats: vissa ytor står tomma samtidigt som de miljöer som medarbetarna faktiskt efterfrågar är fullbelagda.

Mötesrummet har blivit en bristvara

Att 70 procent upplever svårigheter att hitta ett ledigt mötesrum är kanske ett av rapportens mest intressanta resultat.

När fler kommer till kontoret för att träffa kollegor, hålla möten och samarbeta förändras också vilken typ av ytor som behövs. Ett kontor kan därför ha gott om lediga arbetsplatser och samtidigt ha brist på mindre mötesrum, rum för digitala möten och ytor för informella samtal.

För assistenter som bokar möten och koordinerar ledningens arbetsdag blir det en högst konkret fråga. Rätt mötesmiljö handlar inte bara om att hitta ett ledigt rum, utan om att skapa rätt förutsättningar för det arbete som ska göras.

Stor skillnad mellan betydelse och verklighet

Rapporten visar också ett tydligt gap mellan hur viktig arbetsmiljön anses vara och hur väl dagens kontor fungerar.

På en tiogradig skala får kontorsmiljön 8,2 i betydelse för trivseln. Samtidigt får den faktiska trivseln i arbetsmiljön endast 5,9.

Det innebär att kontorets utformning inte bara är en fråga för fastighets- eller HR-avdelningen. Hur arbetsplatsen fungerar kan också bli en ledningsfråga kopplad till kultur, samarbete och organisationens förmåga att få hybridarbete att fungera.

Tre dagar på kontoret

En annan intressant slutsats är att medarbetarna själva uppger att de behöver vara på kontoret minst tre dagar i veckan för att bibehålla sammanhållning och resultat över tid.

Det betyder samtidigt inte att lösningen nödvändigtvis är fler traditionella arbetsplatser. Snarare pekar rapporten mot behovet av större variation – miljöer för koncentration, mindre möten, digitala samtal, samarbete och sociala möten.

När kontoret i allt högre grad blir en plats dit människor går för att mötas behöver därför också frågan förändras. Det handlar inte längre bara om hur många arbetsplatser ett kontor har – utan om vilka arbetsmiljöer organisationen faktiskt behöver.

Om rapporten

Next Office Insight bygger på data från över 7 000 kontorsarbetare i Norden. Materialet samlades in mellan 2023 och 2026 genom Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office och kombinerar kvantitativa data med kvalitativa insikter från enkäter, intervjuer och workshops.