Mejl, Teams-meddelanden, mötesinbjudningar och mobilnotiser konkurrerar ständigt om vår uppmärksamhet. En ny forskningsöversikt visar hur digitala avbrott kan påverka koncentrationen, öka stressen och försämra förutsättningarna för kvalificerat arbete. För assistenter som arbetar nära företagsledningen innebär utvecklingen både en utmaning och en möjlighet att ta en mer strategisk roll.

Det börjar ofta redan på morgonen. Inkorgen är full, Teams blinkar och kalendern har fyllts med nya mötesförfrågningar. Samtidigt ska viktiga beslut förberedas, presentationer färdigställas och dagens prioriteringar hanteras.

För många chefer och deras assistenter har den digitala arbetsmiljön blivit en ständig kamp om uppmärksamheten. Tekniken som skulle göra arbetet enklare riskerar samtidigt att skapa en arbetsdag där det blir allt svårare att koncentrera sig på en uppgift i taget.

En ny forskningsöversikt, Email, Instant Messaging, and Notification Overload: Assessing Their Effects on Workplace Cognitive Performance, publicerad den 14 oktober 2026, sammanställer forskning om hur digital kommunikation påverkar vår förmåga att arbeta fokuserat.

Digitala avbrott påverkar mer än vi tror

Forskningsöversikten beskriver hur återkommande mejl, chattmeddelanden och notiser kan störa koncentrationen genom att tvinga hjärnan att växla mellan olika arbetsuppgifter.

Problemet är inte enbart tiden det tar att läsa ett meddelande. När vi avbryter en uppgift för att hantera något annat kan delar av uppmärksamheten dröja sig kvar vid det vi just lämnat. Det gör det svårare att snabbt återgå till det ursprungliga arbetet.

Forskarna pekar också på att förväntningar om snabb återkoppling kan bidra till stress och en känsla av att ständigt behöva vara tillgänglig.

Samtidigt betonar forskningsöversikten att digital kommunikation i sig inte är skadlig. Mejl och chattverktyg är viktiga för samarbete och informationsutbyte. Utmaningen handlar snarare om hur de används och vilka förväntningar som finns på tillgänglighet.

Översikten bygger på tidigare forskning och är inte en ny experimentell studie. Författarna framhåller också att flera av de studier som ingår har begränsningar, bland annat små urval och korta undersökningsperioder.

Microsoft: Digitala signaler varannan minut

Hur omfattande problemet kan vara illustreras av Microsofts rapport Breaking Down the Infinite Workday från 2025.

Enligt Microsofts analys får de mest belastade kunskapsarbetarna i genomsnitt en digital signal varannan minut under arbetsdagens kärntimmar, genom mejl, chattar eller mötesinbjudningar.

Rapporten visar också att 60 procent av mötena i den analyserade gruppen med högst mötesbelastning var oplanerade eller tillkom med kort framförhållning.

Siffrorna bygger på anonymiserade användardata från Microsoft 365, där EU-kunder inte ingick. De ska därför inte tolkas som ett genomsnitt för alla svenska kontorsanställda.

För en chef med många medarbetare, externa kontakter och strategiska ansvarsområden kan den digitala kommunikationen lätt bli en betydande del av arbetsdagen.

Det väcker en viktig fråga: Vem ansvarar egentligen för att ledningen får tid att tänka, prioritera och fatta genomarbetade beslut?

Assistenten kan bli nyckeln till en mer fokuserad arbetsdag

Här finns en möjlighet för assistenter att utveckla sin roll från traditionell kalenderhantering till ett mer strategiskt stöd för ledningen.

Att hantera en chefs kalender handlar inte längre enbart om att hitta lediga tider för möten. Det handlar också om att skapa utrymme för det arbete som faktiskt kräver koncentration.

En assistent med god förståelse för verksamhetens prioriteringar kan bidra genom att bedöma vilka möten som verkligen behövs, samla frågor som kan hanteras tillsammans och se till att chefen får sammanhängande tid för förberedelser och beslutsfattande.

Det kan också handla om att skapa tydligare rutiner för kommunikationen inom ledningsgruppen.

Vilka frågor kräver omedelbar uppmärksamhet? Vad kan vänta till nästa avstämning? Och vilka ärenden behöver egentligen inte hamna hos chefen alls?

Genom att arbeta mer systematiskt med dessa frågor kan assistenten bidra till både effektivare arbetsdagar och bättre förutsättningar för ledarskapet.

Forskning visar att färre notiser kan göra skillnad

Att begränsa digitala avbrott behöver inte innebära några omfattande förändringar.

I en fältstudie publicerad i Journal of Occupational Health undersökte forskare hur arbetsrelaterade notiser påverkade prestation och belastning.

Totalt deltog 247 personer. En del av deltagarna stängde av sina notiser under en arbetsdag.

Resultaten visade att färre notisorsakade avbrott kunde förbättra arbetsprestationen och minska den upplevda belastningen. Effekterna påverkades dock av bland annat deltagarnas förväntningar på att vara tillgängliga.

Det visar att lösningen inte enbart handlar om teknik och individuella inställningar. Även arbetsplatsens kultur och förväntningar spelar roll.

Om alla förväntas svara omedelbart på varje meddelande hjälper det inte alltid att en enskild medarbetare stänger av sina notiser.

Fem sätt för assistenten att skapa mer arbetsro

För assistenter som vill hjälpa sin chef och ledningsgrupp att minska de digitala avbrotten finns flera konkreta åtgärder att börja med.

1. Skydda tid för koncentrerat arbete. Boka återkommande kalenderblock där chefen kan arbeta ostört med strategiska frågor, beslutsunderlag och förberedelser.

2. Skapa tydliga regler för kommunikation. Kom överens om vilka ärenden som ska hanteras via mejl, Teams eller telefon och vad som verkligen är brådskande.

3. Samla frågor i stället för att avbryta. Förbered korta, strukturerade avstämningar där flera beslut och frågor kan hanteras vid samma tillfälle.

4. Se över möteskulturen. Hjälp ledningen att prioritera möten med tydligt syfte och agenda. Alla frågor behöver inte ett möte, och alla behöver inte delta.

5. Utvärdera kalendern tillsammans. Avsätt tid varje vecka för att se vilka möten och avbrott som skapat värde och vilka som hade kunnat hanteras på ett annat sätt.

Från kalenderansvar till strategiskt ledningsstöd

I takt med att arbetslivet blir alltmer digitalt ökar också behovet av människor som kan skapa struktur, prioritera information och bidra till att rätt frågor får uppmärksamhet.

För assistenter kan det innebära att en redan central del av yrkesrollen får ännu större betydelse.

Den som förstår chefens mål, verksamhetens utmaningar och organisationens arbetssätt har goda förutsättningar att bidra till en mer genomtänkt arbetsdag.

Det handlar inte om att göra chefen mindre tillgänglig, utan om att säkerställa att tillgängligheten används där den gör störst nytta.

När mejlen fortsätter att komma och Teams-meddelandena avlöser varandra kan en av assistentens viktigaste uppgifter därför vara att skapa något som blivit alltmer värdefullt i dagens arbetsliv: sammanhängande tid för eftertanke, fokus och välgrundade beslut.