Chefsassistent till Karolinska Universitetssjukhuset – vikariat på Enheten Planering och Analys (ME Neurologi)
Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent som vill bli ett nav i den dagliga verksamheten. Tjänsten är ett vikariat på Enheten Planering och Analys med fokus på Medicinsk Enhet (ME) Neurologi, där du tillsammans med en kollega ger nära administrativt stöd till tre sektionschefer. För dig som är executive assistant/VD-assistent med driv, struktur och god systemvana är detta ett strategiskt karriärsteg – i en miljö där varje dag gör skillnad.
Om rollen: nära stöd till tre sektionschefer inom ME Neurologi
I rollen som chefsassistent blir du en av två nyckelpersoner som säkerställer ordning, flöde och kvalitet i ledningsstödet. Du ingår i ett team med cirka tio chefsassistenter och administratörer som samarbetar tätt, delar kunskap och stöttar varandra.
Arbetsuppgifter i korthet
- Löneadministration i Heroma för läkargruppen
- Administration vid nyanställningar och tillfälliga placeringar
- Hantering av avtal, behörigheter och introduktion
- Resebokningar, möteskoordinering och beställningar
- Mottag och registrering av sjukanmälningar från läkargruppen samt vidareinformation till berörda enheter
Kvalifikationer (krav)
- Eftergymnasial utbildning, exempelvis medicinsk sekreterare, vårdadministratör eller likvärdig
- Mycket god svenska och god engelska i tal och skrift
- Gedigna kunskaper i Word och Excel
- Trygg systemanvändare med erfarenhet av personal-, ekonomi- och bokningssystem
Meriterande erfarenheter
- Tidigare arbete som chefsassistent/executive assistant
- Kännedom om Karolinska Universitetssjukhusets organisation
- Erfarenhet av personalsystemet Heroma
- Erfarenhet av Tessa
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Flexibel och snabb att ställa om vid nya prioriteringar
- Serviceinriktad och lösningsfokuserad med verksamhetens behov i centrum
- Självgående, ansvarstagande och initiativrik
- Strukturerad med god planerings- och prioriteringsförmåga
- Tydlig, professionell kommunikatör som säkerställer att information landar rätt
Personlig lämplighet väger tungt.
Anställningsform och omfattning
- Vikariat med tillträde enligt överenskommelse
- Förlängt till och med 2028-01-31
- Placering: Karolinska Universitetssjukhuset, ME Neurologi, inom Enheten Planering och Analys
Varför detta är ett starkt karriärsteg för executive assistants
- Arbete närmast ledningen: direkt stöd till tre sektionschefer i en högspecialiserad vårdmiljö
- Bred verktygslåda: payroll, HR-flöden, onboarding, behörigheter, rese- och möteslogistik
- Processutveckling: möjlighet att påverka arbetssätt och skapa hållbara strukturer
- Starkt kollegialt lärande: stort EA-/administrationsteam med kunskapsutbyte
- Meritlina för CV:t: Karolinska är en av landets mest komplexa och utvecklingsintensiva organisationer
Ansökan och urval: så gör du
- Ansök via Karolinskas rekryteringssystem – bifoga CV
- Istället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och motiverar kort varför du passar
- Urval och intervjuer sker löpande
- Observera: bakgrundskontroller kan förekomma för roller med vård av barn/ungdom
Region Stockholm tar endast emot ansökningar via systemet och undanber kontakt från bemannings- och rekryteringsföretag.
Tips från Executiveeffect: så stärker du din ansökan
- Tydliggör din systemvana: specificera Heroma, Tessa, HR-/ekonomisystem, bokningsverktyg och ge exempel på hur du använt dem för att effektivisera flöden
- Visa kvantifierad struktur: exempelvis “satte upp introduktionschecklista som minskade ledtid vid onboarding med 30%”
- Beskriv kommunikation i komplexa miljöer: hur du säkrar att rätt information når rätt funktion i rätt tid
- Lyft integritet och sekretess: särskilt vid hantering av personaldata och sjukanmälningar
- Framhäv problemlösning: ge ett case där du löst akuta omprioriteringar utan att tappa kvalitet
Om Karolinska Universitetssjukhuset
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med uppdrag att driva vård, utbildning och forskning på högsta nivå – i samverkan med Karolinska Institutet. Visionen är tydlig: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag. Som medarbetare blir du del av en kunskapsintensiv miljö där utveckling är vardag.
FAQ – chefsassistent på Karolinska (ME Neurologi)
Är rollen administrativ eller strategisk?
En kombination. Tyngdpunkt på kvalificerad administration och koordinering, men med tydlig möjlighet att påverka arbetssätt och processer.
Vilka system behöver jag kunna?
Heroma är centralt för löneadministration. Erfarenhet av Tessa och vana vid HR-, ekonomi- och bokningssystem är meriterande. Goda kunskaper i Word och Excel krävs.
Hur ser teamet ut?
Du blir en av två chefsassistenter nära tre sektionschefer och ingår i en större grupp med cirka tio chefsassistenter/administratörer som samarbetar tätt.
Hur lång är anställningen?
Vikariat till och med 2028-01-31, med tillträde enligt överenskommelse.
Nyckelord (SEO)
chefsassistent, executive assistant, VD-assistent, ledningsstöd, vårdadministratör, medicinsk sekreterare, Karolinska Universitetssjukhuset, Enheten Planering och Analys, Medicinsk Enhet Neurologi, Heroma, Tessa, löneadministration, onboarding, behörigheter, resebokning, möteskoordinering, Stockholm, Region Stockholm, vikariat
