VD-assistent i Stockholm till KPA Pension. Nära vd och ledning: kalender, möten, underlag. Fokus på Microsoft 365, digitalisering och AI.

VD-assistent till KPA Pension – central roll nära vd och företagsledning

KPA Pension, en del av Folksamgruppen, rekryterar en VD-assistent i Stockholm (Stockholms kommun) via Amendo. Rollen är ett förtroendeuppdrag nära vd och företagsledningen där du skapar struktur, driver kommunikation och koordinerar processer som gör ledningsarbetet effektivt – varje dag. Du rapporterar till chef för verksamhetsområde Ekonomi och Verksamhetsutveckling och samarbetar tätt med både interna och externa nyckelpersoner.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

Kalender- och åtagandehantering för vd, inklusive resor och möteslogistik.
Proaktiv e-posthantering och effektivisering av vd-kommunikation.
Planering och administration av företagsledningsmöten: agenda, underlag, protokoll/minnesanteckningar och uppföljning.
Produktion och förädling av presentationer, beslutsunderlag, sammanfattningar och övrigt kommunikationsmaterial.
Systematisk uppföljning av beslut och aktiviteter för att säkra framdrift.
Koordinering av chefsdagar, ledningsforum och verksamhetsövergripande möten.
Löpande administration såsom resebokningar, beställningar och fakturahantering.
Utveckling och effektivisering av processer och arbetssätt – gärna med stöd av digitala verktyg och AI.
Samverkan med koncerngemensamma funktioner för ledningsstöd och styrelseadministration.

Din profil – erfarenhet och kvalifikationer

3–5+ års erfarenhet som VD-assistent/Executive Assistant eller motsvarande chefsstöd nära beslutsfattare.
Dokumenterad vana av att koordinera komplexa flöden och många intressenter parallellt.
Mycket goda kunskaper i svenska, både skriftligen och muntligen.
Hög nivå i Microsoft 365, särskilt Outlook, PowerPoint och Teams.
Intresse för digitalisering och AI-baserade arbetssätt.
Gymnasieexamen och gärna eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller liknande.
Meriterande: bakgrund inom försäkring, pension, finans – eller erfarenhet från större organisationer/koncerner.

Personliga egenskaper som gör skillnad

Strukturerad, noggrann och kvalitetsdriven.
Proaktiv och självgående med hög initiativförmåga.
Serviceinriktad, prestigelös och samarbetsorienterad.
Kommunikativ relationsbyggare med integritet och gott omdöme.
Analytisk och bekväm med att växla mellan detalj- och helhetsperspektiv.

Om KPA Pension och Folksam

KPA Pension är ledande tjänstepensionsbolag i kommunsektorn och förvaltar över 340 miljarder kronor för cirka två miljoner kunder. Som del av Folksamgruppen erbjuder KPA en värderingsdriven miljö med fokus på samhällsnytta, kundnytta och hållbarhet. Här finns en inkluderande och lärande kultur, HBTQI-certifierad sedan 2019, samt flexibilitet att varva kontor och hemarbete utifrån verksamhetens behov.

Om Amendo och rekryteringsprocessen

KPA Pension samarbetar med Amendo i denna rekrytering. Amendo är en ledande aktör inom konsult- och rekrytering för ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Bakgrundskontroll kan ingå i processen.

Varför rollen är särskilt intressant för Executive Assistants

Strategisk närhet till vd och företagsledning – möjlighet att påverka verksamhetens puls och prioriteringar.
Brett uppdrag som kombinerar ledningsstöd, kommunikation, mötesekonomi och processutveckling.
Fokus på digitalisering och AI – chans att höja mognadsgraden i arbetssätt och verktyg.
Värderingsstyrd miljö i en komplex koncern – utmärkt plattform för EA:er som vill växa.

Tips för en vass ansökan

Tydliggör hur du skapat skalbar struktur i vd- eller ledningsstöd (t.ex. mötescykler, beslutsuppföljning, mallar).
Ge exempel på hur du effektiviserat arbetssätt med Microsoft 365, Teams och AI-stöd.
Beskriv hur du hanterat många intressenter och parallella spår utan att tappa kvalitet eller tempo.
Visa din förmåga att förädla beslutsunderlag och driva proaktiv kommunikation.

Ansökan och kontakt

Sista ansökningsdag är 2026-09-27, men urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas tidigare. Skicka därför din ansökan så snart som möjligt.

Kontakt vid frågor: Erika Brännström ([email protected]) och Christina Norin ([email protected]). Läs mer om Amendo på amendo.se.

Nyckelord för dig som söker

VD-assistent, Executive Assistant, ledningsassistent, chefsstöd, ledningsgrupp, kalenderhantering, mötesadministration, beslutsuppföljning, presentationsmaterial, Microsoft 365, Outlook, PowerPoint, Teams, digitalisering, AI, tjänstepension, KPA Pension, Folksam, Amendo, Stockholm, Stockholms kommun.