En central, verksamhetsnära roll inom IT-infrastruktur
Poolia Sverige rekryterar nu en chefsadministratör/koordinator till en ledande aktör inom försvarsindustrin i Linköping. Tjänsten är placerad i en IT-infrastruktursatsning med många kontaktytor mot chef, ledningsgrupp och verksamhet. Rollen passar dig som vill kombinera avancerad administration, koordinering och proaktivt ledningsstöd i en miljö där struktur, kvalitet och framdrift står i fokus.
Uppdraget: navet i ledningsstödet
Som chefsadministratör blir du en nyckelperson nära besluten, med ansvar för att planera, samordna och följa upp aktiviteter så att den dagliga verksamheten flyter effektivt. Du samarbetar tvärfunktionellt och bidrar till tydlig kommunikation, ordning och samsyn över organisationens gränser.
Arbetsuppgifter i korthet
- Kvalificerat administrativt stöd till chef och ledningsgrupp.
- Planering, koordinering och uppföljning av aktiviteter, initiativ och leveranser.
- Praktisk mötes- och eventlogistik: möten, workshops, konferenser och tjänsteresor.
- Kontaktpunkt mellan interna och externa intressenter.
- Framtagning och kvalitetssäkring av presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
- Hantering av informationsflöden och utveckling av administrativa rutiner.
- Stöd i verksamhetsplanering, kommunikation och uppföljning.
- Driva kontinuerliga förbättringar av arbetssätt och processer.
Kvalifikationer och meriter
- Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete på chefs- eller ledningsnivå.
- Vana av koordinering, planering och uppföljning inom projekt- eller linjeverksamhet.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt PowerPoint, Excel och Outlook.
- Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt.
- Förmåga att arbeta självständigt med flera parallella uppgifter.
- Meriterande: erfarenhet från IT-verksamhet eller större organisationer.
Personliga egenskaper
- Strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten.
- Självgående, initiativtagande och lösningsorienterad.
- Serviceinriktad, prestigelös och kommunikativ.
- Samverkansinriktad med förmåga att hantera många kontaktytor samtidigt.
- Trygg i prioritering och tempo – skapar ordning även vid hög arbetsbelastning.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
För erfarna executive assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter erbjuder den här tjänsten en naturlig nästa nivå: brett mandat i ledningsnära stöd, skarp koordinering över funktioner och konkret påverkan på struktur, process och leveranssäkerhet. Kombinationen av IT-infrastruktur och försvarsindustri innebär dessutom komplexa intressentlandskap där du kan omsätta din kommunikations- och koordineringsförmåga i affärskritisk nytta.
Så maxar du din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du har byggt upp eller effektiviserat ledningsstöd, PMO-rutiner eller mötes- och beslutsprocesser.
- Visa din M365-expertis med faktiska case: dashboards i Excel, storytelling i PowerPoint och smarta automationsflöden i Outlook/Teams.
- Beskriv hur du säkrar spårbarhet och kvalitet i informationsflöden och beslutsunderlag.
- Betona erfarenhet från större organisationer eller tekniktunga miljöer (om tillämpligt).
- Tydliggör din förmåga att prioritera och driva parallella spår – gärna med mätbar effekt.
Erbjudandet i korthet
Du får en varierad, utvecklande och verksamhetsnära roll i Linköping, där du arbetar tätt med chef och ledningsgrupp. Fokus ligger på samarbete, struktur och kontinuerlig utveckling – med goda möjligheter att påverka arbetssätt och skapa bestående värde.
Sammanfattning
Poolia Sverige söker en strukturerad och proaktiv chefsadministratör/koordinator till en ledande aktör inom försvarsindustrin i Linköping. Har du starkt ledningsstöd, avancerad koordinering och mycket goda kunskaper i Microsoft 365 – och vill arbeta i en dynamisk IT-infrastrukturmiljö – är detta ett utmärkt nästa steg. Intresserad? Förbered en skarp, evidensbaserad ansökan och sök via Poolia.
