Office Administrator på Moody’s Corporation – en bred nyckelroll i kontorsdrift, service och ledningsstöd
Moody’s Corporation rekryterar en Office Administrator som ska säkerställa en effektiv, välkomnande och välskött kontorsmiljö. Rollen spänner över kontorsdrift, facilities, front desk, mötes- och eventstöd, rese- och utläggshantering samt koordination mellan interna och externa intressenter. Moody’s, global ledare inom kreditbetyg och integrerad riskanalys, betonar en inkluderande kultur och tydlig ambition att använda AI för att gå från insikt till handling.
Företaget uppmuntrar även sökande som inte prickar av varje enskilt krav men som delar Moody’s värderingar: investera i relationer, leda med nyfikenhet, främja mångfald av perspektiv, omsätta input till handling och upprätthålla förtroende genom integritet.
Det här söker Moody’s
- 2–5 års erfarenhet av kontorsadministration, facilities management, reception/front desk eller administrativt stöd i företagsmiljö.
- Stark förmåga att organisera, prioritera och hantera flera parallella uppgifter med hög noggrannhet.
- Utmärkta relations- och kommunikationsförmågor för att ge ett professionellt bemötande till medarbetare, kunder, besökare och externa partners.
- God systemvana i Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
- Flyt i svenska och mycket god affärsengelska, i tal och skrift, för att stödja både lokala och internationella intressenter.
- Teamorienterad, flexibel och beredd att täcka upp tvärfunktionellt vid behov.
- Grundläggande förståelse för AI-koncept samt nyfikenhet på hur AI-verktyg kan effektivisera processer, med intresse för ansvarsfull och etisk användning av AI.
Utbildning och meriter
- Eftergymnasial utbildning eller motsvarande yrkeserfarenhet inom t.ex. Business Administration, Office Administration, Hospitality eller Facilities Management är meriterande.
- Certifieringar inom administration eller facilities ses som ett plus.
Ansvarsområden i rollen
- Driva den dagliga kontorsdriften: mötesrum, gemensamma ytor, kök, utrustning och tjänster – med hög kvalitetsnivå.
- Vara navet mellan medarbetare, ledning, fastighetsägare, leverantörer, säkerhet, fastighets- och IT-partners för att snabbt lösa kontorsrelaterade ärenden.
- Front desk- och receptionsansvar: ta emot besökare, hantera passertillträde, bud/kurir, samtal och gäststöd.
- Koordinera möten och event: rumsbokning, gästtillträde, förtäring, material, konferensteknik och logistik.
- Bidra till arbetsmiljö, hälsa och säkerhet i samarbete med lokal ledning.
- Stöd i resebokningar och logistik (transport, boende, registrering) enligt policy och kostnadsmedvetenhet.
- Hantering av rese- och utläggsrapporter med korrekt dokumentation och efterlevnad av interna riktlinjer.
- Stöd i leverantörsfakturor/attestflöden (accounts payable): underlag, betalningsunderlag och dokumentation.
- Kontinuitetsstöd och backup vid frånvaro eller arbetstoppar inom administrativa funktioner.
- Kalenderhantering och närliggande PA-stöd.
- Bidra i särskilda projekt och övriga administrativa uppgifter som stärker verksamheten.
Teamet och kulturen
Som del av Moody’s Regional Management-team stödjer du effektiv kontorsdrift och affärsframgång genom partnerskap, operativ excellens och medarbetarengagemang. Teamet driver arbetsplatslösningar, stöttar strategiska initiativ och utvecklar en inkluderande, uppkopplad kontorskultur – med fokus på innovation, teknik och ansvarsfull användning av digitala och AI-stödda verktyg.
Moody’s är en jämlik arbetsgivare. Tjänsten kan innefatta krav på att redovisa värdepappersinnehav enligt bolagets policy för värdepapperstransaktioner.
Varför är rollen relevant för Executive Assistants och ledningsassistenter?
- Stakeholder management: tätt samarbete med ledning, leverantörer, fastighetsägare och IT/säkerhet – en utmärkt plattform för att påverka service- och arbetsplatsupplevelse.
- Operativ excellens: möjlighet att sätta standard för möteslogistik, arbetsmiljö och kontorsprocesser som syns och märks i hela organisationen.
- Finansiell noggrannhet: hantering av utlägg och leverantörsfakturor skärper förståelsen för intern styrning och compliance.
- PA- och kalenderstöd: direkt överförbart till EA-rollen och en bra språngbräda för utökat exekutivt stöd.
- AI-kompetens: krav på grundläggande AI-förståelse signalerar nästa steg i yrkesrollen – från koordination till datadrivna och proaktiva förbättringar.
Tendens att notera: AI i administrativa roller
Jobbannonsen speglar en tydlig trend: administratörer förväntas idag förstå grunderna i AI och hur verktyg kan effektivisera bokningar, besöksflöden, dokumentation och rapportering – samtidigt som man värnar etik, riskhantering och ansvarsfull användning. För dig som EA/ledningsassistent är detta ett läge att vässa både processförbättring och digital mognad.
Så kommer du vidare
Moody’s välkomnar kandidater som delar företagets värderingar även om alla krav inte uppfylls. För att stärka din ansökan, lyft:
- Konkreta exempel på hur du har förbättrat kontorsdrift, möteslogistik eller leverantörssamarbeten.
- Systemvana i Microsoft 365 och hur du använder verktygen för produktivitet och service.
- Erfarenhet av utläggs- och fakturaflöden samt efterlevnad av policies.
- Tvåspråkighet svenska/engelska i professionella sammanhang.
- Nyfikenhet på och exempel av AI-stödd effektivisering (t.ex. mallar, automatisering, dataunderlag).
Ansök via Moody’s officiella karriärsida och anpassa ditt CV efter ansvar och kompetenser som lyfts här.
Executiveeffect följer utvecklingen
Som oberoende kunskapsresurs för stödroller närmast ledningen bevakar Executiveeffect rekryteringar, verktyg och trender som stärker yrkesrollen – från kontorsdrift och ledningsstöd till digitalisering och AI. Denna roll hos Moody’s visar hur bredd, servicekvalitet och teknikförståelse allt oftare möts i moderna supportfunktioner.
