Ledningsassistent till Hjärt-Lungfonden: nära Generalsekreteraren – med AI, governance och styrelsearbete i fokus
Wise Admin (f.d. The Pace) rekryterar nu en ledningsassistent till Hjärt-Lungfonden i Stockholm. Rollen placerar dig mitt i ledningsarbetet – nära Generalsekreteraren – och kombinerar kvalificerat administrativt stöd med styrning, regelefterlevnad, dokumentstyrning och praktisk AI-användning. För dig som är Executive Assistant eller lednings-/VD-assistent och vill öka din påverkan i ledningsrummet är detta ett uppdrag där struktur, omdöme och digital skärpa gör direkt skillnad.
Om uppdraget
Som ledningsassistent delar du din tid mellan Generalsekreteraren och ledningsgruppen. Du deltar i alla ledningsmöten och driver struktur och uppföljning kopplat till årshjul, agenda, beslut och aktiviteter. Rollen är navet som säkrar framdrift – från proaktiv behovsanalys till att ingenting faller mellan stolarna.
Du utvecklar arbetssätt, processer och rutiner och säkrar att styrelse- och ledningsprocesser sker professionellt och enligt plan. En viktig del av uppdraget är att effektivisera administrationen med digitala verktyg och AI, exempelvis för mötesförberedelser, dokumentation och sammanställningar.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Planera, strukturera och följa upp ledningsgruppens arbete och årshjul.
- Hantera kalender, prioriteringar och resor tillsammans med Generalsekreteraren.
- Samordna underlag till styrelsemöten och säkerställa kvalitet och formalia.
- Stötta styrning, governance, compliance och bolagsformalia.
- Driva initiativ för smartare administration med AI och digitala verktyg.
- Koordinera interna och externa sammankomster och bygga relationer internt/externat, inklusive med europeiska systerorganisationer.
- Samordna dokumentstyrningsprocessen och uppföljning av styrdokument.
- Bidra till strukturerade arbetsflöden i Microsoft 365, Planner och Admincontrol.
Vem söker Hjärt-Lungfonden?
Du har erfarenhet av kvalificerat chefs- eller ledningsstöd, trivs med stort eget ansvar och arbetar lösningsorienterat även när tempot är högt. Rätt personlighet och arbetssätt är avgörande – du är självgående, omdömesgill och relationsskapande, med integritet och god samarbetsförmåga.
- Mycket god struktur och kvalitetsmedvetenhet i komplexa sammanhang.
- Stabil, nyfiken och initiativtagande – du ligger steget före.
- Utmärkt digital mognad: mycket skicklig i Microsoft 365 (särskilt Word och Excel), van vid att skapa ordning i digitala arbetsflöden.
- Praktisk erfarenhet av AI-verktyg är ett krav.
- Meriterande: snabbrörliga miljöer och arbete med compliance/styrning/formalia.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Arbetstakt och hållbarhet
Periodvis högre belastning förekommer, särskilt i samband med styrelsemöten, budgetarbete och chefsårshjul. Rollen kräver prioriteringsförmåga och ett hållbart arbetssätt.
AI som motor i utvecklingen
Hjärt-Lungfonden befinner sig i en transformationsfas där digitalisering, AI och automatisering effektiviserar arbetet. Värderingarna som vägleder arbetet är Trovärdighet, Omtänksamhet och Nytänkande – med ett utforskande arbetssätt där man utvecklas tillsammans.
Varför Hjärt-Lungfonden?
Detta är en platt, varm och inkluderande organisation med ett meningsfullt uppdrag: att möjliggöra banbrytande forskning mot hjärt-, kärl- och lungsjukdomar – Sveriges och världens vanligaste dödsorsaker. Verksamheten är helt gåvoberoende; 2025 samlades 593 miljoner kronor in och 524 miljoner delades ut till utvald forskning. Arbetsplatsen är nikotin- och tobaksfri.
Du erbjuds engagerade kollegor, korta beslutsvägar, generöst friskvårdsbidrag, hälsofrämjande insatser och möjlighet till distansarbete. Kontoret ligger i ljusa lokaler i Gamla stan, Stockholm – nära både vatten och stadspuls.
Ansökan och process
Hjärt-Lungfonden samarbetar med Wise Admin i denna rekrytering. Ansök med CV eller LinkedIn-profil via wise.se (ansökningar via e-post tas inte emot). Kompetensbaserad rekrytering tillämpas för att lyfta potential och främja mångfald. Ansökningar välkomnas även under sommaren; urval påbörjas i mitten av augusti och intervjuer sker löpande, vilket innebär att rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Frågor om processen? Kontakta ansvarig rekryteringskonsult: Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected].
Sammanfattning för Executive Assistants
- Plats: Stockholm (Gamla stan), hybridmöjligheter.
- Roll: Ledningsassistent/Executive Assistant nära Generalsekreteraren.
- Fokus: Lednings- och styrelsearbete, governance/compliance, dokumentstyrning, AI-drivna arbetssätt.
- Verktyg: Microsoft 365 (Word/Excel på avancerad nivå), Planner, Admincontrol.
- Profil: Självgående, strukturerad, relationsstark – med dokumenterad digital och AI-kompetens.
SEO-notis: nyckelord
Ledningsassistent, Executive Assistant, VD-assistent, Hjärt-Lungfonden, Wise Admin, The Pace, Stockholm, Gamla stan, styrelsearbete, ledningsstöd, governance, compliance, dokumentstyrning, Microsoft 365, Admincontrol, Planner, AI i administrationen.
