Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • AVEQIA
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2020-06-04 | Expertråd

6 tips: Så här hanterar du besvärliga situationer på ett möte

Lennart Paulsson är moderator och mötesledare på heltid. Han driver företaget P&P Meetings sedan tio år tillbaka och är en av branschens mest erfarna aktörer med egna nätverk och temadagar. Här avslöjar han några tips för din framgång som mötesledare.

6 tips: Så här hanterar du besvärliga situationer på ett mötePå bilden: Lennart Paulsson

Vad gör du som mötesledare när deltagare är sena, när talaren drar ut på tiden, när tekniken strular, när publiken inte är med, är gnälliga eller rentav somnar. Normalt flyter våra möten på utan friktion, vi är på tid, vi är att lita på. Men hur agerar vi bäst när besvärliga situationer uppstår. För det gör det, hela tiden. Ibland märks det inte, ibland är det väldigt uppenbart.

1, När deltagare är sena
Vi är normalt väldigt punktliga, inte minst i våra digitala möten. Men ändå, nästan alltid droppar det in någon sen deltagare, rakt in på Teams-mötet eller med andan i halsen in i lokalen och försöker diskret slå sig ner på en ledig plats som inte finns längst ut utan folk måste resa sig. Det stör. Det stör dig som startar mötet, det stör talaren som är igång och det stör publiken.

Börja alltid mötet på tid. Oavsett om alla kommit eller inte. Det ger signaleffekt både där och då samt till nästa tillfälle. Optimalt är att entrén finns längst bak i rummet. Se till att din publik samlar ihop sig centralt, att det finns extra stolar längst bak. Håller du ett möte digitalt se till att checka in 10 minuter innan mötet för att kallprata och bli bekant med tekniken.

2, När talaren drar ut på tiden
Proffstalare är med sin vana skickliga att hålla tiden. Ovana talare ska vi vara mer vaksamma på. Och du får vara beredd på att när talaren kommit igång ordentligt kan hen kidnappa publiken och dra ut på tiden, – Ni vill väl höra mer…?

Ett bra sätt är att vara övertydlig innan mötet på vilken effektiv tid som avses för varje moment, föreläsning, samtal, panel etc. Obs på att det behövs tid för att samla ihop deltagare, påannonsering, samtal, Q&A, reflektion. Om det i det skarpa läget ändå drar ut på tiden, vilket som bekant ofta händer, är det din skyldighet som ledare av mötet att kliva in. Vänligt, men bestämt. Du kan hänvisa till att du som önskar höra mer eller ställa frågor är välkommen att möta talaren i pausen. Och för guds skull, dra inte ner på den värdefulla paustiden bara för att talaren drar över.

3, När tekniken strular
Det kan vara uppkopplingen, ett filmklipp, övergång till opinionsmätning etc som strular. Även om du som alltid själv eller tillsammans med tekniker har testat att det fungerar innan. För talare, moderator och inte minst för teknikern är det ofta ett adrenalinpåslag. Något har gått snett. Här gäller det att åtgärda felet fortast möjligt.

Reflektionstid är lösningen. Publiken älskar pauser, att mötet är mänskligt, att det finns spontantid att reflektera över vad som sagts, uppdatera sina mötesnotat och samtala med varandra.

4, När publiken pratar för länge
Det är frågestund. Deltagarnas utmaningar och nyfikenhet är i centrum. Du som moderator tillsammans med en eller flera talare eller experter är i centrum. Någon ställer sig upp, tar till orda. Lägger ut texten om sin erfarenhet på området, sin syn på lösningen och passar på att berätta om de arbetsplatser hen varit på där detta verkligen varit ett problem, att det stämmer väl med vad forskningen säger och är i stånd med att ge ytterligare exempel på problematiken. Det har gått 4-5 minuter och ännu har ingen fråga kommit!
Ett vanligt scenario. Du måste som samtalsledare göra klart för publiken att vi enbart har utrymme för korta frågor, inga utläggningar. Så att så många som möjligt kan komma till tals. Om detta ändå sker har du all rätt i världen och ska avbryta, – Ursäkta, vad var frågan?

5, När det är tyst från publiken
Det kan vara jobbigt när föreläsaren eller moderatorn frågar, – Har ni några frågor? Och det blir knäpp tyst i lokalen. Ingen säger något och ju längre tid det är tyst desto mer pinsamt tyst blir det.
Du kan enkelt bryta dödläget. Gör klart innan föreläsningen att det blir tid för Q&A efteråt. Ge sedan din publik några minuter före frågestunden att reflektera över vad som sagts. Då kan du börja med att undra om det kommit fram något man är nyfiken på att fråga. Rikta gärna frågan direkt till någon enskild eller till någon grupp. Du ska även vara beredd ha några frågor själv i bakfickan. Du är ju ändå publikens språkrör.

6, När någon fråga är utanför ämnet
Den här är svår och måste hanteras varsamt. En publikfråga som inte har med ämnet att göra eller som talaren inte vill, eller inte kan svara på, måste ändå hanteras. Av respekt.
Du kan som moderator använda dig av ett blädderblock som stöttar upp och där frågor kan parkeras och hanteras efteråt eller i ett annat sammanhang. Alternativt har du en bisittare som antecknar.

Summa summarum
När deltagare är sena – börja ändå alltid på tid.
När talaren drar ut på tiden – bryt in och hänvisa till pausen.
När tekniken strular – värdefull reflektionstid.
När publiken pratar för länge – förvarna om korta frågor, bryt in om det ändå sker.
När det är tyst från publiken – ge reflektionstid, ha egna frågor klara.
När någon fråga är utanför ämnet – P-ruta.

Lycka till!

Av: Lennart Paulsson

Redaktionen[email protected]

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Retorikexperten: Tips och råd inför chefens jultal

Retorikexperten: Tips och råd inför chefens jultal

När faster Astrid, morbror Bertil, bästa kompisarna Bosse och Bettan eller varför inte du själv? säger något på julkalaset eller nyårsfesten så är det, oftast, bara kul. Vi förväntar oss inte ett professionellt genomfört tal utan gillar bara att nån vill säga något inför alla som närvarar. Gesten i sig är det viktigaste, vi blir glada bara för den. På jobbet är det annorlunda…

Konkreta tips för dig som ska mingla på företagsevent

Konkreta tips för dig som ska mingla på företagsevent

Du går förmodligen på olika företagsevent lika mycket för att lära dig något nytt som för att träffa personer som är bra för din business. Men ofta fastnar vi med ”fel” personer. Sophia Loader bjuder här på sina bästa tips.

Så skapas hållbara team

Våga upprepa er när ni skapar hållbara team

Vikten av att välja konferenser i avskilda miljöer, där ledningsgruppen kan utvecklas, samarbeta och ladda om för att förbli hållbara över tid, ska inte underskattas. Om detta skriver vår gästskribent Magdalena Höglund och delar med sig av sina erfarenhet av att skapa konferenser i en inspirerande och hållbar miljö för att stärka teamet.

Camilla Cederlund – Månadens Mindley profil

Annons

Kommunikation ska förena – inte skapa missförstånd. Månadens Mindley Profil är Camilla Cederlund, en föreläsare och utbildare som brinner för att hjälpa människor att förstå varandra bättre. Genom att avslöja de osynliga mönstren i vår kommunikation skapar hon insikter som leder till starkare relationer och bättre samarbete.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

  • International Management Assistants (IMA) Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Oscar Ohlsén är koncernchef på Carotte Group, som erbjuder soft facility services med fokus på mat, möten och upplevelser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA här. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Hitta topp 13 festlokaler att hyra i Malmö

De 13 bästa festlokalerna att hyra för ditt evenemang i Malmö

Letar du efter den perfekta festlokalen i Malmö för ditt nästa evenemang? Oavsett om du planerar ett stort firande med många gäster eller en mer intim tillställning, har Malmö ett brett utbud av fantastiska festlokaler att hyra. Här kan du hitta allt från stora, pampiga lokaler till små, mysiga festlokaler som passar perfekt för mindre sällskap. Vill du hyra en ...
Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.
Intim och charmig festlokal Vardagsrummet på Gamla Stadshotellet i Uppsala, perfekt för mindre tillställninga

De 10 bästa festlokalerna i Uppsala för en minnesvärd tillställning

Letar du efter en festlokal att hyra i Uppsala? Här hittar du en mängd spännande alternativ som passar både små och stora tillställningar. I vår lista finns allt från charmiga, intima lokaler till rymliga festvåningar, där flera erbjuder möjligheten att ta med egen dryck och mat, vilket kan hålla kostnaderna nere. Vare sig du föredrar ett centralt läge eller en ...
Lista: 8 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Lista: 12 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Allt fler restauranger erbjuder Chambre Séparée som är det perfekta alternativet för dig som vill äta god mat ute men fortfarande sitta avskilt med ditt sällskap. Här listar vi 12 restauranger som erbjuder chambre séparée i stockholm!
14 bästa ställena för sommarfester i Stockholm

14 bästa ställena för sommarfester i Stockholm

Stockholm är en fantastisk stad för sommarfester, och det finns många unika platser att välja på för att skapa ett minnesvärt evenemang för ditt företag. Oavsett om du planerar en sommarfest med jobbet, en firmafest eller en personalfest, finns det många möjligheter att anpassa efter just er grupp. Från eleganta festlokaler i city till natursköna utomhusmiljöer vid vattnet, erbjuder Stockholm ...

Expertråd

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Event

Den 15 maj bjuder vi in dig som läser Executiveeffect till ett unikt evenemang där kunskap och nätverkande möts i en härlig miljö. Lyssna till föreläsningen: Attityder som gör skillnad – med toppföreläsaren Magnus Helgesson, få en exklusiv rundtur i Solvallas nyrenoverade mötesytor och avslutande mingel.

Monica Ohlson, Executive Assistent till generalsekreterare och styrelse på Barncancerfonden och Niklas Cerovina, Vice President Assistant på Tetra Pak Packaging Solutions AB

Erfarenhet mötte nyfikenhet – mentorsprogrammet utvecklande för båda

Karriär

Monica Ohlson på Barncancerfonden och Niklas Cerovina på Tetra Pak Packaging Solutions var båda nyfikna på vad ett mentorsprogram skulle innebära för deras professionella utveckling, hon i egenskap av mentor, han som adept. De har båda precis avslutat mentorsprogrammet som ingår i EA-nätverket IMA Swedens medlemskap och här berättar de om varför de anmälde sig, vad de båda tagit med sig och varför de tycker att fler borde våga kasta sig ut på en liknande resa.

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Inspiration

Göteborgs gastronomiska scen fortsätter att utvecklas med över 40 nya inslag under 2025. Bland nyheterna finns en världsunik spritbar, ett ångbåtscafé i älven, hemtrevliga bakfickor och kreativa krogar som introducerar innovativa koncept. Denna lista, framtagen av Göteborg & Co AB, presenterar ett urval av de mest spännande nyöppningarna och viktiga matevenemangen att hålla koll på just nu.

När "rätt" inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

När ”rätt” inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

Aktuellt

I en tid där regelverk och processer ofta prioriteras över sunt förnuft, presenterar Klas Hallberg och Per Kristensson sin nya bok Rätt räcker inte – Att göra nytta på riktigt. Boken, som släpptes den 2 maj 2025, riktar sig till ledare, chefer och alla som vill navigera bortom byråkratins begränsningar och återupprätta det mänskliga omdömet.

Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelseskola: Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelsearbete

Advokatfirman Treschow & Partner, ledd av grundaren Frida Treschow, har lanserat en serie pressmeddelanden under titeln ”Styrelseskola”. Denna serie syftar till att ge företag och deras ledningsstöd en djupare förståelse för styrelsens roll, ansvar och hur man bygger en stark och kompetent styrelse.

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Aktuellt

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Hallå där...

Med nyrenoverade mötesytor och en ambition att bli en arena för möten och event, öppnar Solvalla upp för nya möjligheter. Den 15 maj är det smygpremiär för de nyrenoverade lokalerna när Mötesbaren gästar anläggningen, vilket ger bokare och mötesproffs en första titt på den omvandlade arenan.

Pia Thedéen, Nya Ledarskapet

Webbinarium – Hjärnsmart ledarskap för ökat fokus, resultat och välmående

Event

Den 20 maj är du varmt välkommen till denna digitala lunch med oss. Vi tar fram lunchlådan, kopplar upp oss och låter Pia Thedéen, vd på Nya Ledarskapet lära oss hur vi kan bli bättre på att skapa resultat och samtidigt må bra. Nya Ledarskapets utbildningar baseras på forskning framtagna i samarbete med Karolinska Institutet och du kommer få handfasta tips som kan hjälpa dig att förbättra hur du leder dig själv och andra. Varmt välkommen att anmäla dig! Webbinariet är kostnadsfritt.

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Inspiration

Att planera ett lyckat event är mer än att boka en lokal och bjuda in talare. Det handlar om att skapa en upplevelse som engagerar deltagarna på flera nivåer. Genom att fokusera på tre centrala ledord – Känna, Lära och Göra – kan du designa ett evenemang som inte bara informerar, utan också inspirerar och aktiverar dina gäster.

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Arbetsplats

Att vara ledningsassistent (Executive Assistant, EA) är en roll som kräver medvetenhet och reflektion, och kan utvecklas till en strategisk position där du aktivt bidrar till organisationens framgång. Genom att förstå och navigera tyst kunskap, informella ledare och dolda agendor kan du stärka din roll och skapa värde på flera nivåer.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com