Stephan Müchler är vd för Sydsvenska Industri- och Handelskammaren med kontor i Malmö och även Deputy Chairman för EUROCHAMBRES i Bryssel. Stephan, som en gång i tiden började på Handelskammaren i en marknadsroll, blev efter några år erbjuden tjänsten som vd – i samma veva insåg han att Marie Voss, som han själv tidigare rekryterat till en tjänst i växeln, hade alla kvaliteter som han sökte hos sin blivande assistent.
– När jag fått vd-tjänsten sa jag till Marie att “jag vill att du hjälper mig” och hon sa “ja” – och på den vägen är det, säger Stephan Müchler som nu haft Marie som sin assistent i över 20 år.
Vilken roll spelar Marie i din vardag?
– Jättestor, hon är extremt viktig i min vardag. Nu känner vi varandra så bra efter alla dessa år att vi knappt behöver kommunicera med varandra, utan den andra vet redan på förhand vad den andra tänker. Jag tycker att vårt samarbete bara blir bättre och bättre. Vi har vuxit i rollerna och förstått hur vi ska utnyttja varandra. Jag ser Marie som en sann intraprenör – ett exempel på det är det nätverk för vd-assistenter i Sydsverige hon driver med stor framgång – vilket jag verkligen uppskattar. Och nu senast har hon även tagit initiativet till en helt ny utbildning som startade nu i våras ”Executive Business Assistant” – en utbildning till vd-/ledningsgruppsassistent som genomförs i samarbete med IHM Business School.
Hur påverkar hennes nätverk dig?
– Bolagen på vilka vd-assistenterna arbetar är ju kunder till och tillika ägare av Handelskammaren. Så Maries nätverk är en extrem fördel för oss när man till exempel byter vd. Då informeras Marie snabbare än vad vi annars skulle ha blivit och kan fixa ett möte med den nya vd:n.
Vilket värde ser du i nätverk som Maries?
– Marie är en fantastisk ambassadör för Handelskammaren, vilket såklart spiller över på deltagarna i hennes nätverk också. Jag har alltid uppmuntrat Marie att delta i och driva sitt nätverk. Nätverk som dessa består av dolda makthavare som har en påverkan på beslut, på ett sätt jag inte tror jag att folk tänker på – och det finns ett stort värde i att ha goda relationer med dem.
På vilket sätt är vd-assistenter dolda makthavare?
– Ett bra exempel på det är när det för ett tag sedan var ett nytt hotell som skulle öppna här i regionen. Hotellägarna berättade för mig att de skulle vilja bjuda in vd:s på olika företag till hotellet för en VIP-visning. Men jag sa att de tänkte helt fel – om de syftet var att locka till sig nya hotell- och konferenskunder, så var det i själva verket vd:arnas assistenter de skulle bjuda in. För det är de som bestämmer var till exempel en konferens ska läggas. Samma sak gäller med inbjudningar som kommer till vd:n. Då är det assistenten som ofta gör en första bedömning om inbjudan är värd att ta i beaktning eller inte.
Vad ser du som avgörande för att samarbetet mellan chef och assistent ska fungera?
– Ett samarbete mellan vd och assistent blir väldigt intimt, det måste finnas en ömsesidig förståelse och respekt och inte minst ha en personkemi som stämmer – annars fungerar det aldrig.
Vilka egenskaper tycker du är viktigast att ha, eller utveckla, för att lyckas i rollen som vd-assistent?
– Du måste vara relativt “komplett” och med det menar jag att du måste ha en förmåga att läsa av vad som sker, ha en bred förståelse och talang för flera områden. Du måste också kunna leva med att du ibland är rätt mycket själv, vara stresstålig och inte ta åt dig alltför lätt. Du måste vara lojal men du ska kräva en lojalitet från din chef.
Hur tror du att vd-assistentrollen kommer att förändras framåt och vilka krav tror du kommer att ställas på framtidens vd-assistent?
– Jag tror att det kommer att ställas ännu högre krav än idag – både formella och mer informella krav i form av personlighetstester. Jag är övertygad om att det är en roll som kommer att fortsätta utvecklas och bli en naturligare del av ledningen av en organisation.
Vanligen ställs höga krav på vd:n, men det kommer att bli mer aktuellt för vd-assistenten också då denna person sitter på mycket känslig företagskritisk information. Rollen är och kommer ännu mer att bli en värdefull förlängning från ledningsgruppen till kontoret. Kort sagt, vd-assistenten är mycket viktig position och person – och mycket mer kvalificerad än vad den var förr.
En del föredrar att likna vd-assistenten med en business partner, snarare än en assistent, hur ser du på det?
– Så är det ju såklart, när man letar vd-assistent så är det verkligen en person som ska ha ett antal kvalifikationer som det inte går att göra avkall på. Liksom vd måste vara väldigt komplett, så gäller samma sak för assistenten.
Vilken betydelse har vd-assistenter i kristider som dessa?
– Ännu större betydelse! I kristider är det ännu mer tryck på vd:n, vilket innebär ännu mer belastning på assistenten – och då är det ännu viktigare att samspelet mellan vd och assistent fungerar. Det är då viktigt att det redan finns ett stort förtroende mellan de båda, för man har inte tid att sitta ned tillsammans och prata igenom allt.
