Trender på IMEX 2024: AI, hållbara möten och arbetsplatser

Nyss hemkommen från IMEX-mässan i Frankfurt är det mycket att smälta och det klarnar och framstår tydligt vilka trender som toppar event-, mötes- och resebranschen för närvarande. Högst på listan kommer ämnet på allas läppar, AI, men även annan spännande teknologi, som att skapa arbets- och evenemangsmiljöer som tillgodoser sensoriska behov och främjar optimal hjärnfunktion. Här några av veckans heta ämnen!

AI och människan

Trots teknologins framsteg kvarstår människors grundläggande behov av att samlas och dela upplevelser. AI förutspås stärka live-evenemangens unika värde genom att förbättra deras genomförande och deltagarupplevelse, inte ersätta människan bakom spakarna.

AI kommer inte att eliminera jobb utan snarare förändra deras natur, vilket kräver nya färdigheter och anpassningsförmåga. T ex behovet av mänsklig övervakning för att säkerställa etisk och korrekt användning av AI. Deep fake, skapandet av falska eller vilseledande innehåll, kräver vaksamhet och etik.

Några exempel på tillämpningar som lyftes fram var:

Projektledning – AI-verktyg effektiviserar projektledning genom att automatisera och optimera arbetsprocesser.
Kreativitet – AI stödjer kreativa processer genom att generera nya idéer och innehåll, vilket kan lyfta mötets eller evenemangets visuella och innehållsmässiga kvalitet.
Visualisering – AI används för att skapa imponerande visuella presentationer och grafik, vilket förbättrar kommunikation och engagemang kring mötet.
Analys – AI kan analysera stora mängder data för att förbättra strategier och beslutsfattande inför kommande evenemang.

Hållbart och exklusivt

Branschen har utmaningar med att ändra ledningsperspektiv mot att se hållbarhet som en process snarare än en fast lösning. Ekonomiska fördelar lyftes bl a fram, inte minst för mindre kända destinationer, att attrahera möten genom att fokusera på hållbarhet. Att välja rätt plats och tidpunkt för sitt möte för att minska miljöpåverkan kommer bli allt viktigare.

Unika och exklusiva destinationer och hållbarhet går alltmer hand i hand, med en trend mot destinationer som är både lyxiga och miljöansvariga. Efterfrågan på hållbara lyxupplevelser växer ständigt, och fler affärsresenärer söker efter resmål som erbjuder en kombination av exklusivitet, unikitet, avskildhet och miljövänlighet.

Kan man göra detta och ändå vara miljömedveten och hållbar? Och gör de det med någon form av socialt ansvar? Det var frågor som ställdes i en paneldebatt. Svaret var till slut ja.

Denna utveckling visar att det är möjligt att njuta av lyx utan att kompromissa med miljön. Många lyxdestinationer har börjat integrera hållbarhetsprinciper i sina erbjudanden, vilket inte bara gynnar miljön utan också skapar unika och meningsfulla upplevelser för kunderna.

Att utforma utrymmen för de sinnes-känsliga

Att skapa arbets- och mötesmiljöer som tillgodoser sensoriska behov och främjar optimal hjärnfunktion, var ett annat hett ämne. Sensorisk överbelastning, såsom buller och visuellt kaos, påverkar hälsa och produktivitet. Alla föreläsningar erbjöd t ex möjligheten att använda speciella brusreducerande hörlurar, för ökat fokus och minskad stress. Andra lösningar, så som tysta zoner, riktade högtalare och Biophilia, för att förbättra kognitiv prestation, diskuterades och praktiserades under mässan.

Biophilia-konceptet, för den som är nyfiken, innebär att naturens element vävs in i designen för att de som befinner sig i den utformade miljön ska få kontakt med den och uppleva känslan av att vara ute i den, med betoning på människans koppling till naturen och dess lugnande effekter. Här diskuterades även vikten av personligt utrymme och varierade sensoriska upplevelser för att stödja olika individuella behov och främja en känsla av inkludering och tillhörighet.

Värdet av att öka kunskap om nervsystemet för att förbättra kundupplevelsen och integrera kognitiv vetenskap i evenemangs- och mötesplanering för att förbättra personlig hållbarhet och skapa miljöer där deltagare kan trivas både personligen och professionellt, lyftes särskilt fram här. Det gäller att ha fingertoppskänsla för den fysiska miljön och kundupplevelsen och koppla ihop det med kompetens inom personlig utveckling. Jag skulle säga att detta kommer bli viktigare för alla mötesdeltagare framöver, inte bara de ”sinnes-känsliga”, med tanke på det alltmer ökande digitala brus vi utsätts för.

Att hantera strama budgetar idag

Det var tydligt under mässan att de utmaningar mötesplanerare står inför med ökande kostnader, korta ledtider och oförändrade eller minskande budgetar är ett globalt dilemma.

Under en paneldiskussionen undersöktes  bl a för- och nackdelar med budgetelasticitet och strategier för att få godkännande för högre kostnader och budgetändringar. Insikter från Global DMC Partners’ Pulse Survey visade att den största utmaningen var högre kostnader, med 50% av kunderna som behöll samma budget trots kostnadsökningar.

Paneldeltagarna delade med sig av verkliga lösningar för budget-medveten planering, som utnyttjande av teknik som AI-avatarer för att minska kostnader, och vikten av transparenta förhandlingar med leverantörer för långsiktiga partnerskap. De betonade också behovet av en öppen dialog med kunder om budgetbegränsningar, och komma med innovativa idéer för att tillföra värde samtidigt som kostnader hanteras effektivt.

Av: Louise Key-Hedberg

Foto: Liisa Eelsoo

Mer om:

RE-fined är specialiserade på skräddarsydda möten och ledarskapsutveckling i unika och hållbara miljöer i såväl Sverige som utomlands och med fokus på ledningsgrupper.

Bakom RE-fined står:

Louise Key-Hedberg, organisationskonsult, ledarskapscoach med särskild inriktning på stressförebyggande och projektledare i sitt eget bolag, Key Evolution AB.

Magdalena Höglund, mötesexpert, nätverkare och eventproducent, som driver SheMeetsEvent, ett kvinnligt nätverk för Executive Assistants.