Se till att anpassa mötet för personerna som deltar i det.Nyligen visade studien Svenskars möten 2019, genomförd av Mötesutveckling, att många möten idag är ineffektiva. Det kan det bero på att mötet inte är anpassat för personerna som deltar på mötet.
Mötesutveckling har kartlagt fyra personlighetstyper för att ge svar på frågan – vad krävs för att ett möte ska vara effektivt för alla?
De tagit fram profilerna Sociala Sara, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Drivande Doris baserat på frågor om personliga egenskaper i studien Svenskars möten 2019.
Alla behövs!
Sociala Sara tycker att möten är till för att umgås och får ny energi bara av att träffa sina kollegor.
Försiktiga Frans vill att allt ska vara sig likt och både han och Kluriga Klas behöver veta vad ni ska prata om i god tid innan mötet för att kunna delta i diskussionen.
Drivande Doris däremot skjuter gärna från höften och är snabb på att springa vidare i nya projekt.
För att lösa uppgifter på bästa sätt behövs alla. Alla individer har olika perspektiv, men allt för ofta hörs Drivande Doris mest och de smarta lösningar som Försiktiga Frans tänker på får ingen reda på under mötet.
Tre framgångsnycklar
För att inkludera alla och skapa ett effektivt möte har Mötesutveckling tagit fram tre framgångsnycklar.
- Dialog istället för monolog – en tydlig mötesledare avbryter när det behövs och använder metoder som gör att alla kommer till tals.
- Var förberedd eller utebli – alla tjänar på att ha tänkt igenom det ni ska prata om innan. Den som inte är förberedd behöver inte delta på mötet.
- Löpande summering skapar samsyn – innan ni går vidare till nästa fråga eller nästa möte är det klokt att upprepa vad ni har kommit fram till och vem som gör vad till när.
Mötesledarens roll är avgörande för att lyckas
Mötesledarens roll är avgörande för att lyckas. Trots att många tjänstepersoner sitter i möten stor del av sin arbetstid saknar 55 procent av dem som håller i möten helt utbildning för det och över hälften av alla på mötet är osäkra på vad som har bestämts när mötet avslutas. Det visar Mötesutvecklings studie Svenskars möten 2019.
– Genom att vi nu har svar på över 40 frågor från ett snitt av svenska tjänstepersoner kan vi också aktivt jobba med förändring. Det företag eller organisation som vill utveckla sina möten kan jämföra sitt nuläge med genomsnittet och samtidigt sätta upp tydligt mål för sitt interna arbete, säger Fredrik Bauer på Mötesutveckling i ett pressmeddelande.
Läs hela rapporten här.
